Асистент/ка з адміністративних та фінансових питань

Про організацію та проєкт

• UN Women працює над просуванням гендерної рівності, прав жінок і дівчат та підтримує уряди й громадянське суспільство у впровадженні відповідних політик, програм і сервісів.
• В Україні організація фокусується на протидії насильству щодо жінок і дівчат, просуванні порядку денного Women, Peace and Security та гендерно чутливому врядуванні.
• Ця роль є частиною Humanitarian Programme UN Women Ukraine і спрямована на адміністративно-фінансовий супровід портфеля гуманітарних проєктів у Country Office.

Роль

• Фахівець/фахівчиня відповідатиме за широкий спектр адміністративних, операційних, закупівельних і фінансових процесів для Humanitarian Programme.
• Основний фокус — забезпечити своєчасне, точне й прозоре виконання операційних і фінансових процедур відповідно до правил і політик UN Women, а також підтримати команду в координації, документообігу та роботі з ERP-системою.

Обов’язки

• Щоденна адміністративна й операційна підтримка Humanitarian Programme.
• Організація відряджень: travel authorizations, готелі, візи, DSA, ID cards та супровідні документи.
• Підтримка travel claims і post-mission documentation у координації з фінансовою та програмною командами.
• Взаємодія з programme staff, партнерами та сервіс-провайдерами з адміністративних і логістичних питань.
• Підтримка організації зустрічей, тренінгів, воркшопів і подій, включно з матеріалами та координацією учасників.
• Підготовка correspondence, reports, presentations, meeting minutes.
• Підтримка personnel administration: UNLP/візи, продовження контрактів, benefits and allowances, R&R, danger pay тощо.
• Ведення календарів, графіків місій, leave records і filing systems, включно з конфіденційними матеріалами.
• Внесення, відстеження й оновлення адміністративних та операційних транзакцій у Quantum ERP.
• Підтримка відповідності вимогам UNDSS, включно зі staff lists, warden information та координацією із security focal points.
• Підтримка бази даних документів Humanitarian Programme, збір, витяг і базовий аналіз проєктних даних.
• Координація procurement processes: RFQs, ITBs, RFPs, vendor profiles, procurement plans, deliverables tracking, SSA та institutional contracts.
• Підтримка фінансових процесів: payments, reimbursements, advances, vendor management, reconciliations, petty cash, audit/spot check/donor documentation, budgets і spending plans.

Вимоги

• Бакалавр у сфері business administration, finance або суміжних напрямів.
• Щонайменше 3 роки досвіду в administration, finance, procurement, HR або logistic support; перевага кандидатам із комбінованим профілем.
• Практичний досвід роботи з office software packages.
• Досвід підтримки programme implementation у UN agencies / international development assistance / humanitarian aid activities є значною перевагою.
• Досвід роботи з ERP-системами, бажано Oracle Cloud, буде плюсом.
• Вільна українська та англійська.
• Важливі також: уважність до деталей, сильні навички роботи з конфіденційною інформацією, уміння адмініструвати процеси, витягувати й інтерпретувати дані, працювати з великим обсягом завдань.

Буде плюсом

• Досвід у гуманітарних програмах або міжнародних проєктах розвитку.
• Розуміння гендерно чутливого програмування та особливостей роботи в гуманітарному контексті.
• Сильні ІТ-навички й упевнена робота з web-based management tools.

Ми пропонуємо

• Volunteer Living Allowance: 1717 USD/міс (еквівалент у грн).
• 350 USD одноразово при старті контракту.
• Медичне страхування та страхування життя.
• Відпустки згідно з політиками UN Volunteers.
• Повна зайнятість, контракт до 31/12/2026 з можливістю продовження.

https://app.unv.org/opportunities/1784888021268882