Фінансовий/а асистент/ка/Finance Assistant (Short-term position)

Офіс перехідних ініціатив (OTI) Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) присутній в Україні з 2014 р., допомагаючи підтримувати її демократичну та орієнтовану на Європу трансформацію. Зосереджуючись спочатку на потребах стабілізації та кризі переміщення, спричинених вторгненням Росії у східну Україну, Проєкти ОТІ «Зміцнення громадської довіри» (UCBI) і UCBI II адаптували свої цілі таким чином, щоб сконцентрувати свої зусилля на зміцненні громадської довіри на місцях до процесів загальнонаціональної реформи, підсиленні згуртувальних наративів, що ґрунтуються на демократичних і громадянських цінностях, і реагуванні на нові загрози стабільності. У лютому 2022 р. OTI запустив Проєкт UCBI III – механізм реагування на надзвичайні ситуації для подолання наслідків брутального і невиправданого вторгнення Росії. Теперішні програми UCBI III спрямовані на виконання чотирьох завдань: 1) Надання українським голосам можливості розширення підтримки єдності, демократичності та незалежності України; 2) надання уряду та громадянському суспільству у ключових сферах можливості швидко вирішувати першочергові завдання, які ставить війна; 3) Мобілізація українців навколо спільних, об’єднувальних цінностей для формування майбутнього країни; та 4) Сприяння діяльності, спрямованій на національне зцілення та досягнення правосуддя за звірства. 

Новий проєкт USAID/OTI – UCBI 4 – покликаний сприяти об’єднаному, демократичному та орієнтованому на Європу відновленню України від наслідків вторгнення Росії. Ця мета буде досягнута шляхом виконання трьох початкових завдань: 

1. Підсилення прозорості та доступності процесів відновлення, що відображають місцеві пріоритети в найбільш постраждалих від війни регіонах.
2. Зміцнення зв’язків між тимчасово окупованими Росією територіями та іншими частинами України.
3. Сприяння залученню громадян до життя своїх громад задля зміцнення їхньої стійкості та побудови кращого майбутнього.

Основні завдання та обов’язки

• Проводить первинну перевірку рахунків постачальників і місцевих субпідрядників та забезпечує відповідність усіх підтверджуючих документів політиці Кімонікс. Своєчасно повідомляє про невирішені питання в письмовій формі та вирішує їх.
• Перевіряє всі запити на оплату, забезпечуючи наявність усієї супровідної документації та схвалень для всіх транзакцій.
• Готує листи, кореспонденцію, заявки на одержання матеріальних цінностей і інших форм важливих документів для підписання.
• Додає бухгалтерські документи до SharePoint.
• Активно ідентифікує помилки та/або відсутні документи для дотримання вимог до фінансової документації.
• Допомагає фінансово-адміністративному відділу забезпечувати (надійне) збереження всієї фінансової документації в паперовій формі та сканів у цифрових файлах проєкту.
• Готує листи, кореспонденцію, заявки на одержання матеріальних цінностей і інших форм важливих документів для підписання керівництвом.
• Допомагає проводити нерегулярні перевірки витрат, депозитів, платежів контрагентам, а також забезпечувати належне управління та облік коштів для негрошових і грошових грантів, іншої програмної діяльності та операцій у рамах програми.
• Перевіряє відрядні витрати з супутніми звітами про витрати для забезпечення наявності у системі обліку та впорядкованості необхідних підтверджуючих документів.
• Допомагає проводити перекази, поповнювати фонд дрібних грошових витрат і здійснювати операції, пов’язані з банком.
• За потреби виконує спеціальні завдання та обов’язки для забезпечення загальної ефективної реалізації проєктів UCBI. 

Основні сфери роботи: Адміністрація, Документація, Комплаєнс, Управління стосунками, Моніторинг, Навчання, Звітність.

 Кваліфікація

• Бажаний диплом бакалавра.
• Від одного (1) до двох (2) років професійного досвіду.
• Бажаний досвід роботи з програмами USAID (бажано з ОТІ).
• Бажаний досвід розробки програм швидкого переходу.
• Обов’язкова здатність продемонструвати на практиці успішний досвід застосування усіх зазначених вище ключових компетентностей.
• Можливість/бажання подорожувати до локацій, у яких працює UCBI.
• Бажаний досвід роботи в компанії Кімонікс.
• Обов’язкове вільне володіння українською мовою – в усній та письмовій формі.
• Обов’язкове майстерне володіння англійською мовою – в усній та письмовій формі.
• Для військовозобов’язаних осіб у військовому квитку обов’язкова наявність відмітки про постановку на військовий облік.

Підпорядковується: Фінансовому/ій менеджеру/ці.

—————————————————————— 

Program Description

The United States Agency for International Development (USAID) Office of Transition Initiatives (OTI) has been in Ukraine since 2014, helping support its democratic and European transformation. Initially focusing on stabilization needs and the displacement crisis resulting from Russia’s invasion of eastern Ukraine, OTI’s Ukraine Confidence Building Initiative (UCBI) and UCBI II adjusted objectives to focus increasingly on building local confidence around national-level reform processes, amplifying unifying narratives grounded in democratic and civic values, and addressing nascent threats to stability. In February 2022, OTI launched UCBI III as a contingency response mechanism to address the impacts of Russia’s brutal and unjustified invasion. UCBI III currently programs towards four objectives: 1) Enable Ukrainian voices to build support for Ukraine’s unity, democracy, and independence; 2) Enable government and civil society in key areas to rapidly respond to critical priorities caused by the war; 3) Mobilize Ukrainians around shared values that maintain unity to shape the country’s future; and 4) Contribute to nascent efforts for national healing and addressing atrocities. 

USAID/OTI’s new activity – UCBI 4 – has the goal of advancing Ukraine’s unified, democratic, and Europe-oriented recovery from Russia’s invasion. This goal will be met through three initial program objectives: 

1. Strengthen transparent, accessible recovery processes that reflect local priorities in the most war-affected regions.
2. Reinforce connections between areas temporarily occupied by Russia and the rest of Ukraine.
3. Improve citizen engagement in their communities to contribute to resilience and shaping a better future.

Principal Duties and Responsibilities

• Perform initial review of vendor and local subcontractor invoices and ensure all supporting documents are in accordance with Chemonics policies. Communicate in writing and resolve outstanding questions in a timely manner.
• Review all payment requests, ensuring that all back-up documentation and approvals are available for transactions.
• Prepare letters, correspondence, requisitions, and other forms of documents of consequence for signature.
• File accounting documents on SharePoint.
• Proactively identify errors and/or missing documentation to ensure compliance of financial documentation.
• Assist the finance and administration team with ensuring all financial documentation is filed (securely) in both hard copy and scanned and saved in project digital files.
• Prepare letters, correspondence, requisitions, and other forms of documents of consequence to be signed by management.
• Assist with occasional auditing of expenses, bank deposits, issuing payments to vendors, as well as ensuring proper stewardship and accounting of funds for in-kind and cash grants, other program activities, and program operations.
• Conduct review of travel-related expenditures with accompanying expense reports to ensure necessary back-up documentation is in order and on file.
• Assist with wire transfers, replenishment of petty cash fund and assist in banking related activities.
• Ad hoc tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of UCBI 4 activities.  

Key Areas: Administration, Documentation, Compliance, Relationship Management, Monitoring, Learning, Reporting.

Qualifications

• Bachelor’s degree preferred.
• One (1) to two (2) years of professional experience.
• Experience working with USAID programs, preferably with OTI preferred.
• Experience with rapid transition programming desirable.
• Ability to practically demonstrate successful experience with all of the core competencies listed above required.
• Ability/willingness to travel to locations where UCBI works.
• Prior work experience with Chemonics desirable.
• Fluent written and oral Ukrainian required.
• Proficient written and oral English required.
• For conscripts, a note on military registration in the military ticket is required. 

Reports To:  Finance Manager. 

APPLICATION INSTRUCTIONS: 

Send electronic submissions to [email protected] by February 16, 2024.  Please insert the position you are applying for (“Finance Assistant”) in the subject line and include your CV and a cover letter/statement of interest explaining your interest in and qualifications. No telephone inquiries, please. Candidates will be considered on a rolling basis and only finalists will be contacted. For more information, please visit www.chemonics.com. 

“Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.”