Асистент/ка керівника / Executive Assistant

Загальна інформація

Програма «Партнерство за сильну Україну» Фаза-2 (PFRU-2) — це багаторічна донорська програма, що реалізується під управлінням Міністерства закордонних справ, справ Співдружності націй та розвитку (МЗС) Великої Британії у співпраці з українським урядом. Метою PFRU-2 є забезпечення українській державі кращих умов для керування інклюзивним відновленням і відродженням України в партнерстві з громадянським суспільством і приватним сектором в умовах російської агресії.

Основна мета посади:

Асистент(ка) керівника в якості довіреної особи надає адміністративну та координаційну підтримку менеджеру зі стратегічної взаємодії та звітності з метою забезпечення ефективної реалізації програмних процесів координації, звітування та управління. Він(вона) також надає підтримку керівнику групи (TL) та (за потреби) старшому керівництву (SMT). Асистент(ка) забезпечує безперебійний обмін інформацією, своєчасний супровід виконання завдань та логістичну підтримку зустрічей, заходів і звітування.

Основні завдання та обов’язки (ключові функції):

Асистент(ка) керівника відповідає за виконання наступних основних завдань та обов’язків:

Асистентська підтримка керівництва

• Надання повної адміністративної підтримки TL, включно з підготовкою кореспонденції, веденням електронного документообігу, протоколюванням зустрічей, організацією заходів, проведенням витрат, управлінням вхідною поштою та табелями обліку робочого часу.
• Стратегічне управління календарем і розкладом TL, зокрема балансування між численними пріоритетами та застосування нестандартних рішень при плануванні зустрічей.

Звітність і координація

• Допомога менеджеру зі стратегічної взаємодії та звітності у консолідації та форматуванні матеріалів для донорських звітів, інформаційних записок, квартальних звітів, програмного дайджесту.
• Забезпечення підготовки внутрішніх комунікаційних матеріалів, включно з щомісячними інформаційними бюлетенями.
• Оперативне винесення суттєвих і стратегічних питань на рівень менеджера зі стратегічної взаємодії та звітності й TL.
• Ведення консолідованого програмного трекера доручень, де фіксуються завдання за результатами засідань органів управління PFRU, нарад із МЗС Великої Британії, обговорень старшого керівництва (SLT та SMT).
• Допомога менеджеру зі стратегічної взаємодії та звітності в координації процесу квартального планування.
• Моніторинг строків і взаємозалежних завдань у квартальному робочому плані програми; винесення ризиків затримки на рівень менеджера зі стратегічної взаємодії та звітності й керівництва (SMT).
• Розсилання нагадувань про узгоджені доручення та подальша взаємодія з керівниками експертних напрямів і керівниками проєктів щодо їхнього виконання.

Заходи та зустрічі

• Організація логістики для участі TL та SMT у зовнішніх зустрічах і заходах, включно з забезпеченням транспортом, програмою та інформаційними пакетами.
• Взаємодія з відповідними підрозділами для забезпечення узгодження заходів із цілями програми.
• Супровід процесу підготовки засідань органів управління PFRU (МЗС Великої Британії, технічного, стратегічного та політичного комітетів), зокрема:
  • складання програми та консолідація матеріалів;
  • завчасна підготовка інформаційних пакетів до засідань;
  • протоколювання засідань.
• Моніторинг виконання і подальший супровід доручень за результатами засідань органів управління за запитом менеджера зі стратегічної взаємодії та звітності.
• Супровід процесу підготовки щотижневих та двотижневих засідань SLT, зокрема:
  • розсилка форми щотижневого засідання SLT не пізніше кінця робочого дня п’ятниці перед наступним засіданням у понеділок;
  • пропрацювання трекера доручень і перевірка статусу незакритих доручень;
  • фіксація нових доручень, узгоджених на засіданні;
  • складання програми двотижневого засідання SLT;
  • супровід процесу консолідації презентацій та надання учасникам документів для ознайомлення з метою інформаційної підтримки обговорення на засіданні SLT;
  • протоколювання обговорень і розсилка протоколів членам SLT.

Адміністративні питання

• Підготовка порядку денного для SLT; забезпечення повноти та своєчасної розсилки відповідних документів перед засіданнями; ведення протоколів та фіксація доручень; контроль за виконанням узгоджених доручень.
• Перевірка та опрацювання дозволів, погоджень і підписів, необхідних від TL.
• Надання підтримки іншим членам SMT у вирішенні адміністративних питань за окремим запитом.

Необхідні навички та кваліфікація:

Для успішного виконання обов’язків на цій посаді працівник(ця) повинен(на) вміти належним чином виконувати всі ключові обов’язки та завдання. Наведені нижче вимоги до кваліфікації відображають знання, навички та/або уміння, необхідні для виконання ключових обов’язків.

• Бажано досвід роботи в міжнародних донорських проєктах і виконання адміністративних завдань, зокрема вміння виконувати рутинні завдання та вирішувати операційні питання.
• Підтверджене вміння чітко та лаконічно спілкуватися усно та письмово, а також здійснювати ефективний супровід зустрічей.
• Для роботи на цій посаді обов’язковими є вміння зберігати конфіденційність, ухвалювати виважені рішення, тактовно поводитися та не втрачати самовладання.
• Уміння дотримуватися стандартних практик і процедур, виконувати завдання на базі загальних вказівок і контролю ходу їхнього виконання, а також робити вагомий внесок у кінцевий результат.
• Уміння виконувати кілька завдань одночасно з високою увагою до деталей, організованістю та ефективним тайм-менеджментом.
• Впевнене знання додатків MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Уміння ефективно працювати в умовах високого навантаження та стислих строків, проявляти гнучкість в управлінні змінними та конкуруючими пріоритетами.
• Підтверджені сильні організаційні навички, розсудливість та вміння працювати з конфіденційною інформацією.
• Уміння налагоджувати міцні робочі стосунки на всіх рівнях організації.
• Відмінні усні та письмові навички спілкування англійською та українською мовами.
• Уміння швидко вникати в завдання та знаходити рішення.

Рівень залучення (LOE):

Посада передбачає довгострокову повну зайнятість.

Місце роботи:

Основним місцем роботи на цій посаді є м. Київ (Україна), з можливістю відряджень до інших регіонів України (за умови погодження з боку безпекового підрозділу). Ця посада переважно передбачає роботу в офісі, віддалений режим потребує погодження.

Звітність:

Асистент(ка) керівника підпорядковується Менеджеру зі стратегічної взаємодії та звітності.

Інструкції щодо подання резюме: 

Подайте заявку за наступним посиланням до 4 серпня 2026. У полі «На яку посаду ви подаєтесь?» слід вибрати посаду CO 32 Executive Assistant. Для ролей, що вимагають знання англійської мови, англомовні резюме є бажаними (але не обов’язковими). Ми заохочуємо подавати заявки людей з інвалідністю. Заявки будуть розглядатися на постійній основі. Будь ласка, не телефонуйте. Chemonics зв’яжеться з фіналістами. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application

Background

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine – Phase 2 (PFRU-2) is a multi-year, multi-donor funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine. PFRU-2’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression.

Main Purpose of the Role:

The Executive Assistant (EA) provides trusted administrative and coordination support to the Strategic Engagement and Reporting Manager, enabling effective delivery of programme-wide coordination, reporting, and governance processes. The EA also supports the Team Leader (TL) and Senior Management Team (SMT) on an ad-hoc basis. This role ensures smooth information flow, timely follow-up, and logistical support for meetings, events, and reporting activities.

Principal Duties and Obligations (Essential Functions)

As Executive assistant, the Employee is responsible for the following principal duties and obligations:

 Executive Assistance

• Provide full administrative support to the TL, including drafting correspondence, maintaining electronic filing systems, minute-taking for meetings, event management, processing expenses, inbox and timesheet management.
• Manage TL’s calendar and diaries strategically, often balancing multiple priorities and applying creative solutions when scheduling meetings.

Reporting and coordination

• Assist the Strategic Engagement and Reporting Manager in compiling and formatting inputs for donor reports, briefing papers, quarterly reports, and programme digests.
• Lead on the preparation of internal coms, including monthly newsletters.
• Escalate substantive or strategic queries to Strategic Engagement and Reporting Manager and TL promptly.
• Maintain a consolidated Programme Action Tracker capturing tasks from the PFRU governance meetings, FCDO calls, SLT and SMT discussions.
• Support Strategic Engagement and Reporting Manager in coordination of the quarterly work planning process.
• Monitor deadlines and dependencies in the quarterly programme work plan; escalate any risks of delays to Strategic Engagement and Reporting Manager and SMT.
• Send reminders and follow up with technical leads and project managers on agreed actions.

Events and Meetings

• Organise logistics for TL and SMT participation in external meetings and events, including transportation, agendas, and briefing packs.
• Liaise with relevant teams to ensure events align with programme objectives.
• Support preparation for the PFRU governance meetings (FCDO, Technical Committee, Strategy Committee, Political Committee), including:
  • Drafting agendas and collating materials.
  • Preparing briefing packs in advance of meetings.
  • Drafting minutes of the meetings.
• Track and follow up on action points from governance meetings as directed by Strategic Engagement and Reporting Manager .
• Support preparation for the SLT weekly and bi-weekly meetings, including:
  • Circulating SLT Weekly Meeting Form not later than Friday (cob) for the upcoming Monday meeting.
  • Running through the action tracker and outstanding actions.
  • Capturing any new actions agreed during the meeting.
  • Compiling agenda for the SLT bi-weekly meeting.
  • Facilitating consolidation of any slides and document sharing to inform the discussion during SLT meeting.
  • Drafting minutes of the discussion and sharing with SLT.

Administration

• Prepare agendas for SLT; ensure relevant papers are complete and distributed prior to meetings; record minutes and action points; follow up on agreed actions.
• Check and process authorisations, approvals, and signatures required from the TL.
• Support other members of the SMT with ad hoc administrative requests. 

Required Skills and Qualifications:

To perform this job successfully, the Employee must be able to perform each essential duty, obligation and responsibility satisfactorily. The qualifications listed below are representative of the required knowledge, skills and/or abilities needed to perform the principal duties.

• Experience of working in international donor funded projects and dealing with administrative tasks preferred, with ability to handle routine tasks and operational issues.
• Demonstrable ability to communicate clearly and concisely, both verbally and in writing, and effective meeting handling.
• Responsibilities require discretion, judgement, tact, and poise.
• Ability to follow standard practices and procedures, receive general instruction and supervision on work progress, and make significant contribution to end re
• Ability to multitask with strong attention to detail, organisation, and time management.
• Strong knowledge of MS Office applications (Word, Excel and Power Point).
• Ability to work well under pressure with tight dead-lines, working flexibly to manage changing and competing priorities.
• Demonstrable strong organisational skills, discretion, and ability to manage confidential information.
• Ability to establish strong workplace relationships at all levels of the organisation
• Excellent oral and writing skills in English and Ukrainian
• Ability to quickly pick up tasks and find solutions.

Duration of Assignment/LOE:

This will be a full-time, long-term position. 

Location of Assignment:

The principal location of this assignment is Kyiv, Ukraine, with travel to other parts of Ukraine (security permitting). This assignment will be primarily in-person, with any remote work subject to approval.  

Management of the Assignment:  

The Executive Assistant will report to the Strategic Engagement and Reporting Manager.

Application Details: 

Apply using the following link by August 4th, 2026. You should select the position CO 32 Executive Assistantin the field “What position you are applying for?”. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists. 

PFRU-2 Recruitment – Candidate Application