Асистент(-ка) з фінансових питань (Finance Assistant)

Право на захист (Фонд) – провідна правозахисна громадська організація, яка комплексно працює над вирішенням проблем, пов’язаних з міграцією, її причинами та наслідками – шукає кандидата на посаду асистента(-ки) з фінансових питань.

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПОСАДУ

Асистент(-ка) з фінансових питань підпорядковується Фінансовому Директору і тісно співпрацює з командою фінансово-адміністративного відділу  та персоналом проекту.

ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

• Формування своєчасних і точних внутрішніх і зовнішніх фінансових звітів, включаючи місячні та річні фінансові звіти, забезпечуючи дотримання правил та політик Фонду і донорів;
• Здійснення аналізу фактичних витрат, прогнозування витрат.
• Контроль точності облікових записів проекту та підтримка плану рахунків.
• Встановлення і підтримка відповідного внутрішнього контролю витрачання коштів проектів.
• Контроль відповідності витрат проекту за звітом та банківською випискою.
• За потреби ініціювання перегляду бюджету реагуючи на зміну змісту проекту.
• Підготовка двохмовних (UA – ENG) договорів, актів, рахунків, нотатків, пояснень;
• Участь у дослідженнях та оглядах місцевого ринку товарів/послуг щодо їх ринкової вартості;
• Організація, відстеження та документування локальних закупівель, включаючи підготовку документів із запитами пропозицій за різними сценаріями закупівель, обробка отриманих пропозицій;
• Оцінка тендерних пропозицій, підготовка порівняльних звітів та складання висновку по проведеному тендеру, підготовка та розгляд проектів договорів; перегляд замовлень на закупівлю, контроль повноважень підписантів;
• Здійснення ідентифікації, перевірки кваліфікації та реєстрації постачальників;
• Перевірка постачальників за списками санкцій (ЄС, США) і збір доказів здійснених перевірок;
• Будь-яка інша діяльність, що призначена керівником для забезпечення реалізації проекта на рівні, який вимагається Фондом та/або донором;
• Інші обов’язки за дорученням керівника.
• Розуміння та виконання дотримання Кодексу поведінки та інших політик Фонду.

Далі повний текст оголошення…

INTRODUCTION

The Right to Protection (R2P) is a leading human rights NGO that works comprehensively to solve problems related to migration, its causes and consequences – seeking a candidate to fill the position of Finance Assistant.

POSITION’S OVERALL OBJECTIVES

The Finance Assistant reports to the Head of Finance/Admin (HoFA) and works closely with the fin/admin team and project staff.

DUTIES & RESPONSIBILITIES

• Oversee the routine generation of timely and accurate internal and external financial reports, including monthly and annual financial statements.
• Prepare financial reporting while ensuring compliance with R2P and donor regulations;
• Provide financial analyses, reports and forecasts to management.
• Oversee the accuracy of the project accounting records and maintain the chart of accounts.
• Establish and monitor adequate internal controls.
• Supervise month-end closings and bank reconciliations.
• Review project award and subaward documents and budgets as needed.
• Prepare double language (UA – ENG) contracts, acts, invoices;
• Participate in market research and surveys of local market for procurement of goods/services;
• Organize, trace, document local procurement actions including preparation of RFQs, ITBs or RFPs documents, process received quotations, bids or proposals; 
• Evaluate bids, prepare bid comparison and draft bid summary, award of contracts; review of procurement orders, monitor the signature with proper signing authority;
• Perform the identification, review, qualification and registration of suppliers; 
• Verify suppliers against sanction lists (EU, US) and collect records to prove verifications made;
• Any other responsibility deemed necessary or as delegated by the supervisor in order to meet the level of service requires by the Organisation and/or donor;
• Other duties as assigned by supervisor.
• Understand and ensure the observance of the R2P Code of Conduct.

REQUIRED QUALIFICATIONS

• Graduate degree in Accounting/Finance and a minimum of one year of relevant work experience, preferably in the NGO sector;
• Experience providing financial, admin, procurement support with international organizations;
• Honest and trustworthy, reliable, rigorous and well organized;
• Able and willing to learn to extend his/her scope of work;
• Able to manage priorities, take initiatives and work without constant supervision;
• Excellent Microsoft Office skills;
• Fluency in Ukrainian, Russian, and English;
• Highly motivated self-starter.

WE OFFER

R2P will offer the successful applicant:

• A contract till December 30, 2022, renewable dependent on  performance and funding;
• Opportunity to work with one of the strongest Ukrainian human rights and humanitarian NGO;
• Mentorship;
• Team full of energy and joy;
• Respect for work/life balance.

APPLICATION PROCESS

Send a cover letter and résumé to [email protected] with the title ‘Finance Assistant. Responses will be sent only to those individuals who were selected for the interview. No phone calls, please.

APPLICATIONS CLOSE DATE

10 September 2022. If an appropriate candidate is identified, R2P reserves the right to recruit ahead of this deadline.