Асистент/ка проєкту «Відновлення інфраструктури» / Project Assistant – Infrastructure Recovery

Загальна інформація

Програма «Партнерство за сильну Україну» – Фаза 2 (PFRU-2) є багаторічною донорською програмою, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності та розвитку Великої Британії (МЗС Великої Британії) спільно з урядом України. Починаючи з 2025 року, PFRU-2 реалізовуватиме низку стратегічних проєктів, спрямованих на посилення спроможності та стійкості українських органів влади в умовах російської агресії для надання необхідної підтримки місцевим громадам у співпраці з громадянським суспільством, медіа та приватним сектором.

Проєкт «Публічне адміністрування та відновлення інфраструктури» (PAIR) працюватиме з органами місцевого самоврядування в постраждалих від війни громадах, щоб сприяти ефективному наданню критично важливих послуг у таких ключових сферах як охорона здоров’я, освіта, соціальний захист та адміністративні послуги. Зосереджуючи свої зусилля на відновленні надання послуг, розбудові спроможності органів місцевого самоврядування, проєкт має на меті сприяти зміцненню стійкості громад в умовах війни. 

Сфера відповідальності (основні функції):

Асистент(ка) проєкту відіграватиме ключову роль у щоденній координації, адміністративній підтримці та комунікації, забезпечуючи безперебійну операційну роботу стратегічного проєкту PAIR. Основні обов’язки включають використання інструментів управління проєктами для планування та відстеження прогресу, ведення графіків, документування та підготовку звітів та іншої проєктної документації. Асистент(ка) організовуватиме зустрічі, відстежуватиме виконання завдань та забезпечуватиме чітку комунікацію із зацікавленими сторонами. Також передбачена підтримка у розробці воркшопів, організації виїздів на місця та службових відряджень для проєктної команди. Ця роль вимагає впевненого володіння Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook), відмінних письмових і усних комунікаційних навичок, а також здатності ефективно розставляти пріоритети, працювати з кількома дедлайнами, швидко та самостійно знаходити рішення в умовах змін і багатозадачності.

Ключові обов’язки:

• Підтримка реалізації заходів проєкту PAIR відповідно до робочого плану, із забезпеченням відповідності технічним стандартам та встановленим термінам.
• Надання логістичної підтримки для проведення зустрічей, воркшопів та виїздів на місця.
• Ведення календарів, трекерів та графіків ключових результатів та подій.
• Підготовка протоколів зустрічей та планів подальших дій.
• Участь у підготовці та форматуванні звітів, презентацій, концептуальних записок, а також переклад проєктної документації.
• Ведення цифрової системи зберігання контрактів, звітів, кореспонденції та результатів діяльності.
• Сприяння внутрішній комунікації між технічними експертами, польовими командами та керівництвом.
• Допомога у підготовці закупівельної документації (PAR, TOR або RfA).
• Координація з відділом фінансів та адміністративним відділом для своєчасного опрацювання адміністративних операцій.
• Допомога технічній команді у комунікації з партнерами, постачальниками та грантоотримувачами.
• Допомога проєктній команді у підготовці звітності, фіксації досвіду та збору інформації для MEL-компоненту проєктної діяльності.

Кваліфікаційні вимоги:

• Ступінь бакалавра у сфері державного управління, міжнародних відносин, соціальних наук або іншій дотичній галузі.
• Щонайменше 1 рік досвіду роботи на адміністративній, координаційній або асистентській посаді, бажано в проєктах міжнародного розвитку.
• Високі організаційні навички та здатність працювати з кількома завданнями одночасно.
• Бажано – досвід роботи у складних багатодонорських проєктах міжнародної технічної допомоги. Бажано – досвід участі у проєктах відновлення.
• Впевнене володіння інструментами Microsoft Office, зокрема Excel і PowerPoint.
• Уважність до деталей, ініціативність та здатність дотримуватися дедлайнів.
• Розвинені міжособистісні та комунікаційні навички.
• Здатність працювати як самостійно, так і в команді.
• Відмінні комунікаційні навички (усні та письмові).
• Вільне володіння українською та англійською мовами.

Термін зайнятості/LOE:

Ця посада передбачає зайнятість на повний робочий день за однорічним контрактом (що підлягає продовженню за умови успішного досягнення особистих SMART-цілей).

Місце посади:

Основне місце роботи на цій посаді – Київ (Україна) з можливістю відряджень територією України (залежно від безпекової ситуації).

Підпорядкування:

Асистент(ка) проєкту «Відновлення інфраструктури» звітуватиме менеджеру проєкту «Відновлення інфраструктури».

Інструкції щодо подання резюме:

Подайте заявку за наступним посиланням до 26 вресня . Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine (GoU). Starting from 2025, PFRU-2 will be implementing a series of Strategic Projects, entitled to strengthen Ukrainian governments’ capacity and resilience in the face of Russian aggression to deliver essential support to local communities in collaboration with civil society, media and the private sectors. 

The Public Administration and Infrastructure Recovery (PAIR) strategic project will work with local governments in war-affected hromadas to effectively facilitate the delivery of critical services in the following key sectors: healthcare, education, social protection, and administrative services. Through focusing interventions on restoring service delivery, local government capacity building PFRU aims to facilitate more durable and resilient communities that can weather war-related shocks. 

Principal Services and Responsibilities (Essential Functions):

The Project Assistant who will play a key support role in day-to-day coordination, administration, and communications, ensuring the smooth functioning of PAIR project operations. Key responsibilities include using project management tools to plan and track progress, managing project schedules, documenting, and preparing reports and other documentation. The Project Assistant will organise meetings, follow up on action items, and communicate clearly with stakeholders. They will also support the design of workshops, site visits, and business trips for the project team. This role requires strong skills in Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook), excellent written and verbal communication, and the ability to prioritise tasks, manage multiple deadlines, and solve problems proactively in a fast-paced environment.

Key Responsibilities:

• Support the implementation of PAIR project activities according to the project work plan, ensuring alignment with technical standards and deadlines.
• Provide logistical support for meetings, workshops, and field visits.
• Maintain calendars, trackers, and timelines for key deliverables and events.
• Draft meeting notes, and follow-up action plans.
• Support the preparation and formatting of reports, presentations, concept notes, as well as the translation of the project documentation.
• Maintain a digital filing system of contracts, reports, correspondence, and deliverables.
• Assist in internal communication flows between technical experts, field teams, and management.
• Assist in preparing procurement documentation (PARs, TORs or RfAs).
• Coordinate with the finance and administration teams to ensure the timely processing of administrative transactions.
• Support technical team in communication with partners, vendors and grantees.
• Assist project team in leading reporting, collecting lessons learned, providing MEL inputs for the project activities.

Required Skills and Qualifications:

The Project Assistant would ideally have the following qualifications and experience:

• Bachelor’s degree in public administration, international relations, social sciences, or a related field.
• of experience in an administrative, coordination, or project support role, preferably within an international development project.
• Strong organisational and multitasking skills.
• Experience of working in complex multi-donor projects of international technical aid would be an asset. Experience in working with recovery-related projects would be an asset.
• Proficient in Microsoft Office Suite, including Excel and PowerPoint.
• Detail-oriented, proactive, and responsive to deadlines.
• Strong interpersonal and communication skills.
• Ability to work both independently and as part of a team.
• Strong communication skills (both verbal and written).
• Fluency in Ukrainian and English.

Duration of Assignment/LOE:

This will be a full-time, long-term position, based on extendable 1-year contract (prolonged upon successful completion/implementation of personal SMART-goals)

Location of Assignment:

The principal location of this assignment is Kyiv, Ukraine.

Reporting:

Project Assistant – Infrastructure Recovery  will report to Project Manager Infrastructure Recovery.

Application Details:

Apply using the following link by September 26th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application