Головний/а фахівець/чиня з фінансів

Товариство Червоного Хреста України (ТЧХУ) відкриває конкурс на посаду Головного фахівця / головної фахівчині з фінансів для офісу Німецького Червоного Хреста в Україні

Основні вимоги:

• Наявність вищої освіти
• Освіта в галузі бухгалтерського обліку/фінансів/бізнесу/адміністрування або мінімальний професійний досвід роботи в галузі фінансів/адміністрування
• Досвід роботи в громадських організаціях
• Досвід роботи в гуманітарній організації – бажано
• Досвід роботи в проектній діяльності
• Мінімум 3 роки роботи на фінансовій посаді
• Відмінні комунікативні навички
• Вільне володіння українською мовою та англійською мовою – на вільному рівні є обов’язковим
• Відмінні навички роботи з комп’ютером (Word, Excel, бази даних, електронна пошта)
• Знання бюджетування, бюджетного контролю, принципів бухгалтерського обліку та практичного застосування фінансових систем, досвід адміністративної та логістичної роботи
• Хороші знання з оподаткування та обов’язкових відрахувань
• Досконале знання комп’ютеризованих систем бухгалтерського обліку та електронних таблиць
• Знання процедур та практики внутрішнього контролю
• Чисте водійське посвідчення
• Досвід спілкування з різними категоріями людей, тактовність і дипломатичність
• Розвинені організаторські та управлінські навички
• Вміння працювати самостійно та в команді, швидка адаптація
• Здатність швидко навчатися, уважність
• Здатність справлятися зі стресом та працювати під тиском часу
• Вміння готувати та складати звіти
• Дотримання основоположних принципів Червоного Хреста
• Дотримання принципу конфіденційності інформації.

Основні обов’язки на посаді:

Загальні завдання:

• Перебування у Києві, фінансовий директор підтримує загальне фінансове управління проектами Німецького Червоного Хреста (GRC) в Україні для забезпечення оптимального та своєчасного виконання
• Своєчасно отримувати щомісячні звіти від Товариства Червоного Хреста України
• Перевіряє та верифікує отримані ваучери на предмет правильності, прийнятності та повноти відповідно до Фінансових процедур ГРЦ та фінансових вимог донорів
• Виявлення відсутньої документації, недотримання фінансових інструкцій та інформування Фінансового Делегата щодо будь-яких порушень
• Забезпечити дотримання договірних зобов’язань в рамках перевірки ваучерів, що включає в себе перевірку існуючих контрактів, графіків платежів та дотримання умов оподаткування
• Підготовка роз’яснювального листа щодо ваучера з висновками та тісна співпраця з командою GRC та фінансовою командою ТЧХУ для збору необхідних пояснень
• Відповідати за всі аспекти дрібної готівки в українському офісі GRC
• Підтримувати належну систему заповнення відповідно до найкращих практик заповнення, політики зберігання документів донорів та інструкцій GRC
• Забезпечення належного перекладу всіх документів
• Організовувати та готувати фінансові закриття та кур’єрську доставку до штаб-квартири GRC щомісяця.

Специфічні задачі

FundsPro System Entry

• Точне, ефективне та своєчасне введення даних у фінансову систему FundsPro (грошові кошти та рахунки до отримання)
• Перевірка якості ваучерів та прийняття рішення про те, чи придатні ваучери для внесення в систему бронювання
• Перевірка незаброньованих ваучерів, отриманих від ТЧХУ, та внесення їх до облікової системи FundsPro
• Перевірка правильності фінансових кодів перед бронюванням транзакцій
• Ведення інвентаризації та бронювання в системі FundsPro
• Допомагати Фінансовому Делегату в процесі закриття місяця.

Партнерський аванс

• Створювати, відстежувати та забезпечувати оформлення грошового авансу від ТЧХУ
• Сприяти зв’язку між фінансовими документами та логістично-закупівельною документацією
• Перевірка журналів та моніторинг залишків по кожному центру витрат
• Моніторинг виданих авансів, перевірка та узгодження залишків у книгах НЧХ та ТЧХУ, а також отримання підпису на залишки на кінець місяця
• Розраховувати, звіряти та консультувати офіс НЧХ щодо непогашених авансових сум
• Виявлення невиплачених авансів, інформування фінансового делегата про довгострокові невиплачені аванси
• Перевірка авансових звітів, отриманих від ТЧХУ, підготовка коментарів, якщо такі є, та бронювання у FundsPro
• Відстежувати Excel-таблиці готівки та банківських авансів з банківською випискою та касовими чеками, щоб переконатися в правильності та в тому, що всі витрати зареєстровані належним чином

Підтримка візитів

• Відвідувати регіони для підтримки та навчання фінансового персоналу та делегатів у фінансових питаннях, якщо це необхідні
• Інформувати безпосереднього керівника про будь-які проблеми з фінансовими процедурами або фінансовими платежами, якщо такі будуть виявлені під час візитів
• Пропонувати фінансовим делегатам будь-які необхідні покращення

Операції з готівковими коштами

• Відповідає за всі аспекти використання готівки на дрібні витрати, надходжень та виплат, у тому числі за те, щоб усі транзакції були належним чином санкціоновані та повністю задокументовані
• Забезпечення своєчасного здійснення всіх платежів
• Моніторинг залишків дрібної готівки та надання рекомендацій щодо необхідності своєчасного поповнення дрібної готівки
• Щоденний підрахунок готівки та звірка залишків у журналах
• Підготовка щомісячного підрахунку готівки та отримання необхідного підпису керівництва на касовому звіті
• Відстеження авансів на роботу, виданих команді НЧХ, та своєчасна підготовка розрахунків

Файли оригіналів документів на місцях

• Виконання перекладу, за необхідності, ваучерів, CBA, цінових пропозицій, контрактів та угод тощо перед подачею документів до Берліну
• Після перевірки звітності забезпечити сканування та архівування всієї звітності в однаковому порядку для зберігання в українському офісі НЧХ
• Організація та подача документів FundsPro відповідно до стандартної системи подачі документів
• Переконайтеся, що оригінали надійно упаковані / промарковані та своєчасно відправлені до Берліну

Загальні завдання

• Підтримувати команду з перекладами у разі потреби
• Бути обізнаним з фінансовими процедурами НЧХ, системою бюджетування, щомісячним закриттям рахунків, банківськими звіряннями та процесами
• Будь-які інші завдання, призначені безпосереднім керівником, за потребою.

Посада в організації:

• Кому звітує: Регіональному фінансовому делегату НЧХ
• Підтримка та робочі контакти: Фінансовий спеціаліст тісно співпрацюватиме з командою НЧХ в Україні. Він/вона матиме пряму взаємодію з фінансовою командою ТЧХУ.

Якщо вас зацікавила ця вакансія, будь ласка, надішліть своє резюме та мотиваційний лист англійською мовою на [email protected]. Усі заявки розглядатимуться на постійній основі, і відділ кадрів може зв’язатися з відповідними кандидатами до кінцевого терміну подання, оскільки така рання заявка заохочується.

У зв’язку з великою кількістю запитів ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.