Керівник/ця групи грантів / Team Leader, Grants (National)

Інформація про проєкт

Проєкт «Зміцнення громадської довіри» (UCBI – 4)  Офісу перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань: 1. Підсилення прозорості та доступності процесів відновлення, що відображають місцеві пріоритети в найбільш постраждалих від війни регіонах. 2. Зміцнення зв’язків між тимчасово окупованими Росією територіями та іншими частинами України. 3. Сприяння залученню громадян прифронтових і звільнених регіонів до життя своїх громад задля зміцнення їхньої стійкості та побудови кращого майбутнього.

 Основні завдання та обов’язки

• Здійснення нагляду за роботою команди відділу грантів, відповідальної за адміністративний і фінансовий менеджмент діяльності в рамках завдань перехідної діяльності (TAP).
• Співпраця з іншими членами команди, у тому числі з Керівником проєкту, Директором відділу впровадження, Директором відділу грантів, Заступником керівника проєкту (програми), Керівниками команд програми, Керівниками команд відділу грантів, забезпечуючи відповідність з політиками та процедурами USAID та компанії «Кімонікс» через створення, розробку та впровадження грантів.
• Забезпечення ефективної взаємодії між працівниками проєкту і грантоотримувачами, надаючи за потреби технічні консультації та допомогу з питань фінансового менеджменту, вимог до закупівель та планування впровадження.
• Здійснення критичного аналізу та вивчення ідей, концепцій і можливостей партнерства для забезпечення технічної досконалості, послідовності, врахування ризиків та безпекових питань.
• Тісна співпраця з усіма працівниками проєкту для оцінювання концепцій грантів і грантових угод/документів, забезпечуючи дотримання запроваджених політик управління грантами.
• Забезпечення належного обговорення остаточних умов і положень грантових угод, перегляду й аналізу кошторисів з точки зору можливості виділення коштів, допустимості, доцільності та узгодженості витрат. Це передбачає роботу з грантоотримувачами та працівниками проєкту над розробкою або переглядом детальних бюджетів грантів для забезпечення їх реалістичності та відповідності потребам діяльності.
• Здійснення перегляду документації, необхідної для виділення грантових коштів, у тому числі грантових угод, меморандумів про переговори, бюджетів, модифікацій тощо, для забезпечення якості та відповідності перед їх поданням на розгляд Директору та команді відділу грантів.
• Забезпечення наставництва старших/менеджерів відділу грантів та старших/помічників відділу грантів для розвитку навичок ефективного лідерства, управління, комунікації, розвитку відносин, зосереджуючись на професійному розвитку та зростанні задля переходу до виконання серйозніших функцій і обов’язків.
• Здійснення нагляду, забезпечення наставництва та навчання старших/менеджерів відділу грантів для забезпечення своєчасного та належного виконання необхідних завдань. Регулярні зустрічі з менеджерами відділу грантів для надання зворотного зв’язку в режимі реального часу, обговорення потреб у професійному розвитку, планування задоволення таких потреб, забезпечення загальних позитивних та ефективних робочих відносин команди відділу закупівель з командою програми.
• Ефективна координація відносин між колегами з програми, відділу грантів, закупівель, операційного відділу, забезпечуючи співпрацю в плануванні, ефективне делегування обов’язків та конструктивні відносини.
• Сприяння передачі знань та навчанню між командами та відділами для забезпечення відображення кращого досвіду та висновків у нових або схожих ідеях у межах пакету завдань.
• Встановлення стандарту роботи власним прикладом, формування прозорих робочих відносин, що ґрунтуються на комунікації та співпраці, для досягнення цілей програми.
• Обов’язок дбати про інтереси команди, заохочуючи використання працівниками відпусток та забезпечуючи їхню поінформованість про кількість днів відпустки, а також забезпечення використання працівниками та членами їхніх сімей послуг, передбачених соціальним пакетом.
• Створення атмосфери емпатії та співчуття, дбаючи про дотримання балансу між роботою та особистим життям та про психічне здоров’я працівників та їхній сімей.
• Забезпечення створення, відповідності найменування, збереження об’єктів SharePoint (SP) та Web-Based Database (WBDB) (файлів, звітів, продуктів, нотаток щодо діяльності) відповідно до інструкцій проєкту.
• Участь у розробці тижневих, піврічних, річних і спеціальних звітів, за запитом.
• Керівнику команди відділу грантів може бути доручено виконання інших завдань та обов’язків для забезпечення загального ефективного впровадження діяльності UCBI 4.

Кваліфікація

• Обов’язковий диплом бакалавра. Бажана відповідна вища освіта.
• Від чотирьох (4) до шести (6) років досвіду роботи в галузі управління грантами в проєктах, що фінансувалися донорами, наприклад, в галузі управління діяльністю, фінансового менеджменту, закупівель та/або договорів субпідряду.
• Підтверджений досвід роботи в галузі управління грантами, забезпечуючи своєчасне виконання завдань закупівель, фінансів, логістики, програмних аспектів відповідно до вимог затвердженої діяльності.
• Підтверджений досвід у галузі оцінювання доцільності виділення грантів організації реципієнта, а також її фінансової, адміністративної спроможності та спроможності програмного планування.
• Здатність/бажання виїжджати до локацій, де працює UCBI.
• Обов’язкова обізнаність із політиками та процедурами USAID щодо управління контрактами та грантами.
• Здатність практично демонструвати успішний досвід в усіх перелічених вище ключових компетенціях.
• Здатність працювати самостійно з мінімальним контролем з боку керівництва, визначати пріоритетність за наявності кількох робочих завдань в умовах швидкого темпу роботи, дотримуватися кінцевих термінів, приймати зважені професійні рішення, що позитивно позначаються на іміджі програми UCBI.
• Бажаний досвід з управління, наставництва, навчання команд.
• Бажаний попередній досвід роботи в компанії «Кімонікс» на посаді старшого менеджера відділу грантів.
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формах.
• Обов’язкове професійне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формах.
• Для військовозобов’язаних осіб у військовому квитку обов’язкова наявність відмітки про постановку на військовий облік.

———————————————————–

Program Description

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) Ukraine Confidence Building Initiative 4 (UCBI 4) aims to support advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three program objectives: 1. To strengthen resilience and accelerate short-term recovery in frontline and liberated communities; and 2. To reinforce connections between people in the temporarily occupied territories with the rest of Ukraine. 

Principal Duties and Responsibilities

• Oversees team of grants staff responsible for the administrative and financial management of activities under the Transition Activity Pool (TAP).  
• Working in coordination with other team members including the COP, Director of Implementation, Grants Director, Deputy Chief of Party Programs, Programs Team Leads, and Procurement Team Leads, ensure compliance with USAID and Chemonics policies and procedures throughout the design, development, and implementation of grants. 
• Ensure effective liaising between project staff and grant recipients, providing technical advice and assistance as needed in areas such as financial management, procurement requirements, and implementation planning. 
• Critically analyze and interrogate ideas, concepts, and partnerships for technical excellence, coherence, risk and security.
• Work closely with all program staff to evaluate grant concepts and grant agreement/award documents while ensuring adherence to established grants management policies.  
• Ensure proper negotiation of final terms and conditions for grants and reviews and analyzes budget estimates for allocability, allowability, reasonableness, and consistency. This includes working with grantees and project staff to develop or revise detailed grant budgets so that they are realistic and appropriate to the needs of the activity.  
• Review required documentation for grant disbursements, including grant agreements, negotiation memos, budgets, modifications, etc. to ensure quality and compliance prior to transmission for Grants Director and team review.
• Mentors senior/grants managers and senior/grants assistants on effective leadership, management, communication and relationship development strategies with a focus on professional development and growth into more senior roles and responsibilities.
• Mentor, coach, and effectively manage senior/grants manager(s) to ensure required tasks are completed in a timely and compliant manner. Regularly meets with grants manager(s) to provide feedback in real time, discuss professional development needs, plan to achieve those needs, and ensure overall positive and effective working relationships of the grants team within the larger programs team.
• Effectively coordinates relationships between program, grants, procurement, and operations colleagues ensuring collaborative planning, effective delegation of duties, and constructive relationships.
• Pursues knowledge transfer and learning between teams and departments to ensure that best practices and lessons learned are reflected in new or similar ideas within the portfolio.
• Lead by example and models transparent, communicative, and collaborative cross-unit working relationships to achieve program objectives.
• Duty of care responsibilities ensuring team members are encouraged to use their leave and are aware of, and supported to use staff care resources available to them and their families.
• Responsible for creating a climate of empathy and compassion that places a high premium on work-life balance and the pursuit of individual and family mental health.
• Manges SharePoint (SP) and Web-Based Database (WBDB) inputs (files, reports, deliverables, and activity notes) are generated, named and stored per project guidelines.
• Contribute to weekly, semi-annual, annual, and ad hoc program reporting as requested.
• The Grants Team Lead may be assigned ad hoc tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of UCBI 4 activities.

Qualifications

• Bachelor’s degree required. Relevant graduate degree preferred.
• Four (4) to six (6) years of progressively responsible grants management work experience on donor-funded projects, such as activity management, financial management, procurement, and/or sub-contracting.
• Demonstrated experience in grants management focused on ensuring that procurement, finance, logistics, and programmatic aspects are being implemented on-time and in accordance with the specifications of the approved activity.
• Demonstrated experience in assessing recipient organizations’ grant-worthiness, as well as their financial, administrative and program planning capacities.
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works. 
• Familiarity with USAID contract and grants management policies and procedures is required.
• Ability to practically demonstrate successful experience with all of the core competencies listed above.
• Ability to work independently with minimal supervision, to prioritize multiple work assignments in an extremely fast-paced environment, to meet deadlines, and to exercise good, professional judgment that reflects positively on the image of the UCBI program.
• Experience leading, mentoring, and coaching teams is preferred.
• Prior work experience with Chemonics in a Senior Grants Management role preferred.
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required.
• For conscripts, a note on military registration in military ID is required.

APPLICATION INSTRUCTIONS:

Send electronic submissions to [email protected] by June 13, 2024. Please insert the position you are applying for “Team Leader, Grants (National)” in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining interest in and qualifications. Please specify the region you are applying for (North East, South, National). No telephone inquiries, please. Candidates will be considered on a rolling basis and only finalists will be contacted. For more information, please visit www.chemonics.com. 

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”