Адміністративний/а асистент/-ка

Загальна інформація:

Програма USAID з аграрного і сільського розвитку (АГРО) є семирічним проектом міжнародної технічної допомоги, що впроваджується компанією «Кімонікс Інтернешнл Інк.» у рамках Договору про співпрацю з Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) починаючи з 15 листопада 2019 р.

Метою Програми є прискорення економічного розвитку сільських громад України, що потребують найбільшої підтримки, шляхом покращення управління в сільськогосподарському секторі, що сприятиме розвитку більш продуктивних, сучасних та прибуткових мікро-, малих та середніх сільськогосподарських підприємств (ММСП), які успішно інтегруватимуться в конкурентні українські та міжнародні ринки.

З метою забезпечення швидкого реагування на продовольчу кризу, що розгортається в Україні та світі, АГРО працює задля відновлення сільськогосподарського сектору, зокрема його модернізації, підвищення ефективності та диверсифікації, що в свою чергу сприятиме довгостроковому економічному відновленню України та покращенню глобальної продовольчої безпеки.

Кімонікс-АГРО працює над втіленням започаткованої USAID Ініціативи на підтримку стійкості агросектору (Agriculture Resilience Initiative) – AGRI-Україна – з метою зміцнити виробництво та експорт української аграрної продукції та сприяти пом’якшенню загальносвітової продовольчої кризи, яка поглиблюється внаслідок розв’язаної Росією брутальної війни. АГРО зосереджує свою увагу на таких напрямах діяльності як закупівля і передача критично важливих матеріально-технічних ресурсів аграріям, розширення доступу аграріїв до фінансування, надання ММСП послуг з сушіння, зберігання та переробки сільськогосподарської продукції.

Мета роботи:

Адміністративний асистент є відповідальним за широкий спектр  обов’язків з адміністративних питань. Адміністративний асистент працює безпосередньо з усіма співробітниками і несе відповідальність за професійне адміністрування Програмою і роботу рецепції належним чином

Основні обов’язки та зобов’язання (основні функції):

• Забезпечення повної відповідність адміністративної діяльності правилам, положенням, політикам і стратегіям USAID
• Надання підтримки адміністративної та операційної діяльності для забезпечення якості, ефективності та результативності проектної діяльності

• Відповідь на телефонні дзвінки або повідомлення; надсилання електронної пошти; періодична підготовка і відправлення пакунків кур’єрською поштою
• Відповіді на запити в загальній поштовій скринці електронної комунікації
• Ведення адміністративних систем, в тому числі, але не обмежуючись журналами реєстрації, файловою системою і трекерів
• Копіювання і належне зберігання у папках всієї проектної кореспонденції і документації. Записування протоколів засідань на нарадах співробітників Прoграми
• Контакти з відвідувачами та персоналом, організація зустрічей
• Переклад простих листувань, якщо це необхідно
• Перегляд і поширення вхідної кореспонденції, ведення журналу прийому
• Привітання і запрошення відвідувачів і гостей до офісу Прoграми, і, у разі необхідності, пропонування їм наїдків і напоїв
• Комунікації з партнерами Прoграми в міру необхідності, підготовка проектної кореспонденції, зберігання у папках всієї відповідної кореспонденції у паперовому і електронному вигляді і полегшення комунікації між офісом Програми «АГРО» і головним офісом компанії «Кімонікс»
• Супровід організації адміністративних закупівельних процесів
• Контролює забезпечення канцелярськими товарами, та товарами забезпечення життєдіяльності офісу, включаючи ведення списку запасів канцелярського приладдя, розподіл канцелярського приладдя відповідно до вимог персоналу та ведення журналу розподілу
• Надання допомоги в закупівлі необхідних товарів і послуг для потреб Прoграми «АГРО», канцелярського приладдя і матеріалів (наприклад, для проведення семінарів та практикумів), забезпечення достатнього запасу офісних товарів (папір, тонери, канцелярські товари, санітарно-гігієнічні засоби тощо) для щоденного використання в офісі
• Ведення файлування кореспонденції, що забезпечує збереження конфіденційних матеріалів
• Ведення файлів і записів, що стосуються обслуговування офісу.
• Надання супроводу в утриманні приміщень та комунальних послуг
• Підтримувати актуальні файли та записи для всього адміністративного відділу;
• Забезпечення логістичної підтримки семінарів та інших зустрічей;
• Допомога в підготовці адміністративних платежів на замовлення
• Адміністративна підтримка організації конференцій, семінарів, ретритів
• Отримання даних з різних джерел.
• Дослідження та пошук статистичних даних із внутрішніх та зовнішніх джерел; підготовка статистичних схем, таблиць і звітів за запитами.
• Контроль за термінами, прийнятими зобов’язаннями, вжитими діями та координацією збору та подання звітів керівнику підрозділу.
• Проведення на вимогу періодичних досліджень, пов’язаних з Програмою.
• Участь в регулярних обговореннях Прoграми про стан Прoграми і плани роботи.
• Допомога технічним фахівцям команди в організації зустрічей, поїздок і заходів по мірі необхідності.
• Підготовка інформаційних матеріалів про проект і зберігання таких матеріалів у відповідному стані, готовому для розповсюдження серед зацікавлених сторін
• Надання допомоги у веденні точного обліку майна Прoграми, в т.ч. фіксація його місця розташування, користувачів, власників і стан.
• По мірі необхідності – написання, складання, виготовлення копій, переклад і розповсюдження кореспонденції, пропозицій, звітів, контрактів, субпідрядів та інших проектних документів
• Виконання будь-яких інших завдань, поставлених директором Програми або директором з фінансових і адміністративних питань, або уповноваженими ними особами, відповідно до кваліфікації працівника, цієї посадової інструкції, а також загальних вимог Програми «АГРО»
• Робота в програмі Microsoft Teams для виконання поставлених завдань та співпраці з персоналом програми
• За вказівкою – участь у зборі та аналізі даних моніторингу і оцінки (MEL)
• На вимогу – підготовка розділів звітів, планів, історій успіху і подібних документів
• Участь у регулярних обговореннях «АГРО» на тему Співпраці, Навчання та Адаптації (CLA).

Умови і терміни роботи:

Для роботи на цій посаді передбачається укладення строкового трудового договору терміном дії на один рік на умовах повної зайнятості з можливою щорічною пролонгацією до завершення строку впровадження Програми (13 листопада 2026 р.) за умови включення відповідних завдань до наступних Річних планів робіт Програми.

Визначене місце роботи: м. Київ.

Працівник/Працівниця може періодично їздити у відрядження в інші регіони України.

Необхідні навички та професійна кваліфікація:

• Мінімум рік досвіду роботи асистентом з аналогічними функціями, обов’язками та відповідальністю, бажано у фінансованому USAID або іншим донором проекті МТД;
• Середня спеціальна освіта або незакінчена вища освіта за напрямком бухгалтерія, фінанси, економіка чи за іншими дотичними напрямками. Середня освіта з додатковими 2 роками релевантного досвіду роботи буде прийнятною. Ступінь бакалавра (або еквівалент) за спеціальністю бухгалтерський облік, фінанси або економіка буде перевагою;
• Підтверджена здатність працювати професійно, конструктивно, в команді, вчасно виконувати поставлені задачі, ефективно комунікувати, співпрацювати з різноманітними партнерами, долати складнощі роботи;
• Вміння приділяти увагу деталям;
• Сильні організаційні, адміністративні, міжособистісні комунікаційні здібності, вміння виконувати різноманітні задачі одночасно, здатність працювати з орієнтацією на замовника;
• Вміння працювати як незалежно, так і в команді, координувати роботу інших в ефективний та успішний спосіб;
• Різнобічність і адаптивність, принциповість, позитивний підхід до справ;

• Вільне володіння українською мовою;
• Володіння англійською мовою на рівні, достатньому для виконання професійних обов’язків;
• Впевнений користувач програм MS Office 365; Високий рівень володіння програмою Excel;
• Успішний досвід роботи у багатонаціональних і багатомовних колективах, роботи під тиском та в умовах стислих термінів. Бажаний попередній досвід роботи у міжнародних донорських проектах.

Зацікавлених кандидатів просимо надсилати резюме та супровідний лист на електронну адресу [email protected] не пізніше 31 грудня 2023 р. з поміткою “Administrative Assistant” та Вашим прізвищем у темі листа. Резюме та супровідні листи кандидатів розглядатимуться по мірі надходження, відтак просимо подавати заявки якомога раніше. Будь-ласка, жодних запитів за телефоном, ми зв’яжемося тільки з фіналістами.