Тендер НДІ на проведення онлайн подій

Національний Демократичний Інститут Міжнародних Відносин (НДІ) оголошує конкурс серед постачальників/иць послуг проведення онлайн подій в рамках програм: «Програма ефективної та відповідальної політики (U-RAP)», «Просування політичної участі жінок в Україні» (GGF), «Децентралізація приносить кращі результати та ефективність» (DOBRE), «Сприяння рівності та протидія дискримінації» (SIDA) та «Підтримка жінок-лідерок в Україні» (GAC).

НДІ є некомерційною, неурядовою організацією, яка працює задля посилення демократичних інститутів у всьому світі шляхом залучення громадянського суспільства, сприяючи відкритості та підзвітності влади. З часу свого заснування в 1983 році НДІ та його місцеві партнери працюють задля підтримки і зміцнення демократичних інститутів та практик, забезпечення проведення чесних виборів, залучення громадян до суспільних процесів, а також сприяють відкритості та прозорості влади. Більше про НДІ – за посиланням.

Термін надання послуг: листопад 2020 року — жовтень 2021 року. 

Учасники/ці тендеру: організації або фізичні особи, які мають досвід надання послуг проведення оффлайн та онлайн подій, медіа трансляцій.

Вимоги до потенційних постачальників/иць послуг:

• досвід надання послуг проведення оффлайн та онлайн подій, медіа трансляцій не менше 6 місяців;
• володіння навичками організації онлайн подій за допомогою програм Zoom, Cisco Webex, VMix, або подібних;
• володіння навичками організації трансляцій подій на різних онлайн платформах (Youtube, Facebook, ін.);
• готовність створити нові або використати свої акаунти та сторінки на цих платформах, додатково до використання акаунтів та сторінок НДІ;
• наявність команди, достатньої для проведення великомасштабних онлайн заходів від 150 учасників, паралельних онлайн подій та до 8-ми спікерів/ок одночасно;
• досвід роботи з міжнародними, громадськими організаціями та благодійними фондами є перевагою;
• володіння додатковим програмним забезпеченням для проведення онлайн подій, візуалізації картинки онлайн подій і трансляцій є перевагою;
• досвід роботи із медіа та в соціальних мережах є перевагою. 

Завдання та обов’язки:

• створення подій, посилань на них, брендинг логотипами та заставками тощо на платформах Zoom, Cisco Webex, VMix, або інших подібних за функціями;
• забезпечення онлайн трансляцій подій у соціальних мережах, таких як Facebook, Youtube, та інших;
• виконання функції організатора (host) під час заходів, технічна модерація спікерів та учасників подій;
• створення віртуальних кімнат для роботи в малих групах (virtual rooms), каналів для перекладу (translation channels), і технічна модерація цих кімнат, каналів, тощо;
• додавання титрів та інших візуальних ефектів до події;
• співпраця з представниками та консультантами НДІ щодо контактування та підготовки спікерів подій з технічної сторони;
• постійна та вчасна комунікація з представниками та консультантами НДІ під час підготовки та перебігу онлайн заходу (електронна пошта, телефон, месенджери Viber, Telegram, та ін.);
• делегування додаткового персоналу для швидкого реагування в кризових ситуаціях;
• звітування про проведення подій у необхідному для НДІ форматі;
• виконання інших технічних функцій, необхідних для проведення онлайн заходу.

Обсяг робіт: 

• проведення до 30 невеликих онлайн подій на місяць (наприклад, тренінг у форматі Zoom-конференції на 25 осіб на 4 години з брендингом, виведенням слайдів з анотаціями, та створенням трьох віртуальних кімнат для роботи в групах);
• проведення до 2-х великих онлайн подій на місяць (наприклад, Zoom-вебінар на 150 осіб з 20-ма спікерами/ками на 8 годин з брендингом, синхронним перекладом, трансляціями на Facebook та YouTube).

Основні критерії відбору: 

• можливість надання запитуваних послуг;
• вартість надання цих послуг;
• наявність ресурсів для виконання зазначеного обсягу робіт;
• попередній досвід.

Для участі у тендері зацікавлені постачальники/ці повинні надати наступне:

1. Заповнену форму Тендерна пропозиція яка містить інформаціющодо досвіду постачальника/ці та орієнтовний кошторис.
2. Реєстраційні документи із зазначенням КВЕД.
3. Приклади робіт для попередніх замовників, портфоліо потенційного надавача послуг (наприклад, відео онлайн подій).

Просимо надсилати Ваші пропозиції на електронну адресу [email protected]. У темі листа повинно бути вказано Tender Online Events Vendor.  Кінцевий термін подачі заявок на участь у конкурсі – 23 година 59 хвилин 21 жовтня 2020 року.

НДІ залишає за собою право провести додаткові переговори або запросити додаткові роз’яснення перед визначенням переможця/иці. НДІ залишає за собою право відхилити будь-яку, або усі пропозиції. НДІ залишає за собою право вимагати уточнення пропозиції в будь-який час до укладення контракту. НДІ не бере на себе витрати, пов’язані з підготовкою, подачею, або презентацією матеріалів у відповідь на дане тендерне оголошення. 

У разі виникнення питань, будь ласка, звертайтеся до Євгена Білика електронною поштою [email protected] або телефоном за номером 093 537 53 28.