Фінансовий(а) Асистент(ка) / Finance Assistant

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, донорська програма, що координується Міністерством закордонних справ, справ Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС СК), і управління якою здійснюється у співпраці з Урядом України.

  Метою ФПСУ є створення українській державі кращих умов для керування інклюзивним національним відновленням і відродженням в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором у контексті російської агресії. Фонд покликаний сприяти розбудові соціально згуртованої, суверенної, та процвітаючої України. Підтримка зосереджена на прифронтових, вразливих і нещодавно деокупованих територіях. Гордістю ФПСУ є застосування доказового та політично обґрунтованого підходу для досягнення стабілізаційних цілей.

Короткий опис посади

Фінансовий Асистент надаватиме фінансову допомогу програмі та окремим проєктам згідно знайвищими стандартами Кімонікс і правилами FCDO. Службові обов’язки зосереджені у сферах фінансової допомоги та бухгалтерського обліку.

Конкретні обов’язки та відповідальність

•  Підтримка бухгалтерських і фінансових операцій для програми ФПСУ та окремих проєктів
• Допомога при банківській звірці
•  Проведення звірки та поповнення фонду дрібної готівки
•  Реєстрація дрібних готівкових операцій усистемі Abacus під наглядом Фінансового експерта
• Реєстрація витрат у внутрішній системі бухгалтерського обліку під наглядом Фінансового експерта
•  Реєстрація витрат у внутрішній системі бухгалтерського обліку під наглядом Фінансового експерта
• Забезпечення наявності всіх підтверджуючих документів і схвалень до проведення оплати Фінансовим експертом
•  Відповідальність за ведення належних фінансових даних і фінансових документів
•  Допомога при щоденному скануванні всіх бухгалтерських документів
•  Загальна допомога Фінансовому експерту зі звітами про витрати, авансами на відрядні витрати та контактами з контрагентами
• Допомога при перевірці точності бюджетів перед їх поданням на остаточне затвердження чи інші схвалення
• Допомога при спеціальному моніторингу та аналізі грантів і проєктів за координації з іншими співробітниками
• Робота зі спеціалістом з закупівель для забезпечення дотримання внутрішніх вимог дофінансової документації у процесі закупівель
• Робота з бухгалтерами для забезпечення дотримання внутрішніх вимог до фінансової документації у процесі бухгалтерського обліку
• Допомога при приготуванні та перевірці табелів обліку робочого часу для Операційногота фінансового директора, щоб розрахунок заробітної плати проводився точно і своєчасно
• Реагування на всі вимоги та потреби Лондонського офісу під керівництвом Фінансового експерта
• Допомога при фінансовому відстеженні будь яких місцевих субпідрядників і контрактів зфіксованою ціною (за потреби)

Необхідні навички та кваліфікація:

• Бажаний диплом бакалавра у сфері бухгалтерського обліку
• Бажаний дворічний досвід роботи у фінансовій сфері у проєкті FCDO або інших проєктах, які фінансують донори
• Відмінні навички усного та письмового спілкування
• Продемонстровані гнучкість і чесність 
• Підтверджений досвід розробки новихорганізаційних систем та інструментів: обов’язкове впевнене володіння засобамиMicrosoft Office
• Здатність професійно працювати з колегами, відвідувачами та громадськістю 
• Вільне володіння українською або польською мовою (бажане), обов’язкове володіння англійською мовою
  

Місце роботи: Київ, Україна

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до  04 липня 2023 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

«Кімонікс» – це роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам, і у якого немає при відборі та працевлаштуванні персоналу дискримінації за расою, кольором шкіри, віросповіданням, статтю, національністю, політичними переконаннями, сексуальною орієнтацією, гендерною ідентичністю, сімейним статусом, інвалідністю, генетичною інформацією, віком, членством у професійних організаціях або за іншими факторами, не пов’язаними з виконанням професійних обов’язків.

Programme Background 

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.

  The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on an inclusive national recovery, strengthening resilience in frontline areas and revitalisation in the context of Russia’s aggression. The fund is designed to facilitate the rebuilding of socially cohesive, sovereign and prosperous Ukraine. Support is focused on frontline, at-risk and recently liberated areas. PFRU prides itself on its evidence-based and politically driven approach to pursue its stabilisation objectives.

Summary of Position 

The Finance Assistant will provide financial assistance to the programme and individual projects and in accordance with Chemonics’ highest standards and FCDO regulations. Job responsibilities are concentrated in the spheres of finance assistance and accounting. 

Specific Duties and Responsibilities  

•  Supports accounting and financial operations for the Ukraine PFRU programme and individual projects.
•  Assists with bank reconciliation.
•  Conducts petty cash reconciliation and replenishment. 
• Enters petty cash entries into Abacus under the supervision of Finance Officer.
• Records expenditures in the internal accounting system under the supervision of Finance Officer.
• Assures that all back-up and approvals are available before Finance Officer makes payment.
•  Responsible for maintaining proper financial data and financial files.
•  Assists with scanning of all accounting documents on a daily basis.
•  General assistance to the Finance Officer with things such as expense reports, travel advances, and contact with vendors.
•  Assists as needed with reviewing budgets for accuracy prior to submission for final clearance or other approvals.
•  Assists with ad hoc financial monitoring and analysis of grants and projects as needed, in coordination with other staff.
• Works with the procurement specialist to ensure that internal policies are followed as it relates to financial documentation in the procurement process.
• Works with the funds team to ensure that internal policies are followed as it relates to financial documentation in the funds process.
• Assists in compiling and reviewing timesheets for the Operations and Finance Manager so that payroll is processed in a timely and accurate fashion.
• Responds to any London Corporate office requirements and needs as required, under the direction of the Finance Officer.
• Assists with financial tracking of any local sub-contractors and fixed price contracts as needed.

Qualifications:  

• Bachelor’s degree in accounting field preferred. 
•  Two years of experience in working in finance for a FCDO or other donor-funded projects preferred.
•  Excellent verbal and written and communication skills.
•  Demonstrated versatility, and integrity.
• Proven experience developing new organizational systems and tools, with a strong command of Microsoft Office required.
• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, visitors, and the public.
• Fluency in Ukrainian or Polish (preferred), English is required.

Place of Assignment   Kyiv, Ukraine

Application Details

Apply using the following link by July 04th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Candidates will be reviewed on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca

Chemonics is an equal opportunity employer and does not discriminate in its selection and employment practices on the basis of race, color, religion, sex, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, age, membership in an employee organization, or other non-merit factors.