Адміністративний координатор/ка

Опис вакансії

Вступ:

У 2024 році Україна оголосила обов’язкову евакуацію через посилення обстрілів і повітряних атак російських сил на прифронтові регіони. Щоденні обстріли Харківщини, Сумщини та Донеччини призвели до значної внутрішньої міграції, а понад 15?000 цивільних у Покровську перебувають під безпосередньою загрозою. За даними ООН, понад 300000 людей у цих регіонах потребують підтримки, але фінансові ресурси для евакуації обмежені.

Проєкт «Екстрена допомога та підтримка евакуації» від Team4UA пропонує комплексне рішення, що забезпечує безпечне транспортування і тимчасове житло для цивільних із зон ризику. Консорціум ТЕРА, створений Team4UA спільно з українськими НУО, включає «Схід SOS», як провідним асоційованим партнером, а також Благодійна організація «Координаційний центр допомоги» та «Ангели порятунку», як члени Консорціуму, координує евакуаційні зусилля з фокусом на вразливих групах населення.

Team4UA Опис:

Team4UA — українська благодійна організація, створена в березні 2022 року, з досвідом у сфері надзвичайної допомоги, відновлення та інноваційних проєктів реконструкції. Ми співпрацюємо з агентствами ООН (ВПП, ЮНІСЕФ) та міжнародними організаціями і фондами (Mercy Corps, TED). З моменту заснування Team4UA надала гуманітарну допомогу 2,3 мільйонам осіб, зокрема реалізувала такі проєкти, як будівництво школи у Львові за допомогою технології 3D-друку з бетону.

Team4UA була створена командою колишніх технологічних підприємців, які об’єднали свої навички та досвід для вирішення найважливіших довгострокових потреб України. Організація має великий досвід роботи у прифронтових регіонах та районах, що найбільше постраждали від бойових дій, зокрема поблизу кордону з росією. Від початку повномасштабного вторгнення наша діяльність охоплює найважкодоступніші регіони, а також ті, де найбільше зосереджені внутрішньо переміщені особи або люди, що повертаються додому.

Команди Team4UA базуються у Львові, де забезпечують адміністративну та фінансову підтримку, у Києві, де знаходиться наша штаб-квартира, та у Дніпрі, де здійснюються операційна діяльність, моніторинг та оцінка проєктів.

Загальний опис посади:

Адміністративний координатор забезпечує ефективну адміністративну підтримку. Основні обов’язки включають організацію та координацію адміністративних процесів, ведення діловодства, забезпечення офісу необхідними матеріалами, організацію зустрічей, відряджень та комунікацію між керівництвом та працівниками.

Адміністративне координування

• Організація та координація адміністративних процесів в офісі.

• Контроль порядку, забезпечення офісу матеріалами, ресурсами та обладнанням.

• Ведення діловодства, облік та архівування документів.

• Підтримка документообігу між офісами, розподіл кореспонденції.

• Контроль руху активів фонду.

• Підготовка та подання звітності щодо адміністративних витрат, подання платежів.

 Підтримка керівництва

• Планування та контроль робочого графіку директора.

• Організація зустрічей: підготовка порядку денного, узгодження часу та місця, інформування учасників.

• Участь у зустрічах (онлайн/офлайн), ведення нотаток, підготовка коротких звітів.

• Виконання доручень топ-менеджменту.

 Відрядження та логістика

• Оформлення відряджень працівників та керівництва.

• Бронювання транспорту, проживання, підготовка супровідної документації.

• Супровід керівництва у відрядженнях, координація логістики.

Комунікація та представництво

• Забезпечення комунікацій між керівництвом і працівниками.

• Поширення важливої інформації, інструкцій, документів.

• Представництво організації в органах влади, ЗМІ, установах, підприємствах, у взаємовідносинах із зарубіжними партнерами (за дорученням керівника).

Договірна та зовнішня взаємодія

• Укладання та супровід договорів (готелі, послуги тощо).

• Взаємодія з постачальниками, партнерами, підрядниками з адміністративних питань.

• Організація заходів за участю керівництва.

 Мовна підтримка

• Переклад документів (англійська мова) — письмово та усно.

• Забезпечення ефективного спілкування між керівництвом та учасниками зустрічей.

Стандартизація документообігу

• Розробка та впровадження внутрішніх і зовнішніх стандартів ділових документів.

Умови роботи: 

Ми пропонуємо роботу в молодій, амбітній команді, яка активно розвивається та має чітке бачення своєї місії. Посада базуватиметься в Києві.

Соцпакет: організація забезпечує оплачувані відпустки, лікарняні, медичне страхування, а також необхідну оргтехніку для роботи.

Різноманіття, рівність і інклюзія Ми прагнемо до формування команди з різним досвідом, поглядами та навичками для вирішення викликів України. Створюємо культуру довіри, де кожен може реалізувати свій потенціал. Інклюзія та рівність для нас — безперервний процес навчання та вдосконалення.

Рівні можливості працевлаштування Team4UA — роботодавець рівних можливостей. Ми не допускаємо дискримінації за будь-якою ознакою, поважаючи розмаїття. Забезпечуємо повагу, безпеку й рівні шанси для всіх.

Захист та етика Ми гарантуємо гідне ставлення до всіх, з ким співпрацюємо. Дотримуємось принципів захисту, запобігаємо будь-яким проявам насильства чи експлуатації. Усі співробітники зобов’язані дотримуватись етичних норм і Кодексу поведінки Team4UA, пройшовши навчання з основ захисту.

Резюме надсилайте на [email protected]