Адміністративний/а асистент/ка

БФ “Право на захист” (Фонд) – провідна правозахисна громадська організація, яка комплексно працює над вирішенням проблем міграції, її причин та наслідків – шукає кандидата на посаду Асистента(-ки) з адміністративних питань в місті Київ.

ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ ПРО ПОСАДУ

Асистента(-ка) з адміністративних питань підпорядковується Менеджеру адміністративного відділу та командою фінансово-адміністративного відділу Фонду.

ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

• Забезпечення щоденного функціонування офісу (пошта, канцелярія, вода, кавомашина, техніка тощо);
• Контроль за чистотою, безпекою та порядком у приміщенні;
• Координація роботи прибирального персоналу, охорони, технічного обслуговування;
• Ведення графіка використання офісних приміщень, переговорних, транспортних засобів;
• Організація внутрішніх зустрічей, тренінгів, корпоративних подій;
• Адміністративна підтримка команди (бронювання квитків, готелів, відряджень, замовлення таксі тощо);
• Ведення ділового листування, підготовка документів, звітів, актів;
• Закупівля офісних товарів, води, кави, побутових та господарських засобів;
• Ведення обліку матеріальних цінностей, обладнання, меблів;
• Контроль стану техніки, координація ремонту, обслуговування, оренди;
• Співпраця з постачальниками, підрядниками, укладання договорів (за потреби);
• Підтримка в актуальному стані баз даних і контактів підрядників;
• Взаємодія з бухгалтерією щодо рахунків, актів, оплат;
• Взаємодія з іншими відділами — HR, IT, фінансовим, адміністративним;
• Надання інформації про послуги, розташування, супровід відвідувачів до відповідних працівників;
• Бронювання переговорних кімнат; координація роботи кур’єрів;
• Допомога в організації заходів за потреби;
• Будь-яка інша відповідальність, яка вважається необхідною або делегована керівником для забезпечення рівня обслуговування, який вимагається Фондом та/або донором;
• Дотримуватись Кодексу поведінки та Політик Фонду.

ПРОФЕСІЙНІ ВИМОГИ

• Вища освіта в галузі менеджменту, адміністрування або іншій відповідній галузі і щонайменше один рік відповідного досвіду роботи, бажано в секторі НУО;
• Досвід роботи на аналогічній посаді не менше 1 року;
• Гарні комунікативні, організаційні навички;
• Здатність і готовність навчатися;
• Здатність встановлювати пріоритети, ініціативність та самостійність у виконанні поставлених завдань;
• Відмінні навички роботи з Microsoft Office;
• Вільне володіння українською, знання англійської мови буде перевагою;
• Гнучкість та відповідальність.

МИ ПРОПОНУЄМО

Фонд пропонує успішному кандидату:

• Контракт до 30 грудня 2025 року з можливістю продовження, що залежатиме від виконання завдань та подальшого фінансування;
• Можливість працювати з однією з найсильніших українських правозахисних та гуманітарних НУО;
• Наставництво.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВКИ

Надсилайте резюме на адресу [email protected] з назвою посади “Адміністративний асистент, Київ”. Відповіді будуть надіслані лише тим особам, які були відібрані для співбесіди. Будь-ласка не телефонуйте додатково.

ДАТА ЗАВЕРШЕННЯ ПРИЙОМУ ЗАЯВОК

14 листопада 2025 року. Якщо буде визначено відповідного кандидата, Фонд залишає за собою право дострокового завершення конкурсу.