Координатор/ка з адміністративних питань (зі знанням англійської мови)

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

БФ «Право на захист» (Фонд)  – українська благодійна організація, що зосереджує свою діяльність на наданні допомоги внутрішньо переміщеним особам, особам, які потребують міжнародного захисту, особам без громадянства, особам з підвищеним ризиком безгромадянства та особам без документів. Програмна діяльність Фонду включає надання правової допомоги, здійснення моніторингу, адвокації, а також зміцнення потенціалу громадянського суспільства. 

ПОВНОВАЖЕННЯ ТА ОБОВʼЯЗКИ

До повноважень та сфери відповідальності координатора(ки) з адміністративних питань входить організація та підтримка адмін процесів фонда. Координатору підпорядковуються 6 адмін працівників у центральному офісі та 8 адмін працівників у регіонах. Координатор відповідатиме  за управління командою, розробку системи адміністративного управління Фонду, операційну адміністративну підтримку для забезпечення ефективної роботи команди Фонду. Координатор(ка) з адміністративних питань підпорядковується Фінансовому Директору та Президенту Фонду та супервізує команду адміністративного відділу та співпрацює з фін. службою, керівниками регіональних команд, а також  менеджерами напрямів та проєктів.  Сфери відповідальності координатора з адмін.питань включають наступне:

• Розробка та впровадження ефективної системи адміністративного управління Фонду, включаючи адміністративні процеси для легкого та швидкого реагування та підтримки операційних задач Фонда. Очікування: адміністративні процеси виконуються “як за годинником/розкладом”.    
• Координація команди адміністраторів Фонда (6 осіб в центральному офісі, 8 осіб у регіонах), координація виконання централізованих запитів щодо забезпечення регіонів; взаємодія з менеджерами проектів, фін службою та відділом закупівель Фонду щодо планових та ad-hoc запитів щодо закупівель; 
• Координація запитів з адмін питань: офіси фонду функціонуючі та оснащені;  своєчасно забезпечені робочі місця персоналу; координація з постачальниками адмін напрямку по підтримці поповнення балансів (орендодавці, комунальні служби, інтернет провайдери, провайдери телефонії, УкрПошта та НоваПошта, послуги таксі, паливо та паливні картки тощо); 
• Відрядження: координація роботи по організації відряджень: отримання запитів,  ведення наказів та розпоряджень по відрядженнях, забезпечення взаємодії з готелями, бронювання, забезпечення отримання та передачі на оплату рахунків, взаємодія з тревел агентом по викупу квитків на потяги, літаки тощо;
• Документообіг та загальне діловодство: реєстрація вхідних та вихідних документів, організація та координація проходження документів між головним офісом та регіональними офісами; забезпечення взаємодії з провайдерами пересилки (НоваПошта, УкрПошта); облік  марок, розсилка їх у регіони, контроль використання; організація/координація впровадження електронного документообігу;
• Основні засоби Фонду: координація ведення обліку наявності та оновлення бази офісного інвентаря, у тому числі комп’ютерів та ноутбуків, принтерів, офісних меблів та іншого офісного обладнання; організація ведення обліку переміщення офісного обладнання та його повернення після розірвання співпраці з працівниками, перевірка належного стану, забезпечення ремонту техніки, зберігання відповідної документації; 
• Інвентаризація: Забезпечення регулярного проведення інвентаризації основних засобів фонду, у тому числі комп’ютерів, планшетів, телефонів, МФУ, генераторів та зарядних станцій, станцій зв’язку, автомобілів, офісних меблів та іншого офісного обладнання, у центральному та регіональному офісах; 
• Автопарк Фонду та диспетчеризація руху авто: Організація роботи автопарку Фонду, координація документування передачі авто водіям; контроль строків перебігу страхових полісів та своєчасне переукладення договорів страхування; координації пошуку та контрактування місць нічного зберігання авто; координація укладення договорів тех. обслуговування авто, мийки тощо; організація роботи диспетчерської служби  власних авто та авто по договорам з водіями на власних авто, включаючи узгодження маршрутів по безпеці, контроль руху та звітів по руху авто; координація ведення документації по використанню авто та маршрутних листів;
• Архівне зберігання: розробка концепції архівного зберігання документів та взаємодія із провайдерами послуг зберігання по впровадженню зберігання;
• Забезпечення роботи системи реєстрації користування приміщеннями спільного використання (бронювання переговорних);
• Посвідчення: координація забезпечення персоналу Фонду посвідченнями (отримання запитів, забезпечення друку власними силами чи передача на аутсорсинг);
• Брендований одяг: забезпечення мін.необхідної кількості брендованого одягу, забезпечення розсилки одягу у регіони (масової та індивідуальної);
• Утилізація: Координація збору речей, вживання яких припинено (вживаний одяг, неактуальна поліграфія, документальні архіви, непрацююча техніка тощо) та забезпечення пошуку підрядників та укладення договорів щодо їх утилізації;
• Координація організації та  проведення зустрічей, семінарів та тренінгів, а також забезпечення формування та зберігання відповідної документації;
• Розробка адмін. політики, впровадження та навчання/ознайомлення співробітників у координації з Менеджером з організаційного розвитку Фонду;
• Забезпечення виконання інших завдань адмін напрямку за запитом керівництва;
• Розуміння та дотримання виконання Кодексу поведінки та інших політик Фонду.

Звітування та підзвітність

• Регулярно здійснювати координацію результатів діяльності з Фінансовим Директором та Президентом для забезпечення забезпечення організації належної роботи офісів та команд;
• Готувати високоякісні та своєчасні звіти відповідно до вказівок керівництва у встановлені строки;
• Дотримуватися всіх відповідних політик та процедур Фонду, зокрема стосовно кодексу поведінки.

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ

• Вища освіта у галузі адміністрування, менеджменту, права, фінансів або суміжній галузі;
• Досвід роботи керівником у сфері офісного адміністрування;
• Розуміння побудови процесів та досвід оптимізації процесів буде перевагою; досвід складання процедур та політик буде 
• Увага до деталей та організаторські здібності;
• Здатність працювати в стислі терміни та досягати результатів з обмеженим контролем;
• Здатність працювати під тиском і виконувати кілька завдань одночасно;
• Відмінне володіння комп’ютером, в тому числі володіння Word, Excel, PowerPoint;
• Відмінна здатність ефективно спілкуватися англійською, українською та російською мовами як усно, так і письмово;
• Готовність до відряджень у межах України;
• Культурна чутливість і дипломатичність;
• Справедливе ставлення до всіх людей без фаворитизму;
• Виконання всіх зобов’язань щодо гендерної чутливості та абсолютної нетерпимості до сексуальних домагань;
• Уміння працювати в тісному співробітництві з членами команди;
• Ініціативність;
• Відданість командній роботі;
• Висока мотивація;
• Гнучкість.

МИ ПРОПОНУЄМО

Фонд пропонує успішному кандидату: 

• Договір до 30 грудня 2023 р. з можливістю продовження, що залежить від подальшого фінансування і особистих результатів роботи;
• Можливість працювати з однією з найсильніших українських правозахисних та гуманітарних НУО;
• Наставництво; 
• Енергійна команда.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВОК

Надсилайте резюме та мотиваційний лист на адресу [email protected].

Відповіді будуть направлені тільки тим особам, які будуть відібрані для проведення інтерв’ю. Будь ласка, не телефонуйте додатково.

Більше інформації про Фонд можна знайти на сайті: https://r2p.org.ua/ 

КІНЦЕВИЙ ТЕРМІН ПОДАЧІ ЗАЯВОК

Заявки приймаються не пізніше 07 квітня 2023 року. Якщо відповідного кандидата буде визначено достроково, Фонд залишає за собою право завершити процес відбору до вказаної дати.