Менеджер/ка з грантів/Grants Manager Compliance

Інформація про проєкт

 Проєкт «Зміцнення громадської довіри» (UCBI – 4)  Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань: 1. Підсилення прозорості та доступності процесів відновлення, що відображають місцеві пріоритети в найбільш постраждалих від війни регіонах. 2. Зміцнення зв’язків між тимчасово окупованими Росією територіями та іншими частинами України. 3. Сприяння залученню громадян прифронтових і звільнених регіонів до життя своїх громад задля зміцнення їхньої стійкості та побудови кращого майбутнього.

 Основні завдання та обов’язки

Відповідність і документація (50%):

• Виконує функції експерта з документації та відповідності проекту, проводячи та документуючи регулярні перевірки проектних файлів, щоб забезпечити відповідність, повноту, готовність до аудиту допоміжної документації, уніфікованість записів та дотримання організаційної політики.
• Забезпечує дотримання належних етичних стандартів у всіх сферах розробки та управління грантами. Постійно пропонує інновації з вдосконалення документації, операційних процесів та управління в цілому.
• За потреби створює, підтримує та оновлює цикл діяльності, посібники для грантів, керівні документи та схеми робочих процесів.

Управління грантами (50%):

• Відповідає за фінансово-адміністративне управління діяльність в рамках Пулу проєктів переходу (TAP).
• Координуючи роботу з іншими членами команди, в тому числі COP, Головною директоркою з імплементації, Директоркою з грантів, Регіональною програмною директоркою, Медіадиректоркою, SPDM, PDM і Менеджер(к)ами із закупівель, забезпечує дотримання політик і процедур USAID і Кімонікс під час планування, розробки та реалізації грантів.
• Забезпечує ефективний зв’язок між співробітниками проєкту та реципієнтами грантів, надаючи необхідні технічні консультації та допомогу в таких сферах як фінансовий менеджмент, закупівельні потреби та планування імплементації.
• Тісно співпрацює з усіма співробітниками програми для оцінювання концепцій грантів і грантових угод/грантової документації з забезпеченням дотримання встановлених політик управління грантами.
• Забезпечує належне обговорення остаточних правил і умов для грантів, перевіряє та аналізує бюджетні кошториси щодо розподільності, допустимості, обґрунтованості та послідовності. Це передбачає роботу з грантоотримувачами та співробітниками проєкту над розробкою або зміною детальних бюджетів грантів, щоб вони були реалістичними і відповідали потребам проєкту.
• Збирає і перевіряє необхідну документацію для проведення грантових виплат, у тому числі грантові угоди, протоколи переговорів, форми грантових проєктів, плани брендингу та маркування та інші документи, забезпечуючи повноту грантових файлів і належне їх збереження.
• За підтримки Асистента(ки) грантів керує розробкою, реалізацією та закриттям грантових проєктів.
• Відповідає за забезпечення регулярного оновлення файлів проєкту в SharePoint і WBDB для полегшення процесу закриття.
• Надає менторську підтримку, навчає та ефективно керує асистенткою(ами) грантів з метою забезпечення своєчасного і повного виконання необхідних завдань. Надає відгуки в режимі реального часу, регулярно обговорює потреби професійного розвитку і готує плани задоволення цих потреб.
• Обов’язок дбайливого ставлення і заохочення членів команди до використання своїх відпусток, забезпечення обізнаності працівників про ресурси, доступні для них і їхніх сімей, і сприяння їх використанню.
• Відповідає за створення атмосфери емпатії та співчуття, у якій важливе місце відводиться рівновазі між роботою і особистим життям і прагненню до особистого та сімейного психологічного благополуччя.
• Контролює дотримання дедлайнів грантів (дати завершення, строки виконання етапів тощо) для забезпечення своєчасної реалізації та дотримання термінів відповідно до дедлайнів, встановлених у циклі проєкту UCBI 4.
• Будує та підтримує ефективні, дієві та конструктивні робочі відносини з колегами по програмі, підрозділами грантів, закупівель і операційним підрозділом.
• За потреби їздить у відрядження в рамках зустрічей і візитів на об’єкти програми для сприяння дієвому розвитку та належній реалізації програми.
• Бере участь у приготуванні щотижневих, піврічних, щорічних і епізодичних програмних звітів відповідно до вказівок.
• Менеджеру(ці) з грантів можуть доручатися спеціальні завдання та обов’язки, необхідні для забезпечення загальної ефективної реалізації проєктів UCBI 4.

Основні сфери діяльності: Управління та адміністрування програми, Комплаєнс, Управління стосунками, Нагляд, Підготовка, Моніторинг, Навчання, Звітність.

 Необхідні навички та професійна кваліфікація:

 Бажаний диплом бакалавра.

Досвід управління грантами у фінансованих донорами програмах, наприклад, управління проєктами, фінансами, закупівлями та/або субконтрактами – від двох (2) до трьох (3) років на посадах зі зростаючою відповідальністю.

Бажаний підтверджений досвід роботи з грантовими програмами USAID (в ідеалі – ОТІ).

Продемонстрований досвід управління грантами, спрямованого на забезпечення своєчасної імплементації закупівельних, фінансових, логістичних і програмних аспектів згідно зі специфікаціями.

Можливість/бажання подорожувати до локацій, у яких працює UCBI.

Продемонстрований досвід оцінювання спроможності організацій-реципієнтів реалізовувати гранти, а також їхнього фінансово-адміністративного потенціалу та можливостей планування програм.

Бажане знання політик і процедур управління контрактами і грантами USAID.

Здатність продемонструвати на практиці успішний досвід застосування усіх зазначених вище ключових компетентностей.

Здатність працювати самостійно з мінімальним наглядом, визначати пріоритети у декількох робочих завданнях у надзвичайно динамічному середовищі, дотримуватися граничних термінів і проявляти належну професійну розсудливість, яка буде позитивно відбиватися на репутації UCBI програми.

Бажаний досвід роботи в компанії Кімонікс.

Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формі.

Обов’язкове майстерне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формі.

Місце проживання – Україна.

Для військовозобов’язаних осіб у військовому квитку обов’язкова наявність відмітки про постановку на військовий облік.

—————————————-

 Program Description

 The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) Ukraine Confidence Building Initiative 4 (UCBI 4) aims to support advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three program objectives: 1. To strengthen transparent, accessible recovery processes in frontline and liberated areas that reflect local priorities; 2. To strengthen nonviolent civic action and connections in Russian-controlled areas with the rest of Ukraine; and 3. To empower civic engagement in frontline and liberated communities to contribute to community resilience and shaping a better future.

 Compliance and Documentation (50%):

• Serves as grants documentation and compliance expert on the project, conducting and documenting regular reviews of project files to ensure compliance, completeness, audit-ready support documentation, uniformity, and adherence with organizational record policies.
• Ensures proper business practices and ethical standards are met across all areas of grant development and management. Continually seek and suggest innovations and improvements in operations cycle processes, programming analysis documentation and knowledge management overall.
• When necessary, create, maintain, and update activity cycle, grants manuals, guidance documents, and workflow charts.

 Grants Management (50%):

• Responsible for administrative and financial management of activities under the Transition Activity Pool (TAP).
• Work in coordination with other team members including the COP, Director of Implementation, Grants Director, Regional Program Director, PDOs, and Procurement Managers, ensure compliance with USAID and Chemonics policies and procedures throughout the design, development, and implementation of grants.
• Ensure effective liaising between project staff and grant recipients, providing technical advice and assistance as needed in areas such as financial management, procurement requirements, and implementation planning.
• Work closely with all program staff to evaluate grant concepts and grant agreement/award documents while ensuring adherence to established grants management policies.
• Ensure proper negotiation of final terms and conditions for grants and review and analyze budget estimates for allocability, allowability, reasonableness, and consistency. This includes working with grantees and project staff to develop or revise detailed grant budgets so that they are realistic and appropriate to the needs of the activity.
• Compile and review required documentation for grant disbursements, including grant agreements, negotiation memos, grant activity forms, branding and marking plans, and others, ensuring that grant files are complete and maintained as required.
• Lead grant development, implementation, and closeout with support from Grants Assistant.
• Responsible for ensuring that activity files on SharePoint and in the WBDB are updated on an iterative basis to ease closeout burden.
• Mentor, coach, and effectively manage grants assistant(s) to ensure required tasks are completed in a timely and complete manner. Feedback will be provided in real time, and professional development needs regularly discussed, and plans put in place to achieve those needs.
• Duty of care responsibilities ensuring team members are encouraged to use their leave and are aware of, and supported to use staff care resources available to them and their families.
• Responsible for creating a climate of empathy and compassion that places a high premium on work-life balance and the pursuit of individual and family mental health.
• Track grant deadlines (end dates, milestone due dates, etc.) to ensure timely implementation and deadline adherence, per the deadlines mandated in the UCBI 4 activity cycle.
• Develop and maintain efficient, effective, and constructive working relationships across program, grants, procurement, and operations units.
• Travel as required to program site visits and meetings to facilitate effective program development and compliant implementation.
• Contribute to weekly, semi-annual, annual, and ad hoc program reporting as requested.
• The Grants Manager may be assigned ad hoc tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of UCBI 4 activities.

 Key Areas: Program Administration and Management, Compliance, Relationship Management, Supervision, Training, Monitoring, Learning, Reporting.

 Core Competencies

A successful Grants Manager will serve as a role model across each of the core competencies listed below. They will actively, openly, flexibly, and collaboratively facilitate grant development and implementation by:

•  Working inclusively and collaboratively across all units to achieve program objectives and goals.
• Leveraging feedback, mistakes, and failures as opportunities to grow professionally, continuously improve, and iteratively learn from these experiences.
• Effectively defining issues and determining compliant, effective, and appropriate solutions; incorporates appropriate stakeholders (e.g., SGM) into decision making and escalates issues accordingly.
• Prioritizing working effectively and flexibly adapting to shifting timeline; communicating delays or challenges that may impede achievement according to agreed timelines.
• Promoting growth and professional and personal well-being of Grants Assistants, other teammates, and self.

Qualifications

 Bachelor’s degree preferred.

Two (2) to three (3) years of progressively responsible grants management work experience on donor-funded projects, such as activity management, financial management, procurement, and/or sub-contracting.

Proven experience working with USAID grants programs, ideally with OTI, preferred.

Demonstrated experience in grants management focused on ensuring that procurement, finance, logistics, and programmatic aspects are being implemented on-time and in accordance with specifications. 

Ability/willingness to travel to locations where UCBI works.

Demonstrated experience in assessing recipient organizations’ grant-worthiness, as well as their financial, administrative and program planning capacities.

Familiarity with USAID contract and grants management policies and procedures is desirable.

Ability to practically demonstrate successful experience with all the core competencies listed above.

Ability to work independently with minimal supervision, to prioritize multiple work assignments in an extremely fast-paced environment, to meet deadlines, and to exercise good, professional judgment that reflects positively on the image of the UCBI program.

Prior work experience with Chemonics desirable.

Fluent written and oral Ukrainian required.

Proficient written and oral English required.

Home of record – Ukraine.

For conscripts, a note on military registration in the military ticket is required.

This position requires someone who thinks critically to achieve results, works collaboratively and inclusively across units, and actively supervises and mentors Grants Assistants.

 APPLICATION INSTRUCTIONS:

 Send electronic submissions to [email protected] by August 11, 2024. Please insert the position you are applying for “Grants Manager Compliance” in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications. No telephone inquiries, please. Applications will be reviewed on a rolling basis, early applications are encouraged. For more information, please visit www.chemonics.com.

 “Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”