ЗАПИТ ПРОПОЗИЦІЇ
Розробка і проведення комунікаційної кампанії про важливість громадського сектору

I. ВИХІДНА ІНФОРМАЦІЯ

Pact є міжнародною НУО, що має представництва в усьому світі, місія якої полягає в забезпеченні систематичних рішень, які дозволяють бідним та маргіналізованим верствам населення заробляти на гідне життя, бути здоровими та користуватися перевагами, що їх надає природа. Pact досягає цієї мети шляхом посилення місцевого потенціалу, формування ефективних систем управління та перетворення ринків на фактор розвитку. Починаючи з 2006 року, Pact працює в Україні у сферах управління, розвитку потенціалу та охорони здоров’я. Спираючись на десятилітній досвід, ми вирішуємо ключові проблеми, що постають перед організаціями громадянського суспільства в Україні.

Цей запит пропозиції є частиною Програми сприяння громадській активності «Долучайся!» (Програма «Долучайся!»). Метою Програми «Долучайся!» є підвищення обізнаності громадян про громадську діяльність та їхнє залучення до неї на національному, регіональному і локальному рівнях.

З метою підвищення довіри суспільства до громадського сектору, просування позитивного іміджу організацій громадянського суспільства (ОГС) та протидії поширенню негативних наративів стосовно ОГС, Програма “Долучайся!” планує проведення інформаційної кампанії з підвищення обізнаності, поширюючи позитивні повідомлення про внесок громадського сектору у повсякденне життя громадян. Pact оголошує конкурс на надання послуг із розробки стратегії кампанії, виробництва промо матеріалів та реалізацію запропонованих комунікаційних заходів.

II. ОБСЯГ РОБІТ

Місце виконання

Запитувані послуги мають виконуватися в Україні.

Період виконання

Запитувані товари та послуги мають бути надані у період з липня 2022 по жовтень 2022.

Обсяг робіт

Починаючи з 24 лютого 2022 року Україна живе і працює в умовах повномасштабної неспровокованої та невиправданої військової агресії з боку Російської Федерації. Війна спричинила безпрецедентний підйом громадянської активності. Українці самостійно або гуртуючись навколо різних ініціатив долучаються до підтримки армії та внутрішньо переміщених осіб, відчуваючи власну відповідальність за країну.

Нові виклики потребують нових рішень. Організації громадянського суспільства спрямували свою діяльність на гуманітарну допомогу та підтримку Збройних Сил України, залучаючи фінансові та людські ресурси собі на допомогу. Така співпраця – хоча й вимушена обставинами воєнного часу – може стати першим кроком до покращення іміджу ОГС, підвищення обізнаності щодо повсякденної діяльності громадського сектору та важливості ОГС для суспільства. У той же час низка організацій продовжують вирішувати завдання, які прямо не пов’язані з війною, але є важливими для суспільства загалом, наприклад, впровадження реформ. Таким чином, питання довіри громадян до ОГС та їх уявлення про надійність сектору є важливими, оскільки безпосередньо впливають на рівень їх подальшого залучення до громадської активності.

Програма “Долучайся!” розпочинає комунікаційну кампанію, з підвищення обізнаності та формування довіри до громадського сектору, яка закладе фундамент для подальших комунікаційних активностей.

Важливо висвітлити позитивний вплив та внесок громадського сектору під час війни через такі ключові повідомлення:

• Громадянське суспільство сьогодні є рушійною силою відсічі агресору в тилу, допомагає армії та народу.
• Громадський активізм є не менш важливим для перемоги у війні, як сильна армія та ефективний уряд.

Основна мета кампанії – зміцнити довіру громадян до ОГС.

Цільова аудиторія – потенційні активісти: громадяни 25-45 років, чоловіки та жінки, які проживають в обласних центрах. Економічно та соціально активні, перший досвід активної громадської діяльності мали з початком війни, проте ніколи не були залучені в діяльність ОГС. Політично підковані, слідкують за новинами. Активні користувачі Інтернету.

Географія: Західні та центральні області, місто Київ.

Термін виконання договору: липень-вересень 2022 року.

Обсяг робіт:

1. Розробка стратегії кампанії, що включає:
   • Опис креативної концепції.
   • Перелік ключових повідомлень, адаптований відповідно до креативної ідеї.
   • Перелік каналів та інструментів для реалізації кампанії.
   • Орієнтовний графік реалізації запропонованих заходів.
2. Реалізація запропонованої стратегії.
3.  Звітність:
   • Звіт про кампанію з якісними та кількісними результатами, а також рекомендаціями для наступного раунду кампанії

Очікувані результати:

1. Обізнаність цільової аудиторії про роль і важливість громадського сектору підвищилась;
2. Довіра цільової аудиторії до громадських організацій виросла;
3. Цільова аудиторія сприймає ОГС як позитивне явище, що чинить важливий вплив на життя суспільства.

Кампанія може реалізовуватися через діджитал-канали, але не обмежуватися ними.

Рекомендовано, щоб матеріали кампанії були нейтральними та не фокусувалися на висвітленні конкретних осіб, їх персональної інформації, місця проживання, роботи, тощо.

Кампанія націлена на те, щоб розробити широку комунікаційну рамку, що дозволить  партнерство з різними зацікавленими сторонами.

Попередній графік виконання робіт

III. ПОДАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ

Подання питань

Усі питання чи пояснення, які стосуються цього запиту, мають надаватися в письмовій формі на адресу [email protected] не пізніше, ніж 24:00 год. 15 червня 2022 р. Питання та прохання про пояснення, а також відповіді на них, буде розіслано всім, хто виявить зацікавленість взяти участь у цьому конкурсі.

Технічна пропозиція

У технічній пропозиції має бути зазначено, яким чином особа, яка вносить пропозицію (далі по тексту – «заявник»), планує виконувати перелік робіт, який міститься в розділі II. Також технічна пропозиція має відображати чітке розуміння заявником роботи, яку має бути виконано, та обов’язків усіх задіяних сторін. Просимо зауважити, що технічні пропозиції будуть оцінюватися на основі критеріїв, зазначених у розділі IV. Заявники повинні надавати всю інформацію українською або англійською мовою. Технічну пропозицію має бути оформлено шрифтом Times New Roman, кегль 12, з одинарним інтервалом. Розмір пропозиції не має перевищувати 13 сторінок. Просимо зауважити, що технічна і цінова пропозиції мають бути оформлено окремими файлами.

1. Титульна сторінка пропозиції. На першій сторінці пропозиції має використовуватися Титульна сторінка пропозиції (Додаток 1). Вона не враховується в ліміті сторінок, вказаному вище.
2. Заява про можливості: Надайте короткий опис можливостей заявника, які роблять організацію здатною бути обраною для виконання обсягу робіт. Такий опис має займати 1 (одну) сторінку. До технічної пропозиції вам слід додати копію реєстраційних документів.
3. Технічна пропозиція: У технічній пропозиції слід чітко зазначити розуміння заявником вимог розділу II, а також пропонований ним підхід до виконання контрактних цілей та досягнення результатів. Технічний підхід має містити короткий опис інформаційної кампанії, включаючи креативну концепцію, ключові повідомлення, перелік можливих комунікаційних каналів та пропоновані види діяльності. Заявники мають пам’ятати про географію місця виконання зобов’язань і подорожі, які можуть бути необхідні для виконання робіт. Чіткість, повнота і прямота є обов’язковими. Небажано використовувати складні формати. Цей розділ має містити 5 (п’ять) сторінок або 10 слайдів.
4. План управління і кадрового забезпечення. Будь ласка, опишіть, як пропонований персонал співпрацюватиме для виконання пропонованого технічного підходу до обсягу робіт. Заявник повинен надати план управління і кадрового забезпечення, включно з основним та неосновним персоналом для здійснення заходів, а також інформацію про ролі та обов’язки персоналу. Резюме основного персоналу може бути включено в додаток до технічної пропозиції, і воно не враховуватиметься в ліміті сторінок. Цей розділ має містити 2 (дві) сторінки.
5. Докладний план робіт. Опишіть основні заходи, які ви здійснюватимете за цим контрактом. Як мінімум, ви маєте включити опис заходу, очікувані результати та орієнтовну дату завершення. Цей розділ має містити 2 (дві) сторінки.
6. Попередня діяльність. Опишіть попередній досвід організації в технічній галузі з реалізації проєктів такого ж або подібного масштабу та обсягу. Заявники повинні надати інформацію, яка демонструє їхній досвід та технічні можливості (включно із досвідом і технічною спроможністю можливих членів консорціумів) з реалізації технічного підходу/методології і докладного плану робіт. Цей розділ має містити 2 (дві) сторінки.
7. Рекомендації. Заявник має включити щонайменше три основні контракти, які її компанія уклала протягом останніх 5 (п’яти) років, на виконання такої ж або подібної роботи. Цей розділ має містити 1 (одну) сторінку. За кожним контрактом надайте таку інформацію:
   1. Ім’я, адреса клієнта та телефонні номери основної контактної особи і технічного персоналу клієнта.
   2. Номер і тип контракту.
   3. Дата контракту, місце(-я) виконання зобов’язань та дати постачання або період виконання зобов’язань.
   4. Розмір контракту і вартість контракту в доларах.
   5. Короткий опис роботи, включно з обов’язками.
   6. Співставність із роботою, яка вимагається за цим конкурсом.
   7. Короткий опис будь-яких технічних проблем та їх рішень.
   8. Короткий опис будь-якого припинення контракту (часткового або повного) та тип (за відсутності порушень чи внаслідок порушення зобов’язань), а також будь-яке повідомлення про надання обґрунтування чи повідомлення про виправлення порушення (надайте детальне пояснення).

Цінова пропозиція

Цінові пропозиції оцінюватимуться окремо від технічних пропозицій. Цінова пропозиція має являти собою докладний бюджет, який чітко відображає витрати, необхідні для реалізації запропонованого контракту, та включає всі податки, необхідні для надання потрібних послуг. Витрати мають бути представлені в гривні. Майбутній договір (контракт з фіксованою вартістю) встановлюватиме максимальну вартість послуг. Після укладення договору не можна буде додати жодні прибутки, гонорари, податки чи додаткові витрати. Пропозиція ціни має бути чинною протягом щонайменше 90 днів.

1. Титульний лист пропозиції. На першій сторінці пропозиції має використовуватися Титульний лист пропозиції відповідно до Додатка 1. Цей розділ не враховується в ліміті сторінок, вказаному вище.
2. Зведений бюджет. Заявник має представити зведений бюджет із розбивкою за статтями. Будь ласка, використовуйте шаблон з Додатку 3.
3. Докладний бюджет. У докладному бюджеті заявник має включити розбивку за статтями, які, на його думку, є реалістичними та обґрунтованими для роботи відповідно до технічних вимог, окреслених у розділі II. Заявники мають надати докладний бюджет, який містить розбивку за основними статтями. Заявники повинні включити ціну одиниці, кількість та загальну ціну. Заявник має чітко визначити непрямі ставки (включно з розмірами пільг), базу, до якої застосовується кожна непряма ставка, а також базові витрати. Будь ласка, використовуйте шаблон з Додатку 3.

Pact може вимагати додаткової, більш докладної інформації про бюджет, перш ніж видати договір підряду.

Свідоцтва

Заявники, що відповідають на цей запит, повинні при поданні пропозиції розкрити зазначену нижче інформацію і включити зазначені нижче свідоцтва в додаток до пропозиції ціни.

1. Розкрити будь-яку інформацію про близькі, родинні чи фінансові відносини з персоналом Pact чи проєкту. Наприклад, якщо в проєкті працює двоюрідний брат чи сестра особи, яка подає пропозицію, вони мають це вказати.
2. Розкрити будь-які родинні чи фінансові відносини з іншими особами, які подають пропозиції. Наприклад, якщо батько заявника є власником компанії, яка подає іншу пропозицію, заявник має це вказати.
3. Підтвердити, що ціни в пропозиції було отримано незалежно, без жодних консультацій, спілкування чи договору з будь-яким іншим заявником чи конкурентом з метою обмеження конкуренції.
4. Підтвердити, що вся інформація в пропозиції та вся супровідна документація є точною й достовірною.

Подання пропозицій

Кінцевий строк подання пропозицій — 24:00 год. 26 червня 2022 р. Подання мають здійснюватися виключно в електронному форматі (PDF, Microsoft Word або Excel) на адресу ел. пошти [email protected]. Пропозиції заявників не мають містити зайвих рекламних матеріалів або складних форматів презентації (перевага віддається чорно-білому варіанту). Заявники не повинні надсилати архівовані файли. Сторінки, на яких мають стояти оригінальні власноручні підписи, треба сканувати і відправити у форматі PDF як додаток до електронного листа. Технічна пропозиція та пропозиція ціни мають бути відокремлені одна від одної. Будь ласка, додайте посилання на номер цього оголошення та назву запиту в рядку теми електронного листа. Заявники несуть відповідальність за те, щоб їхні пропозиції було отримано відповідно до інструкцій, які містяться в цьому документі. Пропозиції, отримані після кінцевого строку, можуть розглядатися на розсуд Pact. Pact не може гарантувати, що пропозиції, отримані після кінцевого строку, буде розглянуто.

IV. КРИТЕРІЇ ОЦІНЮВАННЯ

Процес розгляду пропозицій. Pact створить відбірковий комітет, до складу якого ввійдуть представники різних відділів організації та, за необхідності, зовнішні експерти. Усі технічні рецензенти пройдуть перевірку для виключення будь-якого конфлікту інтересів. Оцінювання базуватиметься на критеріях, викладених у розділі B «Критерії оцінювання».

Критерії оцінювання. Для визначення контрагента застосовуватиметься процес вибору на основі компромісу для визначення найкращої вартості. Це означає, що кожна технічна пропозиція оцінюється та отримує бали відповідно до критеріїв оцінювання та очікувань, наведених у таблиці нижче. Пропозиції ціни не отримують бали – інші технічні фактори оцінки у поєднанні вважаються важливішими, аніж фактор ціни. Якщо технічні пропозиції від кількох заявників наберуть однакові або майже однакові бали, то ціна стане вирішальним фактором.

V. ПОЛОЖЕННЯ ТА УМОВИ

Відмови від відповідальності

• Pact зберігає за собою право в будь-який момент на власний розсуд змінювати умови цього конкурсу шляхом письмового повідомлення. Pact може в будь-який момент скасувати конкурс.
• Pact може відхилити будь-яку одержану пропозицію або їх усі.
• Оприлюднення оголошення про конкурс не являє собою зобов’язання з боку Pact щодо укладення договору.
• Pact зберігає за собою право не допустити до участі у конкурсі будь-яку пропозицію на підставі неспроможності заявника дотримуватися вимог конкурсу.
• Pact не надає заявникам компенсації витрат, пов’язаних із участю в цьому конкурсі.
• Pact залишає за собою право укладати договори на основі початкового оцінювання пропозицій без їх подальшого обговорення.
• Pact може вирішити присудити фінансування тільки частини обсягу робіт, поданих на конкурсний розгляд, або укласти кілька договорів з метою виконання необхідного обсягу робіт.
• Щоб сприяти конкуренції, Pact залишає за собою право не зважати на деякі невеликі недоліки у пропозиції, які може бути виправлено до того, як буде прийнято рішення про укладення договорів.
• Pact може звертатися до заявників, щоб уточнити дані про контактну особу, адресу, а також факт подання пропозиції на цей конкурс.
• Pact може без повідомлення заявника, звертатися по відгуки щодо минулих результатів його діяльності до осіб або інстанцій, зазначених у переліку рекомендацій. Pact також залишає за собою право звертатися до інших джерел інформації щодо минулих результатів діяльності заявника, не зазначених ним у пропозиції.
• Подаючи пропозицію, заявник тим самим підтверджує своє розуміння умов конкурсу.
• Інформація, що стосується заявника, і отримана від нього внаслідок участі в цьому конкурсі, є конфіденційною. Заявник, надає згоду на розкриття інформації, що міститься в наданих ним документах, експертам, залученим до оцінки у процесі відбору. Звертаємо вашу увагу на те, що всі експерти несуть зобов’язання за угодами про нерозголошення інформації.

Повний текст оголошення із додатками можна завантажити за цим посиланням.