Запрошення до участі у процесі закупівлі: постачання автонавантажувачів електричних

ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ: № ITB  2023-257

НА УКЛАДАННЯ РАМКОВОГО ДОГОВОРУ НА ЗАКУПІВЛЮ АВТОНАВАНТАЖУВАЧІВ ЕЛЕКТРИЧНИХ ДЛЯ СКЛАДСЬКИХ ПРИМІЩЕНЬ ГО «ПРОЛІСКА» В МЕЖАХ РЕАЛІЗАЦІЇ ПРОЄКТУ УВКБ ООН «ПІДТРИМКА ТА ЗАХИСТ ВРАЗЛИВИХ ВЕРСТВ НАСЕЛЕННЯ У ПЕРЕМІЩЕНИХ ТА ПОСТРАЖДАЛИХ ВІД КОНФЛІКТУ ГРОМАДАХ»

(СИМВОЛ ПРОЄКТА UKR01/2023/0000000306)

ДАТА ТА ЧАС ЗАКРИТТЯ: 11 ГРУДНЯ 2023 РОКУ – 15:00 год.

ПЕРЕДМОВА ПРО ГО «ПРОЛІСКА»

Громадська організація «Проліска» – некомерційна, неполітична гуманітарна організація, що з 2014 року надає всебічну допомогу та захист населенню, що постраждало від збройного конфлікту в Україні.

Більш детальну інформацію про ГО «Проліска» можна знайти на веб-сайті: https://proliska.org/.

1. ПОТРЕБИ

ГО «Проліска» пропонує потенційним постачальникам надати тендерну пропозицію щодо постачання автонавантажувачів електричних для потреб ГО «Проліска» в межах реалізації проєкту УВКБ ООН «Підтримка та захист вразливих верств населення у переміщених та постраждалих від конфлікту громадах» (символ проєкта UKR01/2023/0000000306).

2. МЕТА ЗАКУПІВЛІ

Вибір постачальників автонавантажувачів електричних для підвищення ефективності роботи та спрощення виконання завдань, а саме: навантаження, переміщення та розвантаження вантажів будівельних наборів екстреного реагування та товарів непродовольчої допомоги від УВКБ ООН, тим самим забезпечуючи надійність та безпеку операційної діяльності  ГО «Проліска», в межах реалізації проєкту УВКБ ООН «Підтримка та захист вразливих верств населення у переміщених та постраждалих від конфлікту громадах» (символ проєкта UKR01/2023/0000000306:

Лот № 1. Автонавантажувач електричний (вантажопідйомність 3000 кг.);

Лот № 2. Автонавантажувач електричний (вантажопідйомність 2500 кг.);

Лот № 3. Автонавантажувач електричний (вантажопідйомність 1800 кг.);

3. ЗАГАЛЬНІ УМОВИ ЗАКУПІВЛІ

• Валюта тендерної пропозиції та взаєморозрахунків – українська гривня.
• Доставка товару здійснюється за рахунок постачальника.
• Місця доставки зазначені в Додатку А та Додатку В.
• Умови оплати: безготівкова форма/післяоплата.
• Надається вартість за одиницю товару.
• Фактом надання тендерної пропозиції учасники тендеру гарантують збереження своєї оголошеної ціни до кінця дії договору постачання товару, а саме – до 31.12.2023.
• Граничний строк постачання товару: до 5 календарних днів з дати запиту на постачання товару.
• Прогнозована кількість затребуваних товарів (автонавантажувачі електричні) для укладання Рамкового Договору до 11 штук. Опис мінімальних технічних вимог затребуваного товару зазначений в Додатку А.
• Постачання здійснюватиметься партіями, відповідно до заявок замовника ГО «Проліска». Склад однієї партії не буде сталим та визначатиметься відповідно до поточної потреби ГО «Проліска». Мінімальна кількість товарів у складі однієї партії – 1 одиниця товару.

Зауважуємо: цей документ не є пропозицією на укладання Рамкового Договору з Вашою компанією.

Будь ласка зверніть увагу, що кількість була вказана, щоб дати учасникам тендеру можливість отримати інформацію про прогнозовані вимоги. Це не є зобов’язанням ГО «Проліска» замовити зазначену  в цьому запрошенні в Додатку А кількість товарів (автонавантажувачі електричні).

4.1. ДОКУМЕНТИ ДО ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ

Наступні додатки є невід’ємною частиною цього Запрошення до участі у процесі закупівлі:

Додаток А: Форма технічної пропозиції;

Додаток В: Форма фінансової пропозиції;

Додаток С: Реєстраційна форма постачальника;

Кодекс поведінки постачальників Громадської організації “Проліска”;

Лист-погодження, який засвідчує згоду учасника із відтермінуванням оплати строком до 25 робочих днів з дня підписання видаткової накладної.

Гарантійний лист, що підтверджує можливість постачання учасником запропонованого товару в необхідній кількості, якості та в потрібні терміни;

Гарантійний лист, що підтверджує відповідність технічних параметрів запропонованого товару, які вказані в Додатку А «Технічна пропозиція».

 4.2. ПІДТВЕРДЖЕННЯ ОТРИМАННЯ ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ

Будемо вдячні, якщо Ви повідомите нас про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі зворотнім електронним листом на адресу: proliska.mail.tender@gmail.com з наступною інформацією:

• Ваше підтвердження про отримання цього Запрошення до участі у процесі закупівлі чи подаватимете ви тендерну пропозицію;
• джерело отримання інформації щодо оголошеного тендеру (наприклад, електронний лист, веб-сторінка ГО «Проліска», офіційна сторінка ГО «Проліска», на Facebook, тощо)

4.3. ЗАПИТИ ТА РОЗ’ЯСНЕННЯ УМОВ ЗАКУПІВЛІ

Потенційні учасники тендеру зобов’язані подавати будь-який запит щодо роз’яснення цього Запрошення до участі у процесі закупівлі виключно на електронну адресу: [email protected].

Кінцевий термін надходження запитів – 08 грудня 2023 року до 18:00.

ГО «Проліска» на свій розсуд може надіслати будь-яку відповідь на конкретне запитання всім іншим запрошеним учасникам тендеру одночасно.

4.4. ТЕНДЕРНА ПРОПОЗИЦІЯ 

Ваша тендерна пропозиція повинна бути читабельною та підготовлена українською мовою. Будь ласка, надішліть свою тендерну пропозицію, використовуючи надані Додатки (А, B, C). Тендерні пропозиції, що не відповідають зазначеним форматам, можуть бути не прийнятими до розгляду.

Ваша тендерна пропозиція повинна містити наступні два комплекти документів, які потрібно надіслати окремими електронними листами:

1. Технічна пропозиція:

• належним чином заповнений Додаток А «Технічна пропозиція»;
• належним чином заповнений Додаток С «Реєстраційна форма постачальника»;
• інша запитувана документація.

2. Фінансова пропозиція

• належним чином заповнений Додаток В «Форма фінансової пропозиції».

4.4.1. ЗМІСТ ТЕХНІЧНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Детальний опис технічних характеристик товару, який потребує ГО «Проліска», можна знайти в Додатку А.

У вашій технічній пропозиції має бути чітко вказано марку/модель та технічні характеристики товару, а також зазначено, що саме ці товари, які ви пропонуєте, повністю відповідають зазначеним у Додатку А технічним характеристикам. ГО «Проліска» залишає за собою право не допустити до технічної оцінки учасника, у разі подачі недостовірних характеристик запропонованого товару. Необхідно чітко вказати та розкрити будь-які розбіжності із зазначеними технічними характеристиками.

Поставка товару здійснюється учасником власними силами та засобами. Встановлення та введення в експлуатацію здійснюється учасником власними силами та засобами.

Реєстраційні документи: копія Виписки/Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, завірена у встановленому порядку.

Довідка про відкриття банківського рахунку.

Копія документу, який посвідчує статус платника податків учасника, завірена у встановленому порядку.

Час доставки: будь ласка, вкажіть найоптимальніший (найшвидший) строк постачання товарів в Додатку А «Форма технічної пропозиції». Якщо різні учасники тендеру запропонують однакову вартість на товари, то перевага надаватиметься тендерним пропозиціям із найкоротшим строком постачання.

Додаток С «Реєстраційна форма постачальника»: ви повинні заповнити, підписати та подати разом із своєю Технічною пропозицією Додаток С «Реєстраційна форма постачальника».

Лист-погодження: який засвідчує згоду учасника із відтермінуванням оплати строком до 25 робочих днів з дня підписання видаткової накладної.

Сканований оригінал в кольоровому вигляді гарантійного листа виробника або офіційного представника виробника або імпортера продукції на території України, що підтверджує можливість постачання учасником запропонованого товару в необхідній кількості, якості, потрібні терміни та зазначені адреси доставки. В листі обов’язково зазначити найменування замовника процедури та номер закупівлі.

Сканований оригінал в кольоровому вигляді гарантійного листа, що підтверджує відповідність технічних параметрів запропонованого товару, які вказані в Додатку А «Технічна пропозиція».

Кодекс поведінки постачальників Громадської організації «Проліска»: фактом подання своєї пропозиції, Ви підтверджуєте, що ознайомлені та погоджуєтесь з Кодексом поведінки постачальників Громадської організації «Проліска».

4.4.2. ЗМІСТ ФІНАНСОВОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Ваша окрема Фінансова пропозиція повинна містити пропозицію в одній валюті – гривня. У випадку, якщо Ваша компанія буде обрана для подальшої співпраці, оплата здійснюватиметься в гривнях.

Фінансова пропозиція повинна охоплювати вартість товарів та всіх послуг, які будуть надані, в тому числі: безпосередньо вартість товарів, вартість послуг пакування, доставки товару на адресу, визначеною замовником, та будь-які інші пов’язані з цим витрати, які можуть виникнути (ціна «все включено»).

Фінансова пропозиція повинна бути подана відповідно до Додатка B «Форми фінансової пропозиції». Тендерні пропозиції, які мають іншу структуру фінансової пропозиції, можуть не прийматися.

Ціноутворення, що зазначене в Тендерній пропозиції повинно залишатися чинним протягом періоду проведення тендеру та терміну дії Договору.

4.5. ПОДАННЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЙ

Тендерні пропозиції повинні бути надіслані електронною поштою лише на наступну електронну адресу: [email protected].

Всі Додатки до тендерної пропозиції (Додаток А, Додаток В, Додаток С та інша запитувана документація) повинні бути у PDF форматі, підписані та завірені печаткою (за її використання). Копії документів у форматі PDF можуть, як доповнення, бути подані у Excel форматі (Додатки A та B).

Технічна та Фінансова пропозиції повинні бути чітко розділені – надіслані окремими листами і жодна фінансова інформація (включаючи ціну та вартість товару) не повинна бути зазначена в Технічній пропозиції. Невиконання цієї вимоги призведе до дискваліфікації.

Кінцевий термін подання Тендерної пропозиції: 11 грудня 2023 року, 15:00 год.

Будь ласка, зазначте у полі теми повідомлення наступну інформацію:

• ITB 2023-257;
• назву своєї компанії з назвою додатку;
• кількість надісланих повідомлень (наприклад: 1/3, 2/3, 3/3).
• вказати чи це технічна / фінансова пропозиція

Наприклад:

• ITB 2023-257 Компанія XXX Технічна пропозиція (електронний лист 1 з 3);
• ITB 2023-257 Компанія XXX Фінансова пропозиція (електронний лист 2 з 2).

Також учасники можуть надати свої тендерні пропозиції на паперовому носії, скориставшись послугами Укрпошти, Нової Пошти, кур`єрської доставки, або доставити конверт самостійно, опустивши його у поштову скриньку, розміщену при вході офісу ГО «Проліска», за адресою:

89421, Закарпатська обл., Ужгородський р-н, с. Сторожниця, вул. Ужгородська, 43.

На конвертах має бути чітко зазначена назва тендера, його номер та адресат, що зазначено нижче:

Конверт повинен містити два внутрішніх конверти, як описано нижче:

на обох конвертах вказуються назва та адреса Вашої компанії. Перший конверт має бути позначений «Технічна пропозиція» та містити заповнений Додаток А, Додаток С, та іншу запитувану документацію. Другий конверт має бути позначений «Фінансова пропозиція» і містити заповнений Додаток B. Всі Додатки мають бути підписані та скріплені печаткою (у разі наявності).

Тендерні пропозиції на паперовому носії, подані будь-яким іншим чином, не приймаються.

4.6. ПРИЙНЯТТЯ ТЕНДЕРНИХ ПРОПОЗИЦІЇ:

ГО «Проліска», за наявності обґрунтовано виняткових обставин, може продовжити термін подання тендерних пропозицій, повідомивши про це всіх учасників тендеру у письмовій формі. Продовження терміну може супроводжуватися зміною тендерної документації, підготовленої ГО «Проліска» за власною ініціативою або у відповідь на роз’яснення, надіслані потенційним постачальником.

ГО «Проліска» залишає за собою право прийняти або скасувати весь тендер, або за окремим лотом на будь-якому етапі проведення процедури закупівлі.

Зверніть увагу, що  ГО «Проліска» не зобов’язана обрати будь-яку з компаній, які подають тендерні пропозиції, й у жодному разі не бере на себе зобов’язання щодо вибору компанії, яка пропонує найнижчу ціну. Крім того, рамковий Договір буде укладений з учасником тендеру, пропозиція якого вважатиметься такою, що найбільш відповідає потребам, а також загальним принципам ГО «Проліска», зокрема економії та ефективності й найкращого співвідношення ціни і якості.

4.7. ОЦІНКА ТЕНДЕРНОЇ ПРОПОЗИЦІЇ

Кожна тендерна пропозиція буде розглянута окремо та незалежно. Учасники тендеру подають тендерну пропозицію для участі в тендері та використовують всі надані форми. Посилання на попередні або поточні пропозиції не розглядаються. Наявність раніше підписаних Договорів з ГО «Проліска» не розглядається як перевага чи гарантія для ухвалення майбутніх рішень щодо вибору переможця тендеру. Рамковий договір буде укладений з постачальником, що запропонував найнижчі ціни на товари, що відповідають визначеним технічним характеристикам.

4.7.1. Реєстрація постачальників

Потенційні постачальники будуть додані до Бази даних постачальників ГО «Проліска» після вивчення їхньої спроможності виконати умови тендеру на основі поданих ними документів у складі тендерної пропозиції.

Після цього, на пізнішому етапі проводитиметься оцінка ефективності як постачальника, зокрема щодо:

• відповідності поставлених товарів вимогам ГО «Проліска»;
• здатності оперативно реагувати на потреби ГО «Проліска»;
• своєчасність виконання послуг;
• надійності послуг.

4.7.2. Оцінка технічної частини тендерних пропозицій:

Технічний компонент тендерної пропозиції оцінюватиметься за критеріями ВІДПОВІДАЄ або НЕ ВІДПОВІДАЄ.

Усі тендерні пропозиції від потенційних постачальників будуть оцінені на основі наведених критеріїв оцінки, що зазначені в Додатку А «Форма технічної пропозиції»

4.7.3. Оцінка фінансової частини тендерних пропозицій:

Фінансова пропозиція буде відкрита та оцінена тільки у тих тендерних пропозиціях, які пройдуть етап оцінки технічної пропозицій.

За результатами оцінки Фінансових пропозицій, буде визначено переможця тендеру.

Переможець тендеру та інші учасники тендеру будуть повідомлені про результати тендеру.

4.8. УКЛАДАННЯ ДОГОВОРУ

ГО «Проліска» може укласти Договір з одним або декількома учасникам тендеру. ГО «Проліска» залишає за собою право відтермінувати підписання Договору з переможцем (-цями) тендеру на невизначений термін після оголошення результатів тендеру. Після укладення Договору, будь-яка сторона може розірвати Договір тільки через 10 робочих днів з дати повідомлення іншої сторони в письмовій формі або електронною поштою.

 4.9. ВАЛЮТА

Оплата за постачання товару за Договором, укладеним за результатами цього тендеру, буде оформлено у національній валюті України – гривня. Оплата здійснюватиметься згідно із загальними умовами договорів ГО «Проліска» у національній валюті України – гривня. Платежі будуть ініціюватися тільки після підтвердження зі сторони ГО «Проліска» успішного постачання товарів згідно з умовами Договору.

ДОКУМЕНТИ ДО ЗАПРОШЕННЯ ДО УЧАСТІ У ПРОЦЕСІ ЗАКУПІВЛІ

Наступні додатки, які є невід’ємною частиною Запрошення до участі у процесі закупівлі Ви знайдете за посиланнями нижче:

Запрошення http://surl.li/nyeeq

Додаток А: Форма технічної пропозиції http://surl.li/nyefx

Додаток В: Форма фінансової пропозиції http://surl.li/nyegi

Додаток С: Реєстраційна форма постачальника http://surl.li/nyehl

Кодекс поведінки постачальників http://surl.li/lzwuo

Гарантійний лист http://surl.li/mzvnn

Чекаємо на ваші пропозиції!

Дякуємо за увагу!