Запит на подання заявок для програми Український фонд швидкого реагування IREX

Кінцевий термін подання: 4 січня 2026 

Кінцевий час подання: 23:59 за Києвом 

Тема: Запит на подання заявок (RFA) № FY26-URRF-Emergency Preparedness 

Український фонд швидкого реагування (URRF) IREX 

Посилання: Видано в рамках проєкту Ради міжнародних наукових досліджень та обмінів (IREX) / URRF, що фінансується Державним департаментом США. 

Цей Запит на подання заявок (далі – RFA) містить інформацію, необхідну для напрацювання та подання пропозиції для розгляду. Заявники повинні уважно ознайомитися, зрозуміти та дотримуватися всіх інструкцій, вимог і умов, викладених у цьому RFA. Недотримання цих вимог здійснюється на власний ризик заявника та може призвести до відхилення заявки. 

Для реалізації проєкту до гранту можуть бути включені витрати (як прямі, так і непрямі), які вважаються обґрунтованими та допустимими, а також відповідають стандартам витрат, а саме: Стандартні умови Державного департаменту США та 2 CFR 200 Підрозділи A–E.  

Цей RFA складається з цього супровідного листа, Додатку А та решти Додатків. 

Публікація цього RFA не означає зобов’язання щодо надання гранту з боку IREX або програми URRF, а також не зобов’язує IREX та URRF покривати витрати, понесені під час підготовки та подання заявки. Заявки подаються на власний ризик заявника. Усі витрати на підготовку та подання несе виключно заявник. 

Дякуємо за Вашу зацікавленість у Програмі URRF та діяльності IREX.

ДОДАТОК A 

РОЗДІЛ I: ОПИС МОЖЛИВОСТІ ФІНАНСУВАННЯ 

A. Передумови програми

Програма Український фонд швидкого реагування (URRF) – це п’ятирічна програма, що фінансується Державним департаментом США (DOS) та втілюється IREX. Загальна мета URRF: реагувати на нагальні потреби та підвищувати стійкість уряду України, громадянського суспільства та цивільного населення в умовах російського вторгнення, підтримуючи національну систему стійкості України. 

B. Цілі програми:

• Швидке та гнучке реагування: Забезпечити швидкі та гнучкі механізми допомоги цивільним та ключовим групам громадянського суспільства для запобігання найгіршим наслідкам бойових дій.  
• Посилена координація: Зміцнити планування та координацію між урядом, між урядом і громадянським суспільством, а також між урядом, громадянським суспільством і зовнішніми партнерами для більш ефективного реагування. 

C. Пріоритети активностей у даному RFA 

У межах цього конкурсу IREX планує підтримати один проєкт, спрямований на підвищення готовності територіальних громад разом із їхніми підрозділами місцевої пожежної охорони (МПО) та/або добровільної пожежної охорони (ДПО). Проєкт також може бути спрямований на зміцнення стійкості територіальних громад через інші існуючі механізми реагування на надзвичайні ситуації для ефективного планування, координації та реагування на потенційні катастрофи, спричинені російським вторгненням або іншими загрозами. 

Проєкти можуть включати посилення спроможності: 

• органів місцевого самоврядування; 
• місцевої та/або добровільної пожежної охорони (МПО/ДПО); 
• відповідних муніципальних установ; 
• організацій громадянського суспільства, волонтерів та мешканців. 

Ці суб’єкти повинні працювати спільно, дотримуватися встановлених процедур і протоколів, обмінюватися ресурсами та використовувати навички й компетенції, необхідні для виконання своїх ролей у забезпеченні безпеки громад і готовності до надзвичайних ситуацій. 

Усі запропоновані проєкти повинні бути безпосередньо пов’язані з обставинами, викликаними війною, та сприяти досягненню загальної мети Програми URRF – зміцненню стійкості України або вирішенню нагальної потреби, пов’язаної з війною. Запропоновані заходи мають бути значущими та вимірюваними.  

IREX очікує, що обрана ГО або консорціум ГО реалізуватиме цільові заходи за такими напрямами: 

• зміцнення місцевої спроможності з планування та підготовки до надзвичайних ситуацій у п’яти пілотних громадах;  
• підвищення операційної спроможності МПО/ДПО та/або інших існуючих механізмів реагування на надзвичайні ситуації;  
• забезпечення сталості роботи механізмів реагування на надзвичайні ситуації.

D. Ілюстративні заходи 

Пропозиції проєктів та бюджети повинні включати, але не обмежуватися такими заходами: 

• Запропонувати підхід і базові критерії для відбору п’яти пілотних громад; 
• Провести локалізовані оцінки ризиків у вибраних громадах, визначивши ключові вразливості, небезпечні об’єкти та потенційні наслідки масштабних катастроф (включно з воєнними та природними загрозами); 
• Підтримати розробку або оновлення п’яти паспортів ризиків громад відповідно до методичних вимог ДСНС, Міжвідомчої комісії з зонування територій та найкращих міжнародних практик, включно з відповідними стандартами ЄС; 
• Розробити п’ять місцевих планів реагування на катастрофи (надзвичайні ситуації) через партисипативні процеси, залучаючи ключові установи та групи мешканців, а також сприяти багатосторонній координації на рівні громади, що залучає місцеву адміністрацію, представників ДСНС, місцевих добровольців та представників неурядових організацій; 
• Провести навчальні сесії з мапування ризиків, планування дій у надзвичайних ситуаціях та інших відповідних тем для щонайменше 100 місцевих посадовців, служб швидкого реагування, зацікавлених організацій громадянського суспільства, волонтерів та інших релевантних учасників. 
• Визначити прогалини в обладнанні та навчанні серед місцевої та/або добровільної пожежної охорони (МПО/ДПО) або інших органів, відповідальних за реагування на надзвичайні ситуації у п’яти цільових громадах, на основі паспортів ризиків громад та планів реагування на катастрофи. Оцінити спроможність місцевих органів влади покрити ці потреби та підтримати їх у визначенні потенційних ресурсів, включно з місцевими бюджетами та іншими механізмами фінансування. У випадках, де це обґрунтовано, IREX може розглянути можливість доповнення ресурсів громади через допомогу у негрошовій формі (наприклад, цільове обладнання та/або захисне спорядження для рятувальників). 
• Провести практичні тренінги з розвитку навичок реагування на надзвичайні ситуації, гасіння пожеж, пошуку та порятунку, а також використання сучасних технологій реагування (включно з роботизованими та дистанційно керованими системами) для щонайменше 250 учасників: членів місцевої та/або добровільної пожежної охорони (МПО/ДПО), рятувальників, зацікавлених організацій громадянського суспільства, волонтерів та інших відповідних осіб, які мають ролі в планах готовності громади до надзвичайних ситуацій. 
• Здійснити комплексну оцінку законодавчих прогалин і розробити щонайменше два нормативні акти (закони та/або підзаконні акти), які забезпечать ефективну роботу механізмів реагування на місцевому та національному рівнях. Сприяти обміну знаннями та поширенню найкращих практик у моделюванні катастроф і підготовці до них від п’яти пілотних громад до щонайменше двадцяти додаткових громад. 
• Запропонувати механізми для забезпечення сталості моделі готовності до надзвичайних ситуацій та інституціоналізації навчання та експертизи, розроблених у рамках проекту, з релевантними організаціями. 

Заявники можуть пропонувати додаткові заходи, що сприяють досягненню мети та завдань цього RFA. 

РОЗДІЛ II: ІНФОРМАЦІЯ ПРО ГРАНТ 

За умови наявності коштів IREX очікує надати один грант у розмірі від 200 000 доларів США до 250 000 доларів США. 

Очікуваний період виконання: лютий 2026 р. – січень 2027 р. IREX залишає за собою право: 

• Фінансувати будь-яку або жодну із поданих заявок.  
• Коригувати кількість грантів, суми грантів та період виконання.  
• Не надавати жодного гранту за результатами цього RFA. 

Одна організація або консорціум організацій може подати одну пропозицію для розгляду. IREX братиме участь на всіх етапах реалізації гранту, як зазначено в грантовій угоді. 

Витрати до отримання гранту не дозволяються та не підлягають відшкодуванню. 

Норми, які застосовуються: 

Стандартні умови та положення Державного департаменту США та 2 CFR 200 Єдині адміністративні вимоги, Підрозділи A–E.  

РОЗДІЛ III: ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПРАВО НА УЧАСТЬ 

Заявники повинні відповідати всім наведеним нижче критеріям: 

Реєстрація та правовий статус 

• Бути офіційно зареєстрованими як юридична особа відповідно до законодавства України 
• Діяти відповідно до всіх застосовних цивільних, фінансових та інших норм
• Не бути організацією або фізичною особою зі США чи іншої третьої країни

1. Бути офіційно зареєстрованими як юридична особа відповідно до законодавства України                                                           та діяти у відповідності до всіх застосовних цивільних, фінансових та інших норм.
2. Не бути організацією або фізичною особою зі США чи іншої третьої країни (допускаються лише українські юридичні особи). 

Контекст діяльності 

• Повинні здійснювати діяльність в Україні.  
• Повинні мати статус неприбуткової організації. 

Відповідність цілям Програми 

• Запропоновані проєкти повинні відповідати цілям та принципам URRF.  
• Заявка повинна містити очікувані результати та показники,  які узгоджуються та чітко пов’язані з цілями проєкту. 

Партнерство та співпраця 

• Повинні офіційно співпрацювати з відповідними органами державної  виконавчої влади, місцевими органами влади, місцевими підрозділами ДСНС,   місцевою пожежною охороною та/або добровільною пожежною охороною в межах проєкту. 
• Така співпраця повинна бути задокументована через листи підтримки, Меморандуми  про взаєморозуміння, угоди про співпрацю або подібні документи. 

Політичні та географічні обмеження  

• Не представляти та не бути афілійованими з будь-якою політичною партією; не бути призначеними чи обраними посадовими особами. 

Виключення та дотримання вимог (комплаєнсу) 

• Не бути виключеною, призупиненою або іншою чином недопустимою організацією.  
• Дотримуватися відповідних регуляцій уряду США, включно з принципами витрат та стандартами закупівель.  
• Мати або бути готовими отримати унікальний ідентифікатор установи (UEI number). 

Мова та терміни 

• Заявки повинні подаватися українською або англійською мовами.  
• Запропоновані терміни реалізації проєкту не повинні виходити за межі кінцевої дати, зазначеної в цьому RFA. 

Типи допустимих грантоотримувачів 

• Організації громадянського суспільства (ОГС), включно з:  
  • громадськими організаціями 
  • благодійними організаціями 
  • благодійними фондами 
• Консорціуми ОГС із чітко визначеними ролями, обов’язками та частками бюджету. 

РОЗДІЛ IV: ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПОДАННЯ ЗАЯВКИ 

Будь-які запитання щодо цього RFA повинні бути подані в письмовій формі не пізніше ніж за десять днів до кінцевої дати на адресу [email protected] із темою листа:                                                     “URRF RFA Emergency Preparedness-Question.”  

Повний пакет заявки має бути отриманий не пізніше кінцевої дати, зазначеної на  титульній сторінці цього RFA. Запізнілі або неповні заявки можуть не розглядатися. 

Пакет заявки 

Повна заявка повинна містити такі компоненти: 

1. UEI Номер (або заяву про готовність отримати UEI до отримання гранту).  
2. Проєктна пропозиція (у шаблоні наданому IREX), включно з:  
   1. Інформацією про органзацію (макс. 3000 символів з пробілами) 
   2. Описом програми (макс. 1000 символів з пробілами) 
   3. Бенефіціарами, результатами та очікуваним впливом 
   4. Планом роботи (текстовим та/або у вигляді таблиці)  
   5. Комунікаційним планом 
   6. Планом моніторингу
3. Резюме або короткі біографії ключових співробітників проєкту.  
4. Бюджет (у шаблоні, наданому IREX). 
5. Інші підтверджувальні матеріали, такі як:  
   1. Листи підтримки, Меморандуми, угоди про співпрацю з партнерами (включно з місцевими органами влади, ДСНС, МПО/ДПО тощо). Не більше 20 сторінок загалом. 

Заявники повинні зберегти одну копію всіх поданих документів для власного архіву. 

Відібраний фіналіст буде зобов’язаний подати Опитувальник грантоотримувача (Due Diligence Questionnaire) за шаблоном IREX перед прийняттям остаточного рішення про надання гранту.

Обмеження на використання коштів 

Кошти гранту, надані за цим RFA, не можуть бути використані для:  

• Закупівлі товарів або послуг у постачальників, зазначених у консолідованому  списку уряду США (див.: http://www.sam.gov/). 
• Закупівель або діяльності, окрім необхідних для успішного завершення проєкту,  включно з витратами грантоотримувача, у тому числі адміністративними, що не  пов’язані безпосередньо з реалізацією проєкту. 
• Попередніх зобов’язань та/або погашення боргів. 
• Штрафів та/або пені. 
• Азартних ігор.  
• Витрат на міжнародні поїздки.  
• Витрат, спрямованих прямо або опосередковано на допомогу Збройним Силам України,  підрозділам територіальної оборони та іншим силам оборони. 
• Ліків.   
• Продуктів харчування, гуманітарної допомоги та одноразових товарів. 
• Благодійності або підтримки політичних партій. 
• Лобіювання релігійної діяльності. 
• Позик.   
• Алкогольних напоїв.   
• Витрат, понесених заявниками до або після затвердженого періоду реалізації проєкту. 
• Великогабаритного обладнання тривалого користування. 
• Витрат на будівництво або ремонт. 
• Організацій, афілійованих із обраними посадовими особами, політичними партіями або релігійними групами. 
• Політичної або партійної діяльності. 
• Заходів, що проводяться за межами України. 
• Наукових досліджень для спеціальних експериментів або цілей, орієнтованих на науку. 
• Купівлі або оренди землі та/або цілих будівель. 
• Венчурного капіталу, комерційних проєктів або стягнення плати за участь у проєкті. 
• Індивідуальних стипендій. 
• Подарунків або призів. 
• Будь-яких витрат, що є недопустимими згідно з 2 CFR 200 Subpart E Cost Principles                                                 та FAR 31.2 Cost Principles for Commercial Organizations.  

Запізнілі заявки 

Заявки, отримані після дедлайну, будуть позначені як «запізнілі» та зазвичай не підлягають розгляду. IREX на власний розсуд залишає за собою право прийняти та включити запізнілі заявки  до процесу розгляду та нагородження, якщо: 

• Це відповідає інтересам IREX; 
• Заявки, подані вчасно, ще не були відкриті або розглянуті. 

Запізнілі або неповні заявки мають значний ризик бути не розглянутими. 

РОЗДІЛ V: ІНФОРМАЦІЯ ПРО РОЗГЛЯД ЗАЯВОК 

Критерії оцінки:  

Заявки оцінюватимуться за такими критеріями (загалом 100 балів):  

1. Технічна якість - 50 балів
   1. Відповідність цілям Програми URRF
   2. Сталість результатів проєкту після завершення періоду реалізації
   3. Очікуваний вплив на бенефіціарів та охоплення цільової аудиторії 
2. Попередній досвід/Організаційна спроможність -  20 балів 
   1. Продемонстрований досвід реалізації подібних проєктів
   2. Відповідність навичок та досвіду команди проєкту запропонованим активностям
   3. Досвід роботи в запропонованих географічних регіонах
   4. Спроможність дотримуватися вимог (комплаєнсу), у тому числі фінансових,                                        Державного департаменту США
3. Реалістичність та цільове використання коштів - 30 балів
   1. Обґрунтованість, допустимість та розподілюваність запропонованих витрат
   2. Економічність запропонованого підходу

За необхідності (якщо грант не буде надано на основі початкових заявок) IREX може провести уточнення та/або переговори із заявниками, чиї заявки вважаються такими, що мають високі шанси на відбір. 

 РОЗДІЛ VI: ІНФОРМАЦІЯ ПРО ГРАНТ ТА АДМІНІСТРУВАННЯ 

Рекомендація або відбір заявки відповідно до встановлених процедур не гарантує надання гранту.  Усі заявники повинні продемонструвати, що вони мають або можуть отримати достатню  управлінську спроможність та системи для забезпечення належної підзвітності за кошти та інші надані ресурси. 

Повідомлення про отримання гранту

Успішні заявники можуть очікувати отримання Листа про отримання гранту, підписаного IREX, із запитом подати Опитувальник грантоотримувача (Due Diligence Questionnaire) разом із необхідними підтверджувальними документами. Лист про отримання гранту буде адресований уповноваженому представнику організації, зазначеному в заявці. 

Заявники, які не були відібрані, отримають письмове повідомлення про невідбір. IREX не зобов’язується надавати детальний зворотний зв’язок щодо окремих заявок або організацій, а також не гарантує пояснення причин прийнятих рішень. 

Після надсилання Листа про отримання гранту відбудуться фінальні переговори перед підписанням грантової угоди. 

Вимоги до звітності

Вимоги до звітності будуть детально викладені в грантовій угоді. Форми звітності будуть надані  грантоотримувачам. Вимоги можуть включати, але не обмежуватися: 

• Періодичні програмні звіти 
  Подаються під час реалізації проєкту відповідно до графіка, зазначеного в грантовій угоді.  Ці звіти описуватимуть прогрес, виявлені проблеми, заходи для їх вирішення та заплановану  діяльність на наступний період.  
• Фінальний програмний звіт 
  Опис того, як були досягнуті цілі та завдання проєкту, ключові результати та отримані  уроки, включно з проблемами та рішеннями під час реалізації. 
• Фінансові звіти 
  Подання відповідно до графіка, зазначеного в грантовій угоді. Типи та частота фінансової  звітності залежатимуть від типу гранту, тривалості проєкту та суми фінансування. Обов’язковим  є детальний фінальний фінансовий звіт.  

Виплата остаточного траншу коштів гранту залежить від отримання та прийняття  IREX/URRF фінального програмного та фінансового звітів.