ГО “Відповідальні громадяни” шукає координатора/ку проєкту

ГО “Відповідальні громадяни” шукає Координатора/ку проєкту.

Основне завдання: забезпечення реалізації проєкту відповідно до програмного плану та бюджету.

Проєктна структура: Координатор проєкту працює під керівництвом Голови Правління організації.

Вимоги до кандидата:

• Вища освіта (менеджмент або інші дотичні галузі);
• 5 років попереднього досвіду управління проектами в благодійних організаціях;
• Досвід роботи з проєктами від міжнародних організацій буде перевагою;
• Знання та навички з проектного менеджменту, планування, бюджетування, моніторингу та оцінки, програмної та фінансової звітності, адміністрування, проектних комунікацій;
• Лідерські якості;
• Дипломатичність та розвинені комунікативні навички;
• Стресостійкість;
• Володіння українською та англійською мовами.

Обов’язки:

Планування програмної діяльності

• Забезпечення комплексного планування реалізації проекту на всіх етапах;
• Підготовка робочих планів проєктів;
• Підготовка бюджетів проєкту, разом з фінансовим спеціалістом;
• Ведення переговорів з зацікавленими сторонами, залученими до проектів, погодження спільних рішень;
• Підготовка календарних планів заходів, поширення інформації серед зацікавлених сторін, забезпечення участі донора або інших зацікавлених сторін у разі потреби.

Реалізація програмної діяльності

• Забезпечення реалізації цілей та задач проєкту, відповідно взятих зобов’язань;
• Координація і контроль вчасної реалізації програмних планів партнерів консорціуму на квартальній основі;
• Організація та реалізація заходів програмного плану в рамках проектної роботи;
• Підготовка концепцій та програм ключових зустрічей, круглих столів та дискусій, залучення спікерів, узгодження з зацікавленими сторонами;
• Фасилітація зустрічей;
• Участь у підготовці фінансової та операційної звітності разом з фінансовим спеціалістом проєкту;
• Реалізація заходів з адвокації розвитку соціальних послуг, круглих столів, он-лайн дискусій, презентацій.

Залучення та розвиток людських ресурсів

• Підготовка оголошень, технічних завдань та посадових інструкцій членів команди;
• Відбір кандидатів в команду проєкту, експертів, проведення співбесід та тестувань, погодження кандидатів з керівництвом організації і донором;
• Навчання, менторство та розвиток членів команди, донесення цінностей та загальної мети організації в рамках проектної роботи;
• Операційне планування та координація роботи команди проєкту, розподіл задач відповідно до технічних завдань та посадових інструкцій, ситуаційних вимог та контроль вчасності і якості виконання;
• Пошук та залучення експертів і консультантів на окремі спеціалізовані види робіт;
• Прийом результатів експертних робіт та забезпечення їх якості та відповідності технічному завданню.

Моніторинг, звітність та оцінка

• Забезпечення роботи системи проектного моніторингу, та програмної та фінансової звітності на квартальній основі;
• Розробка, погодження з донором та впровадження системи проєктного моніторингу, включно з механізмами збору даних, перевірки якості та відповідності даних, розробки баз даних;
• Постановка відповідних задач спеціалісту з моніторингу і оцінки, контроль якості та вчасності виконання;
• Контроль вчасного внесення інформації в бази даних;
• Збір та перевірка програмних звітів та індикаторів партнерів консорціуму на квартальній основі, разом із спеціалістом з моніторингу і оцінки;
• Підготовка та подача донорського програмного звіту на квартальній основі;
• Підготовка та подача на квартальній основі баз даних, які підтверджують програмну звітність, разом зі спеціалістом з моніторингу і оцінки;
• Участь у підготовці фінансової звітності донору на квартальній основі;
• Забезпечення відповідності програмної та фінансової звітності при виконанні програмних планів на квартальній основі;
• Здійснення оцінок по досягнутих результатах проєкту, підготовка аналітичних звітів та рекомендацій.

Проєктні комунікації

• Забезпечення досягнення цілей з інформаційного охоплення та якісних змін у знаннях та ставленнях в цільових аудиторіях проєкту за рахунок проєктних комунікацій;
• Постановка відповідних задач спеціалісту з комунікацій, контроль якості та вчасності виконання;
• Підготовка контент-плану разом зі спеціалістом та контроль вчасності та якості його реалізації на щомісячній основі;
• Планування, створення та погодження з донором контенту проектних комунікацій та візуальних рішень, разом із спеціалістом з комунікації;
• Участь у підготовці інформаційного контенту, забезпечення інформаційних продуктів відповідності вимогам з грамотності, змістовного наповнення, донорським та іншим вимогам;
• Фінальний випуск інформаційних продуктів та повідомлень в соціальних мережах, відповідальність за наповнення інформаційних продуктів і повідомлень.

Взаємодія з донором:

• Забезпечення партнерської взаємодії з донором в рамках реалізації проєкту;
• Забезпечення опрацювання поставлених донором задач, організація ресурсів на опрацювання таких запитів в межах проєкту;
• Опрацювання інформаційних запитів донора;
• Погодження з донором програмних, кадрових та фінансових рішень, якщо вони не погоджені раніше;
• Забезпечення повної інформації донору про всі заходи та рішення, які відбуваються за проєктом;
• Забезпечення участі донора в усіх заходах, за запитом;
• Забезпечення наявності та відповідності керівництву згадок донора у всіх матеріалах, які стосуються проєкту.

Закупівлі та договірні відносини (у партнерстві з фінансовим спеціалістом):

• Забезпечення відповідності всіх закупівель в рамках проєкту політикам організації та донора;
• Постановка відповідних задач адміністративному спеціалісту, контроль якості та вчасності виконання;
• Підготовка та публікація технічних завдань, конкурсних та тендерних оголошень;
• Забезпечення та проведення конкурсів при відборі експертів та персоналу, забезпечення цінових моніторингів при відборі постачальників;
• Забезпечення документування та файлування у друкованому вигляді документів, які супроводжують закупівлі, технічні завдання, оголошення, конкурсні учасники та їх документи, протоколи тендерних засідань, службові записки, скріни конкурсних цінових пропозицій і т.п.;
• Забезпечення підготовки та файлування у друкованому вигляді договорів, актів виконаних робіт, видаткових накладних, звітів консультантів та розроблених ними інтелектуальних продуктів;
• Забезпечення ведення реєстрів закупівель, договорів, наказів, протоколів, листувань та інших, які стосуються реалізації проєкту.

Підготовка та проходження аудитів (у партнерстві з фінансовим спеціалістом):

• Забезпечення усіх умов для проходження проєктного та організаційного аудитів;
• Забезпечення наявності та файлування пакетів проектних документів всіх рівнів – у печатному вигляді – від донорських договорів, звітів, погоджень до програмної первинної звітності, такої як програми заходів, списки учасників, звіти експертів, експертні напрацювання, та документів, які супроводжують закупівлі і договорні відносини з виконавцями і підрядниками;
• Участь у підготовці до аудитів разом з фінансовим та адміністративним спеціалістами;
• Опрацювання запитів аудиторів та відпрацювання наданих рекомендацій у подальшій роботі.

Ми пропонуємо:

• Перспективну та динамічну роботу;
• Можливості для особистісного та професійного розвитку;
• Нові завдання, навички та професійні виклики;
• Оплата за результатами співбесіди.

Для участі в конкурсі необхідно подати пакет документів:

• Резюме.

Заявки подаються електронною поштою на адресу [email protected] В темі листа необхідно зазначити: Координатор проєкту _Прізвище

Збір заявок триватиме до 1-го липня 2022 року до 23:59.  

Кандидат повинен мати можливість приступити до роботи  якнайшвидше.

Організація розглядатиме лише повні заявки та контактуватиме лише з кандидатами зі списку запрошених на співбесіду.  При наявності, організація може залучити успішного кандидата до закінчення фінального строку подачі заявок.