Асистент/ка відділу субгрантів і контрактів

Загальна інформація:

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проектом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у рамках Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) починаючи з 15 листопада 2019 р.

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприятиме розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруватимуться в конкурентні українські та міжнародні ринки.

Цілі програми співпадають із трьома елементами ринкової системи: ланцюги доданої вартості, функції підтримки, нормативно-правова база.

З метою забезпечення швидкого реагування на продовольчу кризу, що розгортається в Україні та світі, АГРО працює задля відновлення сільськогосподарського сектору, зокрема його модернізації, підвищення ефективності та диверсифікації, що в свою чергу сприятиме довгостроковому економічному відновленню України та покращенню глобальної продовольчої безпеки.

Кімонікс-АГРО працює над втіленням започаткованої USAID Ініціативи на підтримку стійкості агросектору (Agriculture Resilience Initiative) – AGRI-Україна, яка допоможе Україні зберегти бл. 1,5 млн. т зерна в рамках більш широких зусиль USAID зі збереження темпів виробництва та експорту зерна з України до інших країн світу.

Мета роботи:

Асистент відділу субгрантів і контрактів забезпечує швидке й ефективне укладання та виконання субгрантів і контрактів через Фонд стратегічних інвестицій (ФСІ) в повній відповідності з політиками й процедурами компанії «Кімонікс» і дотриманні правил, положень і стандартів USAID. 

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

• В співпраці з Менеджерами відділу субгрантів і контрактів, асистент відділу субгрантів і контрактів надає адміністративну та технічну підтримку грантоотримувачам/ підрядникам, перевіряє їх на відповідність всім нормативним вимогам (наприклад, Автоматизованої системи директив (ADS), Зводу федеральних нормативних актів США (CFR) та Адміністративно-бюджетного управління (OMB)) і вимогам, викладеним у Посібнику програми АГРО з керування субгрантами й угодами.
• Допомогає готувати запити щодо субгрантів і угод (RFA, APS, RFP тощо), розглядає заявки щодо субгрантів і угод, пропозиції та документи для укладення субгрантів і угод.
• Допомогає з розглядом заявкок та цінових пропозицій, доопрацьовує документи про укладення субгрантів/угод, керує та відслідковує схвалення субгрантів/договорів.
• Забезпечує, відповідність підрядників умовам і положенням договору щодо звітів та/або рахунків-фактур, а також положенням USAID і політикам та процедурам компанії «Кімонікс».
• Перевіряє поставки та рахунки по замовленням на предмет типу, кількості та стану.
• Готує запити й замовлення на придбання, угоди з постачальниками та договори про закупівлі.
• Складає записки щодо якості роботи постачальників і продавців.
• Допомагає здійснювати попереднє визначення можливостей заявника/учасника тендеру для відповідального адміністрування субгрантів й угод .
• Забезпечує відповідність всіх документів вимогам системи документообігу компанії «Кімонікс», їх актуальність і готовність до аудиту в будь-який час.
• Допомагає в проведенні конференцій, семінарів, навчань та інших заходів із розбудови потенціалу, що стосуються присудження субгрантів і угод, а також самостійному здійсненні закупівель.
• Тісно співпрацює з командою зі співпраці, навчання і адаптації (CLA) і командою з моніторингу, оцінки і навчання (MEL), щодо розробки відповідних методів оцінки результатів роботи програми АГРО стосовно субгрантів і угод ФСІ.
• Працює в програмі Microsoft Teams для виконання поставлених завдань та співпраці з персоналом програми.
• За вказівкою бере участь у зборі та аналізі даних моніторингу і оцінки (MEL).

Для залучення на цю посаду передбачається укладення річного трудового договору з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження програми АГРО (14 листопада 2026 р.) – в залежності від завдань, що включатимуться до наступних Річних планів робіт Проекту.

Місце роботи – Київ або дистанційно.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

• Вища освіта у відповідній галузі (принаймні ступінь бакалавра) або середня освіта з додатковими 2 роками практичного досвіду в закупівлях чи іншого релевантного досвіду
• Щонайменше 2 (два) роки досвіду у сфері закупівель, планування, адміністрування й керування грантами та/або субконтрактами або інший релевантний досвід;
• Досвід у підтримці, проектуванні, адмініструванні та управлінні донорськими грантами та/або субпідрядами є бажаним;
• Знання життєвого циклу грантів і контрактів USAID, необхідних правил і положень; знання політики та процедур компанії «Кімонікс» щодо фінансового контролю грантів й субконтрактів а також закінчення Практикуму з керування грантами компанії «Кімонікс» є перевагою;
• Здатність швидко й творчо працювати без шкоди відповідності чи якості для провадження діяльності ФСІ;
• Досвід введення даних, зберігання, каталогізації, пошуку та збереження записів;
• Досвід працювати в багатозадачному середовищі з увагою до деталей;
• Навичками організації та управління часом;
• Вільне володіння українською мовою як рідною; професійне володіння англійською мовою (в тому числі усною та письмовою) буде значною перевагою;
• Впевнений користувач програм MS Office 365;
• Успішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних колективах під тиском та в умовах стислих термінів;
• Experienced user of MS Office 365 applications;
• Demonstrated success working in a multinational, multilingual team under pressure and tight deadlines.

Всіх зацікавлених кандидатов/-ок просимо надсилати резюме та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 5 травня 2024 р. з поміткою “Grants and  Procurement Associate” та Вашим прізвищем у темі листа. Бажано подавати заявки якомога раніше. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.

Компанія «Кімонікс» – роботодавець, що надає рівні можливості всім кандидатам і працівникам та не дискримінує за ознаками раси, кольору шкіри, віросповідання, статі, національності, політичних переконань, сексуальної орієнтації, гендерної ідентифікації, сімейного статусу, інвалідності, генетичної інформації, віку, членства в професійних організаціях, або за іншими факторами, що не входять до переліку необхідних навичок та професійної кваліфікації.