Менеджер/-ка з операційної діяльності

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) шукає Менеджера/-ку з операційної діяльності.

Загальна інформація:

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проектом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у рамках Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) починаючи з 15 листопада 2019 р.

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприятиме розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруватимуться в конкурентні українські та міжнародні ринки.

З метою забезпечення швидкого реагування на продовольчу кризу, що розгортається в Україні та світі, АГРО працює задля відновлення сільськогосподарського сектору, зокрема його модернізації, підвищення ефективності та диверсифікації, що в свою чергу сприятиме довгостроковому економічному відновленню України та покращенню глобальної продовольчої безпеки.

У серпні 2023 року кошторисна вартість проекту збільшена до 205 000 000 дол. США, строк реалізації – продовжено до 13 листопада 2026, на сьогоднішній день у Проекті працює понад 70 українських штатних працівників.

Мета роботи:

 У зв’язку з розширенням штату для сприяння досягненню загальних цілей «АГРО» метою роботи Менеджера з операційної діяльності є допомога в реалізації основних принципів та застосуванні інструментів управління під час діяльності Програми «АГРО» і виконання її завдань.  Менеджер з операційної діяльності відповідає за широке коло адміністративних, правових (в т.ч. кадрових, договірних) та фінансових управлінських питань діяльності Програми «АГРО».

Менеджер з операційної діяльності  працює в складі фінансово-адміністративного  департаменту, до складу якого входять: керівник департаменту, бухгалтерія, в т.ч. головний бухгалтер, офіс-менеджер, IT підтримка, відділ операційних закупівель, перекладачі, адміністративні асистенти, водії.

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

Посадові обов’язки Менеджера з операційної діяльності включатимуть такі основні обов’язки та зобов’язання:

Адміністративне управління, правові питання

• забезпечення дотримання чинних правил USAID і настанов компанії «Кімонікс» в діяльності Програми «АГРО»;
• забезпечення дотримання адміністративних вимог Договору про співпрацю між USAID і «Кімонікс» на виконання Програми «АГРО»;
• забезпечення дотримання чинного законодавства України в роботі Програми «АГРО»;
• контроль і управління у наданні відповідної та своєчасної підтримки діяльності Програми «АГРО» з боку команди фінансово-адміністративного департаменту (правові питання, бухгалтерія, кадровий менеджмент, офіс-менеджмент, закупівлі, переклади, IT підтримка, транспортні послуги тощо);
• допомога у реєстрації / перереєстрації проекту МТД відповідно до місцевого законодавства, виконання ролі основної контактної особи в комунікації з USAID та Секретаріатом Кабінету Міністрів України і Міністерством аграрної політики та продовольства України при реєстрації/перереєстрації Програми «АГРО»;
• координація роботи із юридичними компаніями задля надання своєчасної якісної юридичної підтримки роботи Програми «АГРО»;
• контроль за налаштуванням і обслуговуванням офісних адміністративних систем, в тому числі системи реєстрації повідомлень, системи документообігу, обліку даних персоналу, дозвільних документів, бюджетних трекерів тощо;
• забезпечення зберігання відповідної адміністративної, договірної та кадрової документації шляхом ведення системних папок і архівів;
• ведення договорів оренди офісних і житлових приміщень для Програми «АГРО»;
• вирішення організаційних питань в роботі Програми «АГРО» з Генеральною Дирекцією «Інпредкадри» з обслуговування іноземих представництв (ГДІП).

Управління кадрами

• контроль за управлінням кадрами програми, включаючи набір персоналу і прийняття на роботу, реєстрація іноземних працівників проекту відповідно до місцевого законодавства тощо;
• допомога у розробці і впровадженні посібника для персоналу програми;
• підготовка і актуалізація штатного розкладу Програми «АГРО»;
• організація та проведення вступного інструктажу для нових працівників.

Закупівлі

• під керівництвом Директора з фінансових та адміністративних питань перегляд положень і проведення перемовин щодо договорів оренди офісних приміщень і житлових приміщень для іноземних співробітників і будь-яких змін до них;
• спільно зі Спеціалістом із закупівель організація закупівлі необхідних для діяльності проекту товарів і послуг, забезпечення дотримання застосовних положень USAID, Посібника з закупівлі товарів для Місцевих офісів компанії «Кімонікс» і Настанов з субгрантів і контрактів; 
• ведення точного обліку, в т.ч. регулярне проведення інвентаризації, майна тривалого користування (основних засобів) Програми «АГРО», із зазначенням місця знаходження, користувача, власника і стану кожної одиниці майна.

Управління фінансовими питаннями і бухгалтерським обліком

• допомога Головному бухгалтеру Програми «АГРО» в контролі за фінансами і бюджетом Програми «АГРО», перевірка витрат;
• перевірка планованих і здійснених витрати на допустимість, правильність призначення і доцільність відповідно до правил USAID та політики і процедур компанії «Кімонікс»;
• тісне співробітництво з внутрішніми і зовнішніми аудиторами в ході перевірок;
• допомога Програмі «АГРО» у здійсненні фінансових операцій у разі необхідності.

А також:

• Бути основною контактною особою у комунікації з Відділом управління проектами (Project Management Unit – PMU) у Головному офісі з адміністративних питань діяльності Програми «АГРО»;
• Виконання будь-яких інших завдань, поставлених директором або заступником директора відповідно до потреб і вимог проекту;
• за вказівкою – участь у зборі та аналізі даних моніторингу і оцінки (MEL);
• на вимогу – підготовка розділів звітів, планів, історій успіху і подібних документів;
• участь у регулярних обговореннях «АГРО» на тему Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA).

Умови і терміни роботи та підпорядкування:

Для роботи на цій посаді передбачається укладення строкового трудового договору терміном дії на один рік на умовах повної зайнятості з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Програми (13 листопада 2026 р.) за умови включення відповідних завдань до наступних Річних планів робіт Програми.

Визначене місце роботи: м. Київ.

Працівник/Працівниця періодично їздитиме у відрядження в інші регіони України.

Підпорядкування:

Менеджер з операційної діяльності  працює в складі фінансово-адміністративного  департаменту під безпосереднім керівництвом та підпорядковується Керівникові фінансово-адміністративного департаменту або призначеній ним/нею особі,  або іншій(им) призначеній(им) Керівником проекту особі(ам), а за відсутності Керівника фінансово-адміністративного департаменту виконує його/її обов’язки.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

• мінімум 2 роки досвіду на аналогічній посаді;
• диплом магістра у галузі права, економіки, ділового адміністрування чи інших релевантних галузей або еквівалентне поєднання освіти та релевантного професійного досвіду;
• досвід здійснення контролю та нагляду за управлінням офісом проекту, кадровою роботою, закупівлями, матеріально-технічним забезпеченням і нормативно-правової відповідності;
• бажаний досвід роботи у проектах технічної допомоги USAID або інших міжнародних донорів;
• знання систем і практик управління компанії «Кімонікс» буде перевагою;
• вільне володіння українською мовою;
• добре знання письмової та розмовної англійської мови;
• дуже добрі навички міжособистісного спілкування, побудови команди тощо;
• увага до деталей, сильні організаційні здібності та вміння розставляти пріоритети; досвід організації та проведення тренінгів буде перевагою;
• вміння працювати самостійно і в команді;
• вміння працювати під тиском часу і одночасно над багатьма завданнями;
• впевнений користувач програм Microsoft365: спроможність використовувати в роботі такі програмні продукти Microsoft365 як Word, Excel, Outlook, Teams, Planner, PowerPoint тощо;
• успішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних колективах під тиском та в умовах стислих термінів;
• готовність і можливість подорожувати за необхідності.

Порядок подання резюме

Просимо надсилати резюме та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 15 червня 2024 р. з поміткою “Operations Manager” та Вашим прізвищем у темі листа. Бажано подавати заявки якомога раніше. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

Компанія «Кімонікс» – роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, гендерної ідентифікації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.