Тендер з пошуку провайдера в рамках проєкту ВідНОВА:UA

Громадська організація «НУО «Сучасний Формат» в межах програми програми залучення молоді до відновлення України шляхом реалізації молодіжних обмінів «ВідНОВА:UA», що впроваджує Міністерство молоді та спорту України, Всеукраїнський молодіжний центр, UNDP в Україні у партнерстві з ГО «Молодіжний центр Волині» за фінансування урядів Данії та Японії.” оголошує відкритий тендер, метою якого є закупівля логістичних послуг з організації проживання, харчування, компенсації вартості проїзду, страхуванню учасників 5-денного молодіжного обміну, який відбудеться з 05 серпня по 09 серпня 2024 року у м. Житомир.

У ході виконання завдання провайдер має: 

1. Організувати та забезпечити проживання у готелі у м. Житомир для 30 учасників обміну з 04 по 09 серпня 2024 року (5 ночей).
2. Організувати та забезпечити харчування для 30 учасників обміну.  
3. Організувати та забезпечити відшкодування вартості проїзду 30 учасників обміну.
4. Організувати страхування 30 учасників.

Вимоги до послуг:

1. Послуга проживання:

• безпечне розташування (м. Житомир);
• одномісне/двомісне розміщення для 30 осіб на 5 ночей у номерах зі зручностями (санвузол, душ) у готелі не вище класу «три зірки»;
• вартість сніданку включено у вартість номеру;
• цілодобовий доступ до укриття на випадок повітряної тривоги на території готелю.

1. Харчування:

• має включати 5 обідів, 4 вечері та 9 кава-пауз для 30 учасників;
• меню має бути різноманітним та збалансованим, повинні враховуватися особливі побажання учасників, а саме можливість приготування вегетаріанських та пісних страв;
• обіди повинні вміщувати: перша страва, друга страва (м’ясо або риба з гарніром), салат, напій для кожного учасника;
• кава-паузи повинні вміщувати: чай чорний/зелений/кава натуральна/розчинна, вода питна у пляшках по 0,5 л з газом/без газу, бутерброди, випічка та/або  кондитерські вироби для кожного учасника;
• харчування має відповідати санітарним вимогам та нормам;
• послуги харчування повинні надаватися за будь-яким місцезнаходженням, яке вкаже замовник.

1. Компенсація проїзду:

- забезпечення компенсації вартості квитків для 30-ти учасників зустрічі до м. Житомир та з м. Житомир. Компенсація вартості надається для квитків на потяг (плацкарт, купе, Інтерсіті 2 клас) або автобус/маршрутку за умови надання будь-якого ідентифікаційного документу від учасників;

- оформлення відомості з підписами учасників та копії проїзних квитків в обидві сторони;

• наявність підтверджуючих документів;
• планова середня вартість витрат на 1 учасника 5-денного молодіжного обміну в обидва боки складатиме 1700,00 грн. 

1. Страхування:

• страхування 30 учасників заходу від нещасних випадків на період з 05.08.2024 р. по 09.08.2024 р.;
• надійність страхової компанії та досвід її на ринку.

1. Оплата відбувається по безготівковому розрахунку.

1. Звітність за результатами проведеного заходу включає надання відповідних первинних документів, вище перелічених послуг, що включені до організації заходу, включаючи кошторис з усіма статтями витрат по проведенню заходів.

Вимоги до постачальника товарів/послуг – учасника тендеру:

До участі у тендері запрошуються суб‘єкти підприємницької діяльності, належним чином зареєстровані за законодавством України: постачальники, що мають  досвід роботи у відповідній сфері, відповідні КВЕД для надання зазначених послуг, можливість надати заявлені послуги у вказаній кількості та у вказаний строк, можливість надати копії супроводжуючих документів з печаткою (в разі наявності) та підписом (договір про надання послуг, рахунок, видаткова накладна/акт наданих послуг).

Учасник тендеру надає організатору наступні документи:

1.  Реєстраційні документи ФОП (Витяг з реєстру платника єдиного податку з відповідним КВЕД та виписка з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України) або юридичної особи (Довідку про реєстрацію платника податків/Виписка з Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України) 
2. Комерційну/цінову пропозицію.
3. Меню.
4. Та інші документи, якщо вважає за необхідне.

Критерії (умови) відбору тендерних пропозицій:

Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення.

1. Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення.
2. Якість опису послуг та відповідність очікуванням організатора.
3. Прийнятна ціна, умови оплати та умови надання послуг.
4. Доступ до укриття.
5. Різноманітність меню.
6. Відстань від готелю до об’єкту відновлення. 

Місце надання послуг – м. Житомир-селище Новогуйвинське, Україна 

Дата оголошення тендеру – 24.07.2024 р. 

Кінцевий термін подачі пропозицій – 29.07.2024 р. (включно)

Тендерні процедури:

Пропозиції та документи надавати фізично за адресою: майдан Перемоги, 10 або надсилати в електронному вигляді за ел. адресою [email protected] з темою листа: “Участь у тендері” до 18:00 29 липня 2024 року. 

До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.

Тендерні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру, що їх подали, до повного завершення надання послуг/передачі товару

Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності).

Визначення переможця тендеру, відбудеться шляхом розгляду та перевірки наданих пропозицій на відповідність умовам конкурсу, викладеним у тендерній документації. Перевага буде надана постачальнику, пропозиція якого відповідатиме зазначеним в тендерному оголошенні критеріям та пропонуватиме найнижчу ціну.

Контактна особа: Жанна Соловйова, директор виконавчий ГО “НУО “Сучасний Формат”, тел.: +38(0412)46-10-86, +38(097)294-37-53, e-mail: [email protected]. 

Результати тендеру будуть повідомлені організатором учасникам тендеру шляхом надсилання відповідних повідомлень електронною поштою або іншими засобами зв’язку протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможців.  

Додаткові застереження:

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення.

Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами.