Асистент/ка з HR

Про організацію

Всесвітня організація охорони здоров’я (WHO) працює в Україні з 1994 року та підтримує розвиток системи охорони здоров’я країни. У контексті повномасштабної війни WHO зосереджується на збереженні стійкості медичної системи, підтримці реформ, реагуванні на надзвичайні ситуації та відновленні.

Підрозділ WHO Health Emergencies (WHE) відповідає за посилення спроможностей держав у запобіганні та управлінні ризиками в сфері надзвичайних ситуацій у здоров’ї, а також координацію міжнародної відповіді на спалахи та кризи.

Про роль

HR Assistant підтримуватиме HR-команду WHO Ukraine в адміністративному супроводі процесів рекрутингу та кадрового адміністрування відповідно до правил і процедур WHO/ООН. Роль передбачає роботу з кандидатами та відбірковими панелями, організацію інтерв’ю й тестувань, ведення трекінгових таблиць, онбординг та конфіденційне ведення HR-документації.

Основні обов’язки

1. Адміністративний супровід рекрутингу (відповідно до політик WHO)

• Підтримка процесів найму Fixed-Term та Temporary Staff (усі категорії): підготовка та координація етапів відбору.

• Первинний перегляд/передскринінг профілів кандидатів (за потреби).

• Організація зустрічей/дзвінків відбіркових панелей і всієї логістики (включно з повнотою документів для засідань).

• Організація інтерв’ю та онлайн-тестувань: планування графіків, налаштування відеозв’язку, супровід процесу тестувань.

• Комунікація з кандидатами на етапі відбору: надання своєчасної, точної та повної інформації.

• Підтримка HR менеджерів у веденні трекінгових таблиць/реєстрів для відстеження HR-процесів.

2. Онбординг

• Ініціювання та супровід процесу онбордингу, комунікація з кандидатами для своєчасного завершення всіх етапів.

3. Документообіг і бази даних

• Ведення та оновлення внутрішніх баз даних і файлів з HR-адміністрування (з дотриманням конфіденційності та безпеки).

• Онлайн-архівування HR-документації на shared drive.

4. Інші HR- та адміністративні задачі

• Підтримка HR-команди у процесах clearance/адміністративних процедур для консультантів.

• Взаємодія з адміністративним асистентом для підтримки актуальності та відповідності mailing list WHO Country Office.

• Виконання інших доручень HR менеджерів у межах функціоналу.

Вимоги до кандидата/кандидатки

Освіта та досвід:

• Вища освіта (бакалавр або вище) у сфері бізнес-адміністрування, менеджменту або суміжних напрямів.

• Мінімум 3 роки релевантного досвіду в HR та/або адміністративній підтримці.

• Досвід організації та супроводу рекрутингових процесів — суттєва перевага.

• Досвід у контрактному адмініструванні, онбордингу та/або процесах separation — перевага.

• Додаткові HR-сертифікації — перевага.

• Знання правил/процедур ООН — перевага.

Мови:

• Вільне володіння українською та англійською мовами (усно та письмово).

Навички:

• Впевнене володіння офісними програмами (MS Word, Excel тощо).

• Уважність до деталей, організованість, конфіденційність у роботі з персональними даними.

• Сильні комунікаційні навички та здатність працювати в команді.

Умови

• Тип контракту: National UN Volunteer Specialist (повний робочий день).

• Тривалість: 6 місяців із можливістю продовження (за наявності фінансування, операційної потреби та позитивної оцінки роботи).

• Місце роботи: Київ, офіс WHO (UN Premises).

Фінансові та соціальні гарантії:

• Щомісячна Volunteer Living Allowance (VLA) — 1690 USD (еквівалент у грн) для покриття витрат на проживання, комунальні послуги та базові витрати (з урахуванням Well-Being Differentials для duty station “E”).

• Одноразова виплата entry lump sum — 400 USD при старті контракту.

• Медичне страхування для UNV та залежних членів родини; страхування життя — на період контракту.

• Відпустки (annual/learning/sick leave) — згідно з політиками UN Volunteers.

https://app.unv.org/opportunities/1784888021266582