Асистент/ка з адміністративних питань

Датська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі.

ДРБ В Україні шукає Асистента з адміністративних питань у м. Львів.

Загальний опис посади: 

Асистент з адміністративних питань забезпечує підтримку щоденного функціонування офісу та імплементації програм DRC у західному регіоні. Звітує керівнику групи з адміністративно-фінансової діяльності, співпрацює з командою з закупівель та програмним персоналом для забезпечення своєчасного виконання адміністративно завдань та надання необхідної підтримки іншим командам у зоні своєї відповідальності.

Вашими основними обов’язками будуть: 

• Вирішення адміністративних завдань в відповідності до внутрішніх положень та процедур DRC
•  Надання необхідної адміністративної підтримки програмному персоналу щодо організації відряджень, бронювання квитків та проживання, та належного звітування 
• Допомога відділу персоналу при оформленні нових працівників, а саме сканування документів працівників, участь в співбесідах та перевірка рекомендаційних листів 
• Формування архіву документів в електронному та паперовому вигляді, підготовка реєстрів та регулярне відправлення документів в головний офіс у м.Києві 
• Допомога в питаннях пов’язаних з орендою нерухомості включаючи підготовка угод з орендодавцями та вирішення проблем щодо оренди офіса та гостьових квартир 
• Ефективна робота зі службами фінансів, логістики, програмними відділами з підготовки до своєчасної закупівлі необхідних матеріалів та послуг
• Підтримка керівника групи з адміністративно-фінансової діяльності та керівника філії у питаннях фінансової та адміністративної  роботи 
• Контроль за дотриманням міжнародного кодексу поведінки організації, внутрішніх та інструкцій/процедур донорів відносно закупівель DRC, щодо уникнення конфлікту інтересів 
• Інші адміністративні завдання за вимогою керівника 
• Розуміння та забезпечення дотримання кодексу поведінки DRC

Необхідний досвід та технічні компетенції: 

• Навички роботи в Microsoft Office, зокрема Excel, бажаний досвід роботи з ERP системами 
• Аналітичний склад розуму, уважність до деталей
• Попередній досвід від 1 року 

Знання мов: (indicate fluency level)

• вільне знання Англійської 
• Вільне володіння українською та російською

Ми пропонуємо:

Тривалість контракту: один рік з можливістю продовження за умови успішного випробувального терміну.
Рівень І
Дата початку: якомога швидше

Заявки відкриті лише для громадян України. Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Датської ради у справах біженців в Україні.

Процес подачі заявки
Усі кандидати повинні надіслати супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть. Для подачі резюме переходьте за посиланням: https://rabota.ua/ua/company2864090/vacancy9295639/apply

Кінцевий строк подачи заявок: 23 жовтня 2022

Лише відібрані кандидати будуть запрошені на співбесіду