Закупівля послуг з реалізації медіастратегії програми «Єднання заради дії»

«Єднання заради дії» (VIA) — це дворічна програма, яка має на меті об’єднання ВПО, членів приймаючих громад, представників органів державної влади та представників ЗМІ, щоб вирішувати конфлікти на місцевому рівні, інтегрувати ВПО, створювати інклюзивне, демократичне та згуртоване суспільство. Детальніше про програму.

Мета: підвищити видимість реалізації програми «Єднання заради дії» в Україні та проінформувати ВПО про можливості, які надає ця програма.

Завдання: з моменту підписання договору до 29 серпня 2023 року надавати комплексні медіапослуги, які включають в себе:

• регулярне інформування про реалізацію проєкту та висвітлення його результатів в соцмережах та засобах масової інформації,
• створення і поширення різних видів контенту (текстів, відео, візуальних і інформаційних матеріалів), 
• просування контенту в соціальних мережах за допомогою таргетованої реклами
• наповнення веб-сайту програми (WordPress), 
• розробку медіакампаній і їх реалізація, 
• колаборацію зі ЗМІ та встановлення нових медіа партнерств,
• моніторинг успішності медіа кампаній, збір даних для звіту (лінки, охоплення, коментарі, поширення, реакції та ін.),
• виконання інших задач, що пов’язані з висвітленням діяльності проєкту «Єднання заради дії».

! Проєкт має брендбук і гайдлайни, які треба використовувати під час роботи.

! Усі текстові та візуальні матеріали потрібно буде затверджувати перед публікуванням з командою фонду.

Дата оголошення про тендер: 01 грудня 2022 року

Термін подання тендерних пропозицій: до 14 грудня 2022 року

Всі тендерні пропозиції, отримані організатором після кінцевого терміну їх подання, а саме після 00:00 15 грудня 2022 року, розгляду не підлягатимуть.

Детальний опис послуг:

1) Інфографіки: 

• Макетування інфографік про права постраждалого населення під час воєнного стану за наданим текстом і шаблоном. 
• Підготовка макету до друку.
• Розробка стратегії просування інфографік в соціальних мережах фонду.
• Написання текстів-підводок, адаптація макету під соцмережі.
• Просування, налаштування тартегованої реклами.
• Колаборація з ТГ-каналами або іншими ресурсами для збільшення охоплення.
• Моніторинг ефективності інфографік через збір фідбеку та охоплень.

2) Тексти: 

• Написання статей, інтерв’ю та інших видів текстів про діяльність програми.
• Редагування, коректура.
• Колаборація зі ЗМІ відповідно до географії програми, організація публікацій та/чи спецпроєктів.
• Пошук ілюстрацій до текстів з відкритих джерел або їх створення (субпідрядник).
• Публікування текстів на сайті програми.
• Просування адаптованих публікацій в соціальних мережах.

3) SMM: 

• Підготовка текстів (при необхідності — після коротких інтерв’ю з регіональними координаторами проєкту).
• Підготовка ілюстрацій за наявним шаблоном або розробка свого.
• Публікація, за необхідності налаштування реклами.
• Адаптація публікацій та постинг у всіх соціальних мережах організації (Facebook, Instargram, Telegram, Twitter). 
• Модерування аудиторій та збір фідбеку щодо постів в соціальних мережах.

4) Презентації і пресконференції: 

• Підготовка презентацій, пресконференцій та інших публічних заходів онлайн чи офлайн: пошук майданчиків, комунікація з прес-центрами, участь у обговоренні теми і цілей разом з командою фонду.
• Запрошення ЗМІ та комунікація з ними.
• Підготовка анонсів в соцмережах, пресрелізу, пострелізу.
• Розсилка пострелізу і контроль за публікаціями.

5) Медіакампанія з популяризації мультфільма-експлейнера про Ради ВПО: 

• Розробка стратегії просування готового мультфільма у соціальних мережах та інших майданчиках.
• Координація розміщення і просування, налаштування таргетованої реклами.

6) Розсилки: 

• Підготовка щомісячної фахової адвокаційної розсилки за наявним текстом і базою контактів.
• Підготовка інших розсилок за наявним текстом або з необхідністю написати текст самостійно.

7) Контент-менеджмент: 

• Наповнення сайту програми. Підготовка контенту за ТЗ і публікація.

 8) Документальне відео про Ради ВПО: 

• Створення відеоролика до 10 хвилин про діяльність Рад ВПО в Україні.
• Розробка стратегії просування ролика у соціальних мережах та інших майданчиках.
• Координація розміщення і просування, налаштування таргетованої реклами. 

9) Медіакіт: 

• Розробка медіакіта про програму «Єднання заради дії».
• Розробка медіакіта про Ради ВПО (одну з основних напрямків діяльності програми).
• Затверження інформації для медіакіта з командою фонду і його макетування.
• Розміщення медіакіта на сайті програми та поширення в соцмережах. 

10) Створення брошюри про Ради ВПО: 

• Підготовка контенту разом із командою фонду.
• Макетування, підготовка до друку. 

11) Освітні вебінари/воркшопи: 

• Організація тренінгів для профільної спільноти за наявним переліком тем. 

12) Інші активності: 

• Задачі, що можуть виникати з появою певних інфоприводів: написання текстів, створення візуалів, розробка медіастратегій, публікація і таргетована реклама в соцмережах, пошук майданчиків для розміщення контенту. 

13) Звітування: 

• Підготовка відповідного звіту після кожної активності: збір статистики по охопленню, переглядах, кліках, аудиторії тощо в залежності від типу розміщення.

Термін виконання: 9 місяців.

Вимоги до підрядника: 

• Наявність відповідних КВЕДів у сфері комунікацій, реклами, маркетингу чи суміжних областях.
• Досвід ведення комунікаційних проєктів, рекламних чи медіакампаній від 3 років.  
• Підтверджений пакет реалізованих проєктів — щонайменше 10 реалізованих рекламних кампаній, кампаній зі створення контенту, медіакампаній в соціальних мережах тощо. 
• Можливість виділити для роботи над проєктом вузьких спеціалістів: акаунт-менеджера, таргетолога, SMM-спеціаліста (копірайтера), аналітика, дизайнера.
• Готовність бути доступними для комунікації з замовником в робочий час.     
• Досвід створення медіакампаній для громадського сектору чи благодійних організацій буде перевагою.

Умови:

Між БО «БФ «ССС» та підрядником буде підписано угоду про надання послуг, в якій буде детально викладено умови співпраці. 

Учасник тендеру надає організатору наступні документи:

1. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію;
2. Копія документу, що підтверджує податковий статус;
3. Тендерна пропозиція, заповнена за зразком (додається Зразок-тендерної-пропозиції);
4. Резюме/портфоліо;
5. Профільні сертифікати (за наявності).

Істотні критерії (умови) відбору тендерних пропозицій:

1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення;
2. Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення;
3. Прийнятна вартість послуг.

Відбір підрядника буде здійснюватися на основі професійного досвіду кандидатів та їхньої компетенції, що відповідають вимогам, наведеним вище.

Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) та надіслані до 23:59 14 грудня 2022 року у письмовому (електронному, відсканованому) форматі з поміткою “Відкриті торги: комплексні послуги з реалізації медіастратегії програми “Єднання заради дії””, на адресу: procurementsss@radnyk.org.

Тендерна процедура:

•     Тендерні пропозиції повинні залишатися чинними впродовж шістдесяти (60) календарних днів з граничного терміну подання Тендерних пропозицій.
•     До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.
•     Тендерні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру, що їх подали, до повного завершення надання послуг.
•     Визначення переможця тендеру, відбудеться шляхом розгляду та перевірки наданих пропозицій  на відповідність умовам конкурсу, викладеним у тендерній документації. Перевага буде надана постачальнику, пропозиція якого відповідатиме зазначеним в тендерному оголошенні критеріям та пропонуватиме найнижчу ціну за умови потрібної кваліфікації постачальника. 
•     Очікується, що співбесіди з підрядниками, які увійдуть до списку після первісного відбору, будуть проводитися особисто або за допомогою Teams/Zoom. Відповідь електронною поштою після остаточного туру співбесід отримають тільки ті підрядники, які пройшли відбір. Також відібрані підрядники, будуть сповіщені через електронну пошту, протягом 3 днів після кінцевого терміну подання тендерних пропозицій. Результати тендеру будуть розміщені на сайті БО “БФ “ССС” https://sss-ua.org/.
•     Результати тендеру будуть повідомлені організатором учаснику тендеру, який переміг, шляхом надсилання відповідного повідомлення електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможця.  

Додаткові застереження:

•     Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.
•     Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.

Індивідуальний підхід та рівні можливості

БО «БФ «ССС» застосовує індивідуальний підхід та поважає права людини у всіх сферах її діяльності. БО «БФ «ССС»  прагне створювати умови праці, що відповідають принципам гендерної рівності та культурно-особистісного різноманіття персоналу. Підрядники повинні поважати рівні права осіб та прагнути створити атмосферу, в якій відмінності людей підтримують та цінують.

Запитання щодо тендеру можна надсилати в електронному вигляді за ел. адресою: [email protected] до 13 грудня 2022 року.