Grants and Contracts Manager | USAID RANG Program | Грантовий/а менеджер/ка | Програма USAID RANG

Internews-Ukraine, a Ukrainian-based organization with expertise in the market of media, communications, education and consulting, is accepting applications for Grants and Contracts Manager for the USAID-funded RADA Next Generation (RANG) Activity.

The purpose of RANG is to advance the “next generation” of reforms that will enable the Verkhovna Rada of Ukraine (VRU) to become a modern, effective institution that promotes accountability and democratic development in Ukraine. The activity focuses on three objectives: (1) Greater participation by constituents in legislative processes, including better and more frequent engagement between MPs and their constituents, specifically individuals, civil society, and business associations; (2) VRU analytical and oversight capacity strengthened and enhanced to ensure an end-to-end legislative process; (3) VRU performs its constitutionally designated functions more effectively and efficiently through the utilization of technological and innovative solutions.

The Grants and Contracts Manager is responsible for administration of all grants awarded through RANG as well as contracting short- and long-term consultants and service vendors. 

Duties

• Ensure procurement and contracting procedures and processes are in compliance with Internews policies and procedures as well as USAID requirements;
• Maintain grant and contract database;
• Prepare payment requests and acts of acceptance etc.;
• Prepare grants and contracts reports for Internews and USAID as requested.
• Prepare documentation for competitive procurement tenders, including procurement selection and USAID approval requests;
• Cooperate and coordinate closely with program beneficiaries during the procurement process;
• Coordinate with program staff for drafting, review and editing of contracts for short- and long-term consultants as well as service vendors across all RANG components;
• Coordinate contract agreements, follow tight implementation schedule, and monitor service providers and deliverables submission, check financial reports;
• Provide administration of the full cycle of grants management starting with grant announcement, pre-award assessments, direct technical assistance to grantees and reporting as well as close-out procedures;
• In coordination with Financial Manager analyze the grantees’ narrative and budgets and review the reports to ensure their compliance with grant policies;
• Participate in negotiations with the grantees, consulting and advising on program and financial reporting.

Qualifications

• Bachelor’s degree in Accounting, Law, Economics, Management or in related field required;
• Minimum 2 years of relevant experience with grants management, in procurement and logistics area, working with contracts, agreements, etc. including donor compliance;
• Proficiency with MS Office, including Excel;
• Ability to multi-task;
• Attention to details and excellent organizational skills required;
• Ukrainian and English writing and spoken proficiency required.

We will be glad for you to join our team and work together 5 days a week in a cozy office of the organization in Kyiv (remotely for the duration of the quarantine). 

We strive to build long-term relationships, offer competitive and timely wages, social package, opportunities for development and training. 

Application Instructions: 

Please send a cover letter and CV to [email protected] with “Grants Manager” in the subject line by 5 pm on October 22. Only candidates who have been selected for an interview will be contacted.

Internews Ukraine is one of the largest non-governmental organizations working in the field of media and communications in Ukraine since 1996. Among the organization’s partners are the Delegation of the European Union to Ukraine, USAID, the World Bank, UNICEF, the International Renaissance Foundation, the Council of Europe, OSCE, Embassies of EU member states, and the British Council.

“Інтерньюз-Україна”, організація з експертизою на ринку медіа, комунікацій, освіти та консалтингу, оголошує конкурс на посаду Грантового/ї менеджера/рки в рамках виконання Програми USAID Рада: Нова Генерація (RANG).

Метою Програми RANG є просування реформ «наступного покоління», які нададуть можливість Верховній Раді України (ВРУ) стати сучасною, ефективною інституцією, яка сприятиме підзвітності та демократичному розвитку в Україні. Діяльність Програми базується на виконанні трьох основних цілей: (1) Підвищення рівня залученості виборців до законодавчого процесу, включно з кращою та більш системною взаємодією між народними депутатами та їх виборцями, зокрема фізичними особами, громадянським суспільством та бізнес-асоціаціями; (2) Зміцнення та розширення аналітичного та контрольного потенціалу ВРУ для забезпечення повного законодавчого циклу; (3) Підвищення рівня ефективності та результативності виконання ВРУ своїх визначених Конституцією функцій шляхом використання технологічних та інноваційних рішень.

Обов’язки

• Забезпечувати відповідність процедур закупівель та укладання контрактів політикам та процедурам Iнтерньюз-Україна та вимогам USAID;
• Ведення бази грантів та контрактів;
• Підготовка платіжних доручень та актів прийняття послуг тощо;
• Підготовка та надання інформації про гранти та контракти на запит Iнтерньюз-Україна та USAID;
• Підготовка документації для здійснення закупівель на конкурсних засадах, в тому числі стосовно відбору постачальників та запитів про затвердження обраних кандидатів з USAID;
• Координація роботи та співпраця з бенефіціарами Програми під час процедури закупівель;
• Погодження з працівниками Програми в процесі підготовки, перегляду та редагування коротко- та довгострокових контрактів для консультантів, а також постачальників послуг у всіх компонентах програми RANG;
• Погодження договорів і контрактів, чіткий контроль за графіком впровадження проекту, роботою постачальників послуг та результатами їх роботи, перевірка фінансової звітності;
• Керування повним циклом грант-менеджменту: починаючи від оголошення, оцінки поданих заявок, прямої технічної підтримки отримувачів грантів та звітування до процедур закриття грантів;
• У координації з фінансовим менеджером, аналіз описових та фінансових звітів отримувачів грантів для забезпечення відповідності грантовим політикам;
• Участь у переговорах з отримувачами грантів, консультування щодо програмної та фінансової звітності.

Кваліфікація

• Ступінь бакалавра у сфері бухгалтерського обліку, права, економіки, менеджменту або іншій відповідній сфері;
• Мінімум 2 роки відповідного досвіду роботи в управлінні грантами, у сфері закупівель та логістики, роботи з контрактами, договорами тощо, включно з процедурами та політиками донорів;
• Вміння працювати з MS Office, включно з Excel;
• Здатність працювати над декількома задачами одночасно;
• Увага до деталей та відмінні організаторські здібності;
• Володіння письмовою та розмовною українською та англійською мовами.

З радістю візьмемо в команду й будемо працювати разом 5 днів на тиждень в затишному офісі організації в Києві (а на період карантину – у дистанційному форматі).

Прагнемо довготривалих стосунків, пропонуємо конкурентоздатну і своєчасну заробітну плату, соціальний пакет, можливість розвитку й навчання.

Як подати заявку:

Будь ласка, надсилайте супровідний лист та резюме на адресу [email protected] до 17:00 22 жовтня, у темі повідомлення зазначте “Грантовий/а менеджер/ка”. Зворотній зв’язок планується лише з кандидатами, які будуть відібрані до співбесіди.

 «Інтерньюз-Україна» є однією з найбільших громадських організацій, яка працює у сфері медіа та комунікацій в Україні з 1996 року. Серед партнерів організації – Представництво Європейського Союзу в Україні, USAID, Світовий банк, ЮНІСЕФ, Міжнародний фонд «Відродження», Рада Європи, ОБСЄ, посольства країн-членів ЄС, Британська Рада.