23.05.2018

Офіс-менеджер (м.Київ)

ЗАВЕРШЕНО

«Конвіктус» – це неурядова організація, яка працює у трьох країнах світу – Швеції, Естонії та Україні, надаючи підтримку уразливим верствам населення для покращання якості їхнього життя та здоров’я. Діяльність організації в Україні бере початок із 2006 року. Вже більше 10 років «Конвіктус» є надійним партнером державних установ та громадських організацій у реалізації програм протидії ВІЛ-інфекції, туберкульозу, іншим соціально небезпечним хворобам, реінтеграції колишніх ув’язнених у суспільство та надання допомоги жінкам, які постраждали від насильства.

ОСНОВНІ ФУНКЦІОНАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ:

Ведення документообігу Організації, ведення ділової переписки; робота з вхідною та вихідною документацією
Участь у написанні проектних заявок Організацією
Підготовка звітів, листів, статтей та інших документів
Офісний менеджмент: забезпечення працівників офісу необхідними канцелярськими та іншими матеріалами необхідними для роботи; аналіз і визначення потреб у матеріально-технічному забезпеченні й обслуговуванні офісу; організація отримання кореспонденції за юридичною, поштовою і фактичною адресами та інше
Розвиток підходу «зелений офіс»; створення затишку та комфорту в офісі
Координація роботи прибиральника та забезпечення належного утримання та експлуатації приміщень офісу відповідно до правил і норм санітарії
Координація роботи системного адміністратора/IT менеджера Організації
Організація робочих зустрічей персоналу, партнерів та керівника Організації (логістичне забезпечення, надсилання запрошень, повідомлень, підготовка необхідних документів)
Взаємодія з партнерами організації: листування, звітність, організація зустрічей.
Організація відряджень працівників (замовлення квитків, готелю та інше).
Письмовий та усний переклад (англійська/українська/російська мови).
Організація процесу проведення закупівлі всіх необхідних матеріалів для здійснення проектної діяльності та роботи офісів Оранізації.
Виконання доручень та розпоряджень керівника Організації.

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО КАНДИДАТА:

Вища освіта в сфері менеджмента/ адміністрування / журналістики/ соціальної роботи/ філології / реклами / зв’язків з громадськістю/іноземні мови, інше.
Досвід адміністрування різних робочіх процессів
Досвід роботи на аналогічній посаді від 1 року
Вміння парцювати в мультизадачному режимі
Знання основ ділового листування та спілкування
Вільне володіння англійською мовою (усна та письмова для ділових перекладів, рівень ADVANCED)
Особисті якості та навички: системне мислення, високий равень особистої самоорганізації, вміння організувати та структурувати свій робочий час, вміння розставляти приорітети, наявність активної життєвої позиції, високий рівень відповідальності, увага до деталей, неконфліктність, уміння ефективно працювати в умовах часових обмежень і великої кількості пріоритетів і проектів, уміння швидко знаходити необхідну інформацію, вміння працювати в команді.

МИ ПРОПОНУЄМО: