Адміністратор(ка) головного офісу Київ

Громадська організація «АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ» в рамках проєкту «Посилення лідерської та організаційної спроможності ЛГБТІК+ спільнот в умовах війни», за підтримки Данської ради у справах біженців, в пошуку Адміністратора(ки) головного офісу в місті Київ.

Про Організацію:

ГО «АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ» спеціалізується на наданні послуг з ВІЛ/СНІДу, вірусних гепатитів та інфекцій, що передаються статевим шляхом (ІПСШ) серед чоловіків, які практикують секс з чоловіками (ЧСЧ); зосереджена на розвитку та консолідації ЛГБТІК+ спільноти; захист прав людини та сприяння зменшенню гомо-, бі- та трансфобії в українському суспільстві.

Основні обов’язки Адміністратора(ки) головного офісу:

1. Координація щоденної роботи головного офісу організації, підтримка його функціонування та належного стану.
2. Адміністративна підтримка керівництва та співробітників проєкту та організації. Вирішення поточних організаційних питань для забезпечення комфортних умов праці.
3. Прийом, фіксація, розподіл і відправка вхідної та вихідної поштової кореспонденції та поштових відправлень..
4. Забезпечення роботи “гарячої лінії”, обробка вхідних телефонних дзвінків, збір та фіксація зворотного зв’язку через телефон, месенджери (телеграм, вайбер, вотсапп тощо) та електронну пошту організації.
5. Закупівля, облік та розподіл офісного приладдя і канцтоварів.
6. Організація зустрічей, нарад і заходів на території головного офісу та онлайн, включаючи бронювання приміщень та створення посилань на зустрічі на онлайн-платформі..
7. Координація роботи з постачальниками послуг (прибирання, кур’єрська доставка, технічне обслуговування). Контроль оплати рахунків за комунальні та інші послуги, пов’язані з функціонуванням офісу.
8. Ведення та систематизація внутрішньої документації відповідно до встановлених стандартів.
9. Складання графіку роботи головного офісу. Організація прийому відвідувачів і гостей.
10. Контроль за дотриманням правил пожежної безпеки, безпеки відвідувачів та порядку в офісному приміщенні.
11. Участь у робочих зустрічах та інших заходах команди проєкту та ГО “АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ”, а також у тренінгах, вебінарах та інших зустрічах, задля підвищення своїх професійних навичок та/або запобігання професійному вигоранню.
12. Здійснення звітування за встановленими формами та у встановлені строки. 

Зайнятість та формат роботи: повна, офіс (центр).

Умови здійснення оплати:

Оплата послуг здійснюється в кінці кожного календарного місяця в безготівковій формі після надання послуг та підписання Акта про надання послуг. Передоплата не передбачена. Бажано мати ФОП ІІІ групи.  

Вимоги до кандидата_тки: 

• Особиста ідейна згода з метою та завданнями адвокаційної та правозахисної діяльності організації. 
• Бажане фактичне проживання в Києві. 
• Креативне мислення, організаторські здібності, хороші комунікаційні навички, висока самоорганізація, націленість на результат.  
• Відсутність явного чи потенційного конфлікту інтересів. 

Перелік документів, що необхідно подати:

Резюме та комерційну пропозицію (обов’язково вказати бажану вартість послуг за календарний місяць надання послуг).

Документи подаються в електронному вигляді на адресу [email protected]  з поміткою в темі листа «Адміністратор(ка) головного офісу». 

Термін подання документів:  до 9 травень 2025, включно.

За додатковою інформацією звертатися до ГО «АЛЬЯНС.ГЛОБАЛ» за телефоном: +380632462510, до Олени Лугової, е-mail: [email protected].