Логіст(ка)/ Logistics Officer
ЗАВЕРШЕНО
Посада: Логіст(ка)
Місце роботи (країна + місто): м. Львів, Україна
Дата початку: найближчим часом
Контекст та деталі посади:
Французька міжнародна організація солідарності TGH (Triangle Generation Humanitaire) працює в Україні з 2016 року м. Краматорськ. Специфіка діяльності передбачае підтримку найбільш вразливих верств населення, які постраждали від конфлікту на Донбасі. Наразі, TGH хоче продовжити та посилити свою діяльність в Україні. Враховуючи ситуацію останніх тижнів, з міркувань безпеки частина команди була змушена переїхати до м. Львів, де зараз проживає вся гуманітарно-дипломатична спільнота. Тому наразі саме зі Львова, який не постраждав від бойових дій, TGH має намір продовжути впровадження заходів щодо покращення найнагальніших гуманітарних потреб.
Загальні обов’язки посади: Він / вона контролює логістичну діяльність відповідно до процедур TGН у рамках своїх забов’язень, які детально описані та перераховані нижче.
A. Управління персоналом:
- Керувати командою штатних та потенційних водіїв за контрактом TGH.
- Надавати підтримку помічнику логістика.
B. Закупівля:
- Сприяти та допомагати координатору департаменту з процедурами закупівлі.
- Контролювати та оновляти процедури закупівлі.
- Належним чином архівувати файли закупівлі.
- Дотримуватись та перевіряти процедури закупівлі TGH (форма замовлення, пропозиція).
- Забезпечувати використання належних шаблонів документів стосовно закупівлі.
- Він / вона несе відповідальність за управління финансами (передоплатою), наданою для закупівлі. Мати спроможність обґрунтовувати управління финансами (передоплатою) у належних документах та рахунках.
- Здійснювати контроль та перевірку якості товарів від постачальників.
C. Транспорт та перевезення вантажів:
- Сприяти та допомагати координатору департаменту в управлінні товарно-матеріальними запасами.
- Організовувати та вести моніторинг за транспортуванням товарів, матеріалів та мішків з поштою до необхідних місць, а також вчасно інформувати щодо переліку необхідних речей, які надходять до відповідного місця (склад, офіс).
- Підготовка накладних та їх відправка до місць доставки.
- Організовувати та контролювати прийом вантажів і матеріалів, що надсилаються з різних місць розташування.
- Керувати вантажно-розвантажувальними операціями та зберігати товари у якісному стані.
- Звітувати щодо будь-яких недоліків або додаткових складнощів при доставці товару.
D. Управління товарно-матеріальними запасами:
- Сприяти та допомагати координатору департаменту в управлінні товарно-матеріальними запасами.
- Щомісяця здійснювати інвентаризацію.
- Оцінювати наступне: ємність запасів товарів відповідно до виконаного замовлення на закупівлю, оцінювати додатковий простір для полиць та піддонів для майбутніх замовлень.
- Перевіряти стан складських приміщень.
- Перевіряти інвентаризаційні описи та штабелювання для кожної операції, на її початку та прикінці.
E. Майно:
- Сприяти та допомагати в інвентаризації майна.
- Перевіряти наявність сертифікату позики на все обладнання, за яке відповідає персонал.
- Здійснювати контроль за майном яке виведено з ладу або не використовується.
F. Приміщення:
- Сприяти та допомагати координатору департаменту в обслуговуванні приміщень.
- Проводити оглядати приміщень (за планом чи потребою).
- Пропонувати та перевіряти будь-які реконструкції, ремонтні роботи.
- Регулярно перевіряти безперебійне подання всіх видів постачання: водопровідна мережа, електроенергією, питна вода та вивезення сміття.
- Здійснювати планування та закупівлю запасних частин та всіх інших матеріалів чи інструментів, пов’язаних з обслуговуванням обладнання та приміщень.
- Співпраця з орендодавцями приміщень (питання оренди та щомісячних платежів).
G. Управління парком транспортних засобів:
- Сприяти та допомагати координатору департаменту з управлінням парком транспортних засобів.
- Здійснювати контроль за пересуванням транспортних засобів, реєстраційними журналами, а також водіями.
- Контролювати споживання палива щомісяця.
- Контролювати та перевиряти подальше технічне обслуговування, а також необхідність та якість ремонту автомобілів.
- Контролювати наявність пального та заправку всіх моторизованих засобів пересування.
Вищезазначений перелік обов’язків не є остаточним і може бути змінений відповідно до потреб та цілей координатора департаменту, а також програмних потреб в рамках организації.
Необхідні знання та навички:
- Вища освіта відповідної галузі;
- Водійські права
- Досвід роботи на аналогічній посаді (є перевагою);
- Досвід роботи у МНВО (є перевагою);
- Мовні навички: Українська, Російська та Англійська (розмовний та письмовий);
- Базові знання логістики та управління ланцюгами поставок;
- Знання та застосування правил закупівлі;
- Просунуті навички роботи з (Microsoft Word, Excel, Outlook);
- Здатність керувати постачальниками;
- Організаторські навички;
- Здатність розставляти пріоритети та делегувати завдання.
Зацікавлені кандидати повинні надіслати свої резюме та короткі мотиваційні листи на пошту [email protected]. Тільки вибрані кандидати будуть запрошені на співбесіду.