Bookkeeper / Молодший/а бухгалтер/ка

Загальна інформація

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне, відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.

Обов’язки молодшого бухгалтера включають:  

• Аналіз усіх сформованих програмою запитів на оплату із забезпеченням наявності для операцій усіх резервних документів і погоджень.
• Проактивне виявлення помилок та/або відсутності документації для забезпечення відповідності фінансової документації вимогам 
• Реєстрація витрат у фінансових системах ФПСУ. Підготовка чеків, квитанцій, журналів та допомога із заведенням платежів у банківські системи.
• Супроводження рахунків постачальників, у тому числі рахунків-фактур, ведення головної книги, записів у облікових журналах та звірка рахунків. Коректне та вчасне проведення платежів постачальникам товарів і послуг.
• Допомога бухгалтеру в аудиті витрат, банківських депозитів, здійсненні платежів постачальникам, а також у забезпеченні належного управління та обліку коштів у рамках грантів у натуральній та готівковій формі, інших заходів та операцій програми, аналіз звітів про витрати та авансів на відрядження.
• Комунікація з короткостроковими співробітниками (консультантами) з метою своєчасного оформлення актів приймання.
• Допомога фінансовій та адміністративній командам у забезпеченні (надійного) занесення всієї фінансової документації як у паперовому, так і відсканованому вигляді в систему документообігу та збережені в цифровій файловій системі проєкту.
• Підготовка розрахунків заробітної плати та забезпечення повної відповідності всім податковим вимогам відповідних країн щодо нарахування заробітної плати.
• Ведення фінансового трекера для відстежування платежів місцевим партнерам фонду та субпідрядникам, а також виконання інших аналітичних завдань на вимогу.
• За потреби надання допомоги в проведенні незапланованого фінансового моніторингу та аналізу бюджетів грантів і проєктів, а також порівняльного аналізу фактичних і обов’язкових вибірок і фінансових операцій.
• Забезпечення утримання всіх необхідних податків із застосовних платежів відповідно до вимог країни.
• Відстежування витрат на ПДВ для всіх відповідних країн і забезпечення подачі форм до податкових органів.
• Підготовка листів, кореспонденції, заявок та інших форм важливих документів, які підписуються керівництвом.
• Заміщення бухгалтера в його/її відсутність.
• Інші обов’язки, призначені бухгалтером або менеджером з фінансових і операційних питань.

 Кваліфікаційні вимоги:   

• Ступінь в галузі бухгалтерського обліку, бізнесу чи комерції та мінімум п’ятирічний досвід роботи в сфері бухгалтерського обліку
• Обов’язковою є комп’ютерна грамотність у роботі з текстовими редакторами, електронними таблицями, у підготовці графіків, таблиць, діаграм з використанням Microsoft Office (у тому числі Word, Excel і PowerPoint), а також роботі з бухгалтерським програмним забезпеченням.
• Бажано мати досвід роботи в міжнародних організаціях, що фінансуються донорами.
• Бажано мати досвід і знання в сфері місцевого трудового законодавства України.
• Дуже бажано мати досвід роботи з міжнародними донорами.
• Відмінні усні та письмові навички, а також комунікативні навички.
• Продемонстроване лідерство, різнобічність і чесність.
• Обов’язковим є вільне володіння українською мовою та робочий рівень володіння англійською мовою

 Підпорядкування 

Молодший бухгалтер підпорядковується Менеджеру з операційних та фінансових питань

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 18 листопада 2022 р. Для позицій, де англійська мова є обов’язковою, бажано (але не обов’язково) надсилати резюме на англійській мові. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

PFRU Recruitment – Candidate Application (smartsheet.com) 

Summary:  

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.   

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine.  The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence. 

Bookkeeper Responsibilities Include:  

• Review all payment requests generated by the program, ensuring that all back-up documentation and approvals are available for transactions.
• Proactively identify errors and/or missing documentation to ensure compliance of financial documentation
• Record expenditures in PFRU’s financial systems. Prepare checks, receipts, journals and assist with entering payments in banking systems.
• Handle vendors’ and suppliers’ accounts including invoices, general ledger maintenance, journal entries and account reconciliation. Carry out correct and timely payments to vendors and service providers.
• Assist the Accountant with auditing of expenses, bank deposits, issuing payments to vendors, as well as ensuring proper stewardship and accounting of funds for in-kind and cash grants, other program activities, and program operations, review of expense reports and travel advances.
• Liaise with STTAs (consultants) to execute Acts of Acceptance in a timely manner.
• Assist the finance and administration team with ensuring all financial documentation 1s filed (securely) in both hard copy and scanned and saved in project digital files.
• Prepares payroll calculations and ensure full compliance with all tax requirements with applicable countries prior to making payroll.
• Performs financial tracking of payments to local fund partners and subcontractors and other analysis upon request.
• Assists with ad hoc financial monitoring and analysis of grant and project budgets and actual versus obligated disbursements and financial transactions as needed.
• Ensures all necessary taxes are withheld from applicable payments based on country requirements.
• Tracks VAT expenditures for all applicable countries and ensure forms are submitted to Tax Authorities.
• Prepare letters, correspondence, requisitions, and other forms of documents of consequence to be signed by management.
• Cover for the Accountant in his/her absence.
• Other duties as assigned by the Accountant or Finance and Operations Manager.

 Qualifications:   

• A degree in accounting, business or commerce and minimum of five years’ experience in accounting
• Computer literacy in word processing, spreadsheets and preparation of graphs, tables, charts with Microsoft Office (including Word, Excel, and PowerPoint) and accounting software is necessary
• Experience working for international donor funded organizations preferred.
• Experience and knowledge of Ukrainian Local Labor Law preferred.
• Experience working with international donors strongly preferred.
• Excellent verbal and written and communication skills.
• Demonstrated leadership, versatility, and integrity.
• Fluency in Ukrainian and working proficiency in English is required

 Reporting 

The Bookkeeper will report to the Operations and Finance Manager 

Application instructions: 

Apply using the following link by 18 November 2022. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

Application link: PFRU Recruitment – Candidate Application (smartsheet.com)