Фахівець/чиня – проєкту «Публічне адміністрування» / Project Officer – Public Administration

Загальна інформація 

Програма «Партнерство за сильну Україну» – Фаза 2 (PFRU-2) є багаторічною донорською програмою, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності та розвитку Великої Британії (МЗС Великої Британії) спільно з урядом України. Починаючи з 2025 року, PFRU-2 реалізовуватиме низку стратегічних проєктів, спрямованих на посилення спроможності та стійкості українських органів влади в умовах російської агресії для надання необхідної підтримки місцевим громадам у співпраці з громадянським суспільством, медіа та приватним сектором.

Проєкт «Публічне адміністрування та відновлення інфраструктури» (PAIR) працюватиме з органами місцевого самоврядування в постраждалих від війни громадах, щоб сприяти ефективному наданню критично важливих послуг у таких ключових сферах як охорона здоров’я, освіта, соціальний захист та адміністративні послуги. Зосереджуючи свої зусилля на відновленні надання послуг, розбудові спроможності органів місцевого самоврядування, проєкт має на меті сприяти зміцненню стійкості громад в умовах війни. 

Сфера відповідальності (основні функції):

Фахівець(чиня) проєкту «Публічне адміністрування» підтримуватиме менеджера проєкту «Публічне адміністрування» та радників з питань інклюзивного і партисипативного врядування (напрям C) та з питань цифрової стійкості, прозорості та підзвітності (напрям D) у реалізації заходів стратегічного проєкту PAIR.  Фахівець(чиня) проєкту забезпечуватиме щоденну координацію та адміністративну підтримку з метою належного планування, документування та своєчасного виконання заходів. Посада також передбачає участь у моніторингу прогресу, сприяння комунікації між зацікавленими сторонами, а також забезпечення ефективної логістики та управління інформацією в межах проєктної діяльності.

Ключові обов’язки:

• Підтримка розробки та впровадження заходів у межах стратегічного проєкту PAIR шляхом збору інформації з громадських консультацій, фокус-груп та оцінки інституційного потенціалу, з метою точного відображення виявлених потреб у планах діяльності.
• Сприяння менеджеру проєкту у підготовці Меморандумів про взаєморозуміння з партнерами/реципієнтами (у координації з проєктною командою), із забезпеченням включення отримувачів до реєстраційної картки PFRU-2 та дотримання ними вимог, викладених у Меморандумі.
• Підготовка та ведення проєктної документації, включно зі збереженням звітів про завершення заходів, протоколів зустрічей, звітів про польові візити та інших технічних документів на SharePoint.
• Участь у технічному аналізі та підготовці концептуальних записок щодо заходів з відновлення інфраструктури.
• Координація з командами PFRU-2 (зокрема, з обласними радниками регіональної команди) та зовнішніми партнерами: органами місцевого самоврядування, постачальниками послуг, громадськими організаціями тощо.
• Співпраця з відділами закупівель, фінансів, навчання та адаптації з метою узгодження заходів з відновлення інфраструктури із загальними зусиллями у сфері відновлення.
• Моніторинг та звітування щодо прогресу у досягненні визначених цілей та показників, включаючи збір даних, проміжні оцінки та пропозиції щодо вдосконалення.
• Участь у підготовці звітів про завершення заходів та інших необхідних звітів на запит.
• Участь у технічних нарадах, координаційних заходах та виїздах на місця за потреби.
• Виконання додаткових поточних технічних, координаційних та адміністративних завдань.

Кваліфікаційні вимоги:

• Ступінь бакалавра у сфері державного управління, соціальної політики, досліджень розвитку, регіонального планування або іншій дотичній галузі.
• Щонайменше 3 роки відповідного професійного досвіду у сфері регіонального планування, інклюзивного врядування або програм з відновлення.
• Підтверджений досвід роботи в програмах, що фінансуються міжнародними донорами, органами місцевого самоврядування або організаціями громадянського суспільства.
• Досвід участі в оцінці потреб, технічному аналізі або експертизі проєктів, пов’язаних із партисипативним врядуванням та/або цифровою стійкістю. Обізнаність з інклюзивними підходами та принципами гендерної рівності, соціальної інклюзії та недискримінації.
• Відмінні навички координації та організації, здатність ефективно працювати з кількома пріоритетами одночасно та забезпечувати своєчасне виконання завдань.
• Високий рівень письмової та усної української; англійська — на рівні, достатньому для виконання професійних завдань.
• Відмінні комунікативні та фасилітаційні навички, а також здатність ефективно співпрацювати з іншими командами стратегічного проєкту.
• Готовність до відряджень територією України – в громади та проєктні локації.

Термін зайнятості/LOE:

Ця посада передбачає зайнятість на повний робочий день за однорічним контрактом (що підлягає продовженню за умови успішного досягнення особистих SMART-цілей).

Місце посади:

Основне місце роботи на цій посаді – Київ (Україна) з можливістю відряджень територією України (залежно від безпекової ситуації).

Підпорядкування:

Фахівець(чиня) проєкту «Публічне адміністрування» підпорядковуватиметься менеджеру проєкту «Публічне адміністрування».

Інструкції щодо подання резюме:

Подайте заявку за наступним посиланням до 26 вресня . Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine (GoU). Starting from 2025, PFRU-2 will be implementing a series of Strategic Projects, entitled to strengthen Ukrainian governments’ capacity and resilience in the face of Russian aggression to deliver essential support to local communities in collaboration with civil society, media and the private sectors. 

The Public Administration and Infrastructure Recovery (PAIR) strategic project will work with local governments in war-affected hromadas to effectively facilitate the delivery of critical services in the following key sectors: healthcare, education, social protection, and administrative services. Through focusing interventions on restoring service delivery, local government capacity building PFRU aims to facilitate more durable and resilient communities that can weather war-related shocks. 

Principal Services and Responsibilities (Essential Functions):

The Project Officer will support the Public Administration Project Manager and Advisors on Inclusive and Participatory Governance (Workstream C) and on Digital Resilience, Transparency and Accountability (Workstream D) in implementing activities under the PAIR strategic project. The Officer will provide day-to-day coordination and administrative support to ensure that activities are well planned, documented, and delivered on time. The role will also contribute to monitoring progress, facilitating communication among stakeholders, and ensuring smooth logistics and information management across project activities.

Key Responsibilities:

• Support the design and implementation of activities under the PAIR strategic project by compiling inputs from community consultations, focus group discussions, and institutional capacity assessments, ensuring that identified needs are accurately reflected in activity plans.
• Assists the Project Manager in drafting Memoranda of Understanding (MOUs) with partners/recipients (in coordination with Project Implementation team), ensuring recipients are added to the PFRU Registration Card and beneficiaries and recipients adhere to requirements set out in MOU.
• Preparing and maintaining accurate project records. This includes saving project documents including activity completion reports, meeting notes, field visit reports, and other technical documents to SharePoint. 
• Contributing to the technical review and preparation of activity concept notes related to public administration.
• Coordinating with PFRU-2 teams (e.g. Regional Team Oblast Advisors) and external stakeholders: local governments, service providers, NGOs etc. 
• Liaising with the Procurement, Funds, and Learning, Adaptation and Policy Teams to ensure activities are integrated within broader recovery efforts.
• Monitoring and reporting on the progress against defined objectives and indicators, including data collection, interim evaluations, and proposals for improvement.
• Contributes to drafting activity completion reports, and other required reports on an ad-hoc basis.
• Participating in technical meetings, coordination events, and field visits as needed.
• Performing additional technical, coordination, and administrative tasks, as assigned.

Required Skills and Qualifications:

The Project Officer would ideally have the following qualifications and experience:

• Bachelor’s degree in public administration, social policy, development studies, regional planning, or another relevant field.
• Minimum of 3 years of relevant professional experience regional planning, inclusive governance, recovery programming.
• Demonstrated experience in working on programmes funded by international donors, local governments, or civil society organisations.
• Experience supporting needs assessments, technical analysis, or project appraisal related to participatory governance and (or) digital resilience. Familiarity with inclusive approaches and GEDSI principles.
• Strong coordination and organisational skills, with the ability to manage competing priorities and deliver results on time.
• Excellent written and verbal communication skills in Ukrainian; working knowledge of English is required.
• Strong interpersonal and facilitation skills, with the ability to work collaboratively across other strategic project teams.
• Willingness to travel regularly to partner hromadas and field locations across Ukraine.

Duration of Assignment/LOE:

This will be a full-time, long-term position, based on extendable 1-year contract (prolonged upon successful completion/implementation of personal SMART-goals)

Location of Assignment:

The principal location of this assignment is Kyiv, Ukraine, with travel to other parts of Ukraine (security permitting).

Reporting:

The Project Officer – Public Administration will report to Public Administration Project Manager.

Application Details:

Apply using the following link by September 26th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application