Communications & Event Specialist / Фахівець(-чиня) із зв’язків з громадськість і пресою та з організації заходів

Communications & Event Specialist

The Energy Security Project (ESP) is a seven-year project funded by the United States Agency for International Development (USAID). It is the largest USAID project in Ukraine so far. USAID ESP is implemented by a USAID Contractor, Tetra Tech ES, Inc., a California-based leading provider of services in the areas of water, environment, infrastructure, resource management, energy, and international development.

The USAID ESP mission is to enhance Ukraine’s energy security, improve the energy legal and regulatory environment in the country, and increase the resilience of Ukraine’s energy supply. This will help to support the country’s economic development and sustain its democracy. USAID ESP is working closely with the Government of Ukraine (GOU) to develop competitive energy markets. By doing so, USAID ESP will facilitate private sector-led energy investments to provide affordable, reliable, resilient, and secure energy for all Ukrainians. USAID ESP is currently in the fifth year of implementation and will run through June 2025.

Position Summary:

Tetra Tech ES, Inc. implementing the USAID Energy Security Project is looking for a Communications & Event Specialist to support ESP activities to implement effective project communication strategies at the national, regional and local levels. The Communications and Event Specialist will develop communications content, support event organization, help with media promotion of project activities, and work with ESP technical staff/partners/vendors to ensure the compliance of media materials with USAID regulations. This is a full-time position for the period of 1 year with the possibility of extension for another term, based in the Kyiv office, Ukraine. The position will be reporting to the ESP’s Communications and Public Outreach Director.

* Please note: Only Ukrainian nationals are eligible for this position. *

* The position is pending USAID’s approval.

Responsibilities:

• In cooperation with Senior Communications Manager and Executive, Government and Stakeholder Liaison Manager, support and help organize ESP events, ranging from working meetings to high-level public events of different formats (online, offline, hybrid) with the participation of the officials from the Government of Ukraine, the U.S. Government and USAID.
• In coordination with the Senior Communications Manager, Executive, Government and Stakeholder Liaison Manager, technical staff and the project leadership to develop event concepts, agendas, prepare list of invitees, plan and execute a wide variety of events and public dialogue activities that support the overall objectives of the project and the specific sub-tasks itemized in the Annual Work Plan;
• Draft event scenarios and invitation letters, prepare event announcements and promote events through ESP’s online platforms, compile agenda, communicate with speakers and deal with the related arrangements, take care of participant registration, prepare event reports, prepare event handouts, and arrange event follow-up communication.
• Visit event sites, collaborate with local counterparts on event organization and take care of site preparation in line with USAID branding rules.
• Arrange photo and video shoot during events, set up tasks for filming crews, coordinate preparation of photo reportages, videos for social media and slideshows, images with quotes to be used as an event follow-up communication.
• Attend events and draft the related news, take photos, make screenshots for ESP online platforms (website, social media – Facebook, LinkedIn). If necessary, produce events minutes.
• Create and manage an event calendar, regularly collect information from technical teams and contribute to weekly reports to the Client.
• In close collaboration with Executive, Government and Stakeholder Liaison Manager, work with vendors to ensure all events related arrangements, including but not limited to preparation of handouts, interpretation, branding, transportation, moderation, hotel and travel arrangements, meals, etc.
• Collaborate with the ESP technical staff on highlighting their project activities to the public and on achieving results and reaching targets through effective communications;
• Implement other communication-related activities and tasks as required.
• At least three years of relevant experience in preparing public events with international organizations;
• Interest in energy sector changes and reforms;
• Experience in social media platforms management;
• Prior experience with USAID-funded or other international organization projects is an asset; understanding and ability to apply USAID branding and marking rules is a must;
• Highly motivated, energetic, reliable team player;
• Ability and willingness to travel;
• Strong communications skills – both oral and written;
• Fluency in English and proficiency in Ukrainian is required;

Qualifications:

• Experience in events’ management;
• At least three years of relevant experience in preparing public events with international organizations;
• Interest in energy sector changes and reforms;
• Experience in social media platforms management;
• Prior experience with USAID-funded or other international organization projects is an asset; understanding and ability to apply USAID branding and marking rules is a must;
• Highly motivated, energetic, reliable team player;
• Ability and willingness to travel;
• Strong communications skills – both oral and written;
• Fluency in English and proficiency in Ukrainian is required

To apply: Please submit a CV in English and a brief cover letter with the title of the position in the subject line to [email protected].

There is no deadline associated with this position, Tetra Tech may fill the position when a qualified person is found.  Only candidates who have been selected for an interview will be contacted. 

To find more about USAID Energy Security Project, visit the Project website https://energysecurityua.org, follow us on Facebook https://www.facebook.com/usaidesp/, LinkedIn https://www.linkedin.com/company/energysecurityua/ and Youtube.

Фахівець(-чиня) із зв’язків з громадськістю і пресою та з організації заходів

Проект з енергетичної безпеки (ESP) – це семирічний проект, фінансований Агентством Сполучених Штатів Америки з міжнародного розвитку (USAID). Це найбільший проект USAID, реалізований в Україні до цього часу. USAID ESP здійснюється підрядною компанією USAID, Tetra Tech ES, Inc., провідним постачальником послуг у сферах водопостачання, довкілля, інфраструктури, управління ресурсами, енергетики та міжнародного розвитку, заснованою в Каліфорнії.

Місія USAID ESP полягає в зміцненні енергетичної безпеки України, поліпшенні правового та регуляторного середовища у сфері енергетики країни та збільшенні стійкості енергопостачання України. Це допоможе підтримати економічний розвиток країни і зміцнити її демократію. USAID ESP тісно співпрацює з урядом України для розвитку конкурентоспроможних енергетичних ринків. Таким чином, USAID ESP сприятиме інвестиціям приватного сектору в енергетику з метою забезпечення доступної, надійної, стійкої та безпечної енергії для всіх українців. Проект USAID ESP наразі знаходиться на п’ятому році реалізації і буде діяти до червня 2025 року.

Загальна інформація про посаду: Компанія Tetra Tech ES, Inc., що впроваджує Проект енергетичної безпеки USAID, шукає Фахівець(-чиня) із зв’язків з громадськістю і пресою та з організації заходів для підтримки активностей ESP та реалізації ефективних стратегій зв’язків із проектом на національному, регіональному та місцевому рівнях. Фахівець(-чиня) із зв’язків з громадськістю і пресою та з організації заходів буде розробляти вміст для зв’язків, підтримувати організацію заходів, сприяти медійній підтримці проектних активностей та співпрацювати з технічним персоналом/партнерами/постачальниками ESP для забезпечення відповідності медійних матеріалів правилам USAID. Це повна зайнятість на період 1 року з можливістю продовження на інший термін, заснована в офісі в Києві, Україна. Посада буде підпорядкована директору з комунікацій та громадської співпраці ESP.

• Зверніть увагу: лише громадяни України мають право на отримання цієї посади. *

• Посада очікує на затвердження з боку USAID. *

Обов’язки:

• У співпраці зі старшим менеджером з комунікацій та керівником зв’язків з урядом і зацікавленими сторонами підтримувати та допомагати організовувати заходи ESP, починаючи з робочих зустрічей до високорівневих публічних заходів різних форматів (онлайн, офлайн, гібридних) з участю представників уряду України, уряду США та USAID.
• Узгоджуючи зі старшим менеджером з комунікацій, керівником зв’язків з урядом і зацікавленими сторонами, технічним персоналом та керівництвом проекту, розробляти концепції заходів, підготовляти плани та здійснювати широкий спектр заходів та діалогових активностей, які підтримують загальні цілі проекту та окремі підзавдання, перелічені в Щорічному плані роботи;
• Складати сценарії заходів та листи-запрошення, підготовлювати анонси заходів та популяризувати їх через онлайн-платформи ESP, складати порядки денні, спілкуватись з доповідачами та домовлятись про відповідні заходи, дбати про реєстрацію учасників, підготовку звітів про заходи, підготовку матеріалів для заходів та організацію наступних комунікаційних заходів.
• Відвідувати місця проведення заходів, співпрацювати з місцевими колегами з організації заходів та дбати про підготовку місць відповідно до правил корпоративного бренду USAID.
• Організовувати фотозйомку та відеозйомку під час заходів, взаємодіяти з операторами зйомки, координувати підготовку фотозвітів, відео для соціальних медіа та слайд-шоу, створення зображень з цитатами для наступної комунікації після заходів.
• Відвідувати заходи та писати статті про них, фотографувати, робити знімки для онлайн-платформ ESP (веб-сайт, соціальні мережі – Facebook, LinkedIn). При необхідності складати протоколи заходів.
• Створювати та керувати календарем заходів, регулярно збирати інформацію від технічних команд та сприяти підготовці щотижневих звітів для клієнта.
• У тісній співпраці з керівником зв’язків з урядом і зацікавленими сторонами працювати з постачальниками для забезпечення всіх необхідних організаційних аспектів, пов’язаних зі заходами, включаючи, але не обмежуючись, підготовкою інформаційних матеріалів, перекладами, корпоративним брендуванням, транспортом, модеруванням, організацією проживання та подорожей, харчуванням тощо.
• Співпрацювати з технічним персоналом ESP для підвищення обізнаності громадськості про їх проектні активності та досягнення результатів і завдань завдяки ефективним комунікаціям;
• Виконувати інші пов’язані з комунікаціями діяльності та завдання за потреби.
• Принаймні три роки відповідного досвіду в підготовці публічних заходів з міжнародними організаціями;
• Інтерес до змін та реформ у енергетичному секторі;
• Досвід у управлінні платформами соціальних медіа;
• Раніше досвід роботи з проектами, фінансованими USAID або іншими міжнародними організаціями, буде перевагою; розуміння та вміння застосовувати брендинг та правила маркування USAID є обов’язковим;
• Висока мотивація, енергійність, надійний гравець команди;
• Здатність і бажання подорожувати;
• Висока комунікативна здатність – як усна, так і письмова;
• Володіння англійською та українською мовами обов’язкове.

Кваліфікація:

• Досвід у організації заходів;
• Принаймні три роки відповідного досвіду в підготовці публічних заходів з міжнародними організаціями;
• Інтерес до змін та реформ у енергетичному секторі;
• Досвід у управлінні платформами соціальних медіа;
• Раніше досвід роботи з проектами, фінансованими USAID або іншими міжнародними організаціями, буде перевагою; розуміння та вміння застосовувати брендинг та правила маркування USAID є обов’язковим;
• Висока мотивація, енергійність, надійний гравець команди;
• Здатність і бажання подорожувати;
• Висока комунікативна здатність – як усна, так і письмова;
• Володіння англійською та українською мовами є обов’язковим.

Для подачі заявки: Будь ласка, надішліть резюме англійською мовою та короткий мотиваційний лист з назвою посади у рядку теми на адресу [email protected].

На цю посаду не встановлено крайнього терміну подачі заявок, Tetra Tech може зайняти посаду, якщо буде знайдено кваліфіковану особу. Лише кандидати, які будуть відібрані для співбесіди, будуть повідомлені.

Щоб дізнатися більше про Проект енергетичної безпеки USAID, відвідайте веб-сайт проекту https://energysecurityua.org, стежте за нами на Facebook https://www.facebook.com/usaidesp/, LinkedIn https://www.linkedin.com/company/energysecurityua/ та YouTube.