Фахівець/чиня з адміністративної роботи / Administration Officer
ЗАВЕРШЕНО
Представництво Датської Ради у справах біженців в Україні (далі DRC) є міжнародною неурядовою організацією, яка заохочує та підтримує довгострокове вирішення проблем, з якими зустрічаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.
Наразі DRC розширює свою присутність у регіонах країни та шукає Фахівця з адміністративної роботи у Чернігові.
Основна мета роботи :
- Контролювати всі аспекти адміністративної підтримки в офісі DRC, забезпечуючи ефективну роботу та процедури.
- Реалізація адміністративної політики в офісі.
- Розробка систем, які сприяють підвищенню ефективності та економічності адміністративних операцій.
Основні обов’язки:
Адміністративна підтримка:
- Забезпечити своєчасне здійснення всіх комунальних платежів.
- Забезпечити організацію зустрічей для команди вищого керівництва та іншу адміністративну підтримку, яка може знадобитися.
- Складання протоколу засідань.
- Відстеження пунктів дій відповідно до протоколів зустрічей.
- Надавати підтримку регіональному менеджеру та команді вищого керівництва регіону щодо пошуку актуального законодавства та політик.
- Взаємодія з місцевою владою та іншими НУО/ГО на запит регіонального менеджера або координатора адвокації.
- Допомога в підготовці Меморандумів про взаєморозуміння з місцевою владою, НУО/ГО.
- Допомога з проїздом та проживанням персоналу.
- Спільно з фінансовим та програмним підрозділами організовує сканування та зберігання договорів, архівування документів та передачу до архіву;
- Будь-які інші обов’язки на вимогу регіонального менеджера.
Управління офісом:
- Забезпечення відповідності, безпеки та функціонування офісної інфраструктури (тобто система безпеки, зв’язок тощо)
- Контролювати всі аспекти обслуговування та чистоти офісу.
- Спільно з фахівцями з безпеки забезпечення охорони офісу
- Підтримувати та оновлювати договори оренди та координувати поновлення договорів оренди офісних приміщень, гостьових будинків та житла для іноземців. Координація зв’язку з орендодавцями.
- Координація передачі орендованого майна та забезпечення своєчасного повернення застави.
- Забезпечити ремонт і технічне обслуговування об’єктів відповідно до стандартів і процедур ДРБ.
- Управління адміністративною командою для забезпечення загальної ефективності.
Оренда квартир/Управління гостьовими будинками:
- Управління орендованими квартирами/гостьовим будинком, забезпечення безпеки та функціонування всієї інфраструктури.
- Контролювати всі аспекти утримання та чистоти в орендованих квартирах/гостьовому домі.
- Забезпечення наявності в орендованих квартирах/гостьових будинках запасів, а також контроль їх використання.
- Координація діяльності гостьових будинків і житла іноземців, зв’язок з власниками нерухомості з будь-яких питань. За потреби контроль ремонтів.
Про вас:
- Щоб успішно виконувати цю роль, ми очікуємо, що ви матимете досвід гуманітарної адміністративної роботи
- Відданість навчанню та впровадженню організаційної політики та процедур.
- Відмінне володіння MS Word, Excel, PowerPoint
- Досвід управління ERP системою є перевагою
- Вища освіта в галузі управління або еквівалентна професійна кваліфікація
- Володіння українською мовою письмово та усно.
- Англійська на середньому або просунутому рівні (розмова/читання/письмо).
Усі посади ДРБ вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями ДРБ:
- Прагнення до досконалості: зосередженість на досягненні результатів при забезпеченні ефективних процесів
- Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків.
- Взяття ініціативи: взяти на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій.
- Комунікація: слухати та говорити ефективно та чесно.
- Демонстрація доброчесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей і Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань.
Ми пропонуємо:
- Тривалість контракту: 12 місяців з можливістю продовження в залежності від ефективності та фінансування програми. Попередній 3-місячний пробний період
- Дата початку: якнайшвидше
- Тип договору: повна зайнятість, робота в офісі Чернігова
Процес подачі заявки:
Якщо Вам цікава робота в міжнародній гуманітарній організації, будь ласка надсилайте своє резюме (не більше чотирьох сторінок) та мотиваційний лист англійською мовою: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationForm/SinglePageApplicationForm.aspx?cid=1036&departmentId=19100&ProjectId=168133
Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.
Кінцевий термін подання заявок: 31.05.2023
Для отримання додаткової інформації про Представництво Датської ради у справах біженців в Україні, будь-ласка, перегляньте наш веб-сайт drc.ngo.
