Координатор з логістики

IFES потребує логістичної підтримки в рамках проведення майстерень з фінансування виборчих кампаній для політичних партій у Львові, Одесі, Харкові, Дніпрі та Києві у грудні 2018 року.

IFES шукає професійного постачальника логістичних послуг для надання підтримки під час заходів. Логістичні послуги включатимуть наступне:

1. Пошук конференц-зали/приміщення для проведення майстерень для 50 учасників у трьох містах (Дніпро (17 грудня), Харків (18 грудня), Київ (20 грудня)), у тому числі оренда обладнання (екран, проектор, ноутбук) відповідно до вказівок та стандартів IFES.
2. Організація проживання для спікерів та координатора з логістики в межах лімітів, встановлених IFES:

• 4 одномісні номери для спікерів на 2 ночі (9-11 грудня, 2018) у готелі категорії 3* чи 4* у Львові, бажано у пішій доступності до місця проведення тренінгу;
• 4 одномісні номери для спікерів на 1 ніч (12-13 грудня, 2018) у готелі категорії 3* чи 4* в Одесі, бажано у пішій доступності до місця проведення тренінгу;
• 5 одномісних номерів для спікерів та координатора з логістики на 1 ніч (16-17 грудня, 2018) у готелі категорії 3* чи 4* в Дніпрі, бажано у пішій доступності до місця проведення тренінгу;
• 5 одномісних номерів для спікерів та координатора з логістики на 1 ніч (17-18 грудня, 2018) у готелі категорії 3* чи 4* в Харкові, бажано у пішій доступності до місця проведення тренінгу.

Сніданок має входити у вартість проживання.

3. Проведення компенсації вартості проїзду для 4 спікерів впродовж проведення всіх 6 майстерень та для 1 координатора з логістики під час проведення майстерень у Дніпрі, Харкові та Києві. Компенсація має проводитися відповідно в обидва боки – до Києва та назад (мають бути надані оригінали квитків/копії зворотних квитків з Києва до місця проведення майстерні та з місця проведення майстерень до Києва).
4. Забезпечення харчування під час заходів у Дніпрі (17 грудня), Харкові (18 грудня) та Києві (20 грудня), що передбачає:

• 1 кава паузу (близько 60 учасників, точна кількість буде вказана згодом, ближче до дати проведення заходу);
• 1 обід (близько 60 учасників, точна кількість буде вказана згодом, ближче до дати проведення заходу);
• 1 посилену кава паузу (близько 60 учасників, точна кількість буде вказана згодом, ближче до дати проведення заходу);
• воду (близько 60 учасників, точна кількість буде вказана згодом, ближче до дати проведення заходу).

5. Замовлення харчування для спікерів на запит IFES.
6. Доставка роздаткових матеріалів з Києва у регіони (Львів, Одеса, Дніпро, Харків).
7. Підготовка матеріалів тренінгу (розфасовка по папках необхідних матеріалів, наданих IFES) під час кожного заходу у Дніпрі, Харкові та Києві.
8. Перевірка презентаційного обладнання (екран, проектор, ноутбук тощо) під час заходів у Дніпрі (17 грудня), Харкові (18 грудня) та Києві (20 грудня).
9. Допомога учасникам та фасилітаторам у вирішенні логістичних питань у разі необхідності (має бути відповідальна контактна особа, яка відповідатиме за координацію транспорту учасників, роз’яснюватиме питання стосовно програми тренінгу, та вирішуватиме інші адміністративні питання).

Документальне підтвердження виконаних робіт:

• Рахунки за оренду конференц-зали/приміщення та харчування (обіди, кава-паузи) у Дніпрі, Харкові та Києві.
• Рахунки за проживання у Львові, Одесі, Дніпрі та Харкові.
• Оригінали квитків учасників та координатора з логістики для відшкодування проїзду (Львів, Одеса, Харків, Дніпро).
• Чеки за відправку інформаційних матеріалів у регіони.
• Чеки за харчування.
• Таблиця з деталізацією по проживанню учасників у готелі.
• Деталізація меню обідів/вечерь/кава-пауз (з ціною на одиницю, кількістю порцій).
• Інші документи за потреби.

Вимоги до постачальника послуг:

• Мінімум 1 рік досвіду в організації заходів та наданні логістичних послуг;
• Попередній досвід роботи з проектами USAID, міжнародними організаціями та проектами технічної допомоги;
• Відмінні організаційні та комунікаційні навички;
• Знання політичних питань буде перевагою.

Для участі в конкурсі необхідно подати резюме, цінову пропозицію та контактну інформацію Маховій Катерині на адресу [email protected]  з обов’язковою копією Максима Паламарчука на [email protected]  до 18:00 18 листопада 2018 року. Тема електронного листа повинна містити «Координатор з логістики» та ім’я учасника.