Координатор/ка з адміністративних питань (зі знанням англійської мови)

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

БФ «Право на захист» (Фонд) – українська благодійна організація, що зосереджує свою діяльність на наданні допомоги внутрішньо переміщеним особам, особам, які потребують міжнародного захисту, особам без громадянства, особам з підвищеним ризиком безгромадянства та особам без документів. Програмна діяльність Фонду включає надання правової допомоги, здійснення моніторингу, адвокації, а також зміцнення потенціалу громадянського суспільства.

ПОВНОВАЖЕННЯ ТА ОБОВʼЯЗКИ

До повноважень та сфери відповідальності Координатора(ки) з адміністративних питань входить організація та підтримка адмін процесів фонду. Координатору підпорядковуються 10 адмін працівників у центральному офісі та 19 адмін працівників у регіонах. Координатор з адміністративних питань відповідатиме за управління командою, розробку системи адміністративного управління Фонду, операційну адміністративну підтримку для забезпечення ефективної роботи команди Фонду. Координатор(ка) з адміністративних питань підпорядковується Фінансовому директору Фонду та співпрацює з фін. службою, керівниками регіональних команд, а також менеджерами напрямів та проєктів. Сфери відповідальності координатора з адмін.питань включають наступне:

• Удосконалення адміністративних процесів Фонду та впровадження ефективної системи адміністративного управління Фонду, включаючи адміністративні процеси для легкого та швидкого реагування та підтримки операційних задач Фонду.
• Координація команди адміністраторів Фонду, координація виконання централізованих запитів щодо забезпечення регіонів; взаємодія з менеджерами проектів, фін службою та відділом закупівель Фонду щодо планових та точкових запитів щодо закупівель;
• Координація запитів з адмін питань: офіси фонду функціонуючі та оснащені; своєчасно забезпечені робочі місця персоналу; координація з постачальниками адмін напрямку по підтримці поповнення балансів (орендодавці, комунальні служби, інтернет провайдери, провайдери телефонії, УкрПошта та Нова Пошта, послуги таксі, паливо та паливні картки тощо);
• Відрядження: координація роботи по організації відряджень: отримання запитів, ведення наказів та розпоряджень по відрядженнях, забезпечення взаємодії з готелями, бронювання, забезпечення отримання та передачі на оплату рахунків, взаємодія з тревел агентом по викупу квитків на потяги, літаки тощо;
• Документообіг та загальне діловодство: реєстрація вхідних та вихідних документів, організація та координація проходження документів між головним офісом та регіональними офісами; забезпечення взаємодії з провайдерами пересилки (Нова Пошта, УкрПошта); облік марок, розсилка їх у регіони, контроль використання; організація/координація впровадження електронного документообігу;
• Основні засоби Фонду: координація ведення обліку наявності та оновлення бази офісного інвентаря, у тому числі комп’ютерів та ноутбуків, принтерів, офісних меблів та іншого офісного обладнання; організація ведення обліку переміщення офісного обладнання та його повернення після розірвання співпраці з працівниками, перевірка належного стану, забезпечення ремонту техніки, зберігання відповідної документації;
• Інвентаризація: Забезпечення регулярного проведення інвентаризації основних засобів фонду, у тому числі комп’ютерів, планшетів, телефонів, МФУ, генераторів та зарядних станцій, станцій зв’язку, автомобілів, офісних меблів та іншого офісного обладнання, у центральному та регіональному офісах;
• Автопарк Фонду та диспетчеризація руху авто: Організація роботи автопарку Фонду, координація документування передачі авто водіям; контроль строків перебігу страхових полісів та своєчасне переукладення договорів страхування; координації пошуку та контрактування місць нічного зберігання авто; координація укладення договорів тех. обслуговування авто, мийки тощо; організація роботи диспетчерської служби власних авто та авто по договорам з водіями на власних авто, включаючи узгодження маршрутів по безпеці, контроль руху та звітів по руху авто; координація ведення документації по використанню авто та маршрутних листів;
• Архівне зберігання: контроль процесу створення та впровадження концепції архівного зберігання документів та взаємодія із провайдерами послуг зберігання по впровадженню зберігання;
• Забезпечення роботи системи реєстрації користування приміщеннями спільного використання (бронювання переговорних);
• Посвідчення: координація забезпечення персоналу Фонду посвідченнями (отримання запитів, забезпечення друку власними силами чи передача на аутсорсинг);
• Брендований одяг: забезпечення мін. необхідної кількості брендованого одягу, забезпечення розсилки одягу у регіони (масової та індивідуальної);
• Утилізація: Координація збору речей, вживання яких припинено (вживаний одяг, неактуальна поліграфія, документальні архіви, непрацююча техніка тощо) та забезпечення пошуку підрядників та укладення договорів щодо їх утилізації;
• Координація організації та проведення зустрічей, семінарів та тренінгів, а також забезпечення формування та зберігання відповідної документації;
• Розробка адмін. політики, впровадження та навчання/ознайомлення співробітників у координації з Менеджером з організаційного розвитку Фонду;
• Забезпечення виконання інших завдань адмін напрямку за запитом керівництва;
• Розуміння та дотримання виконання Кодексу поведінки та інших політик Фонду.

Звітування та підзвітність

• Регулярно здійснювати координацію результатів діяльності з Фінансовим Директором для забезпечення організації належної роботи офісів та команд;
• Готувати високоякісні та своєчасні звіти відповідно до вказівок керівництва у встановлені строки;
• Дотримуватися всіх відповідних політик та процедур Фонду, зокрема стосовно кодексу поведінки.

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ

• Вища освіта у галузі адміністрування, менеджменту, права, фінансів або суміжній галузі;
• Досвід роботи керівником у сфері офісного адміністрування;
• Розуміння побудови процесів та досвід оптимізації процесів буде перевагою; досвід складання процедур та політик буде перевагою
• Увага до деталей та організаторські здібності;
• Здатність працювати в стислі терміни та досягати результатів з обмеженим контролем;
• Здатність працювати під тиском і виконувати кілька завдань одночасно;
• Відмінне володіння комп’ютером, в тому числі володіння Word, Excel, PowerPoint;
• Відмінна здатність ефективно спілкуватися англійською та українською мовами як усно, так і письмово;
• Готовність до відряджень у межах України;
• Культурна чутливість і дипломатичність;
• Справедливе ставлення до всіх людей без фаворитизму;
• Виконання всіх зобов’язань щодо гендерної чутливості та абсолютної нетерпимості до сексуальних домагань;
• Уміння працювати в тісному співробітництві з членами команди;
• Ініціативність;
• Відданість командній роботі;
• Висока мотивація;
• Гнучкість.

Ми пропонуємо
БФ “Право на захист” пропонує успішному кандидату:

• контракт до кінця грудня 2024 року з можливістю продовження, що залежить від подальшого фінансування і особистих результатів роботи;
• можливість працювати з однією з найсильніших українських правозахисних та гуманітарних НУО;
• підтримка та наставництво;
• можливість професійного зростання;
• теплий та дружній клімат в команді.

Процес подачі заявок

Відправити резюме та мотиваційний лист на адресу [email protected], зазначивши в темі листа “Координатор(ка) з адміністративних питань”. Відповіді будуть направлятися тільки особам, які будуть відібрані для інтерв’ю. Будь ласка, не телефонуйте додатково.

Заявки приймаються до 12 лютого 2024 року. Якщо відповідні кандидати будуть визначені достроково, БФ «Право на захист» залишає за собою право завершити процес до цього терміну.