Тендер на закупівлю послуг з організації публічних заходів і логістичного супроводу

Представництво Фрідом Хауc, Інк. в Україні оголошує конкурс з пошуку підрядника для надання послуг з організації і логістичного супроводу серії онлайн й офлайн тренінгів, конференцій, презентацій та інших публічних подій на довгостроковий період на території України та інших країн.

Термін подання тендерних пропозицій: до 10 травня 2024 року.

Деталізація послуг, які надає підрядник:

1. Організація онлайн та/чи офлайн заходів в м. Київ, м. Варшава та/чи у регіонах України, Польщі, інших країнах (закупівля залізничних, автобусних та авіаквитків, калькуляція компенсації учасникам витрат на проїзд, бронювання місць у готелях, пошук та оренда конференц-залів чи площ для проведення заходів, в тому числі – з урахуванням безпекової ситуації, пов’язаної з повномаcштабним вторгненням РФ в Україну (у готелях мають бути безпечні укриття або укриття, переобладнані під конференц-зали) та з можливістю доступу місць проведення заходу для людей з обмеженими можливостями, а також – організація харчування, послуг синхронного перекладу, купівля канцтоварів, підготовка друкованих матеріалів, організація технічної підтримки під час проведення заходу тощо).
2. Контроль та планування витрат згідно з бюджетом заходу відповідно до домовленостей з представником/цею Представництва Фрідом Хаус, Інк. в Україні.
3. Підготовка усієї необхідної супровідної документації про підтвердження витрат відповідно до вимог національного законодавства та внутрішніх політик звітування Представництва.
4. Проведення переговорів щодо ціни послуг із третіми особами-постачальниками та надання прямих витрат Представництву, здійснення посередницьких витрат від імені Фрідом Хаус, Інк. третьому постачальнику, здійснення предоплат з подальшою компенсацією за додаткові товари та/або послуги за свій рахунок, які можуть бути необхідними в рамках бюджету заходу, якщо вони були затверджені замовником або призначеною ним особою.
5. Зверніть увагу, що відповідно до внутрішніх положень головного офісу Представництва під час проведення заходів за кордоном договори на проживання та оренду конференц-залів, організацію харчування можуть бути напряму укладені між готелем та головним офісом організації Фрідом Хаус, Інк.
6. Обов’язковою умовою є присутність представника логістичної компанії на усіх заходах як в Україні, так і за кордоном.

Організації, які зацікавлені надіслати свої пропозиції, повинні мати досвід:

1. співробітництва з українськими та/чи міжнародними громадськими організаціями, які були замовниками послуг з організації заходів. Досвід співпраці та надання послуг логістичного супроводу для міжнародних місій та організацій буде додатковою перевагою. Досвід організації та логістичного супроводу заходів на ЛГБТКІ+ та феміністичну тематику буде перевагою;
2. організації заходів в м. Київ та в регіонах України, м. Варшава та регіонах Польщі, інших країнах, в тому числі у онлайн-форматах;
3. організації «гібридних» заходів у м. Київ та в регіонах України, м. Варшава та регіонах Польщі, інших країнах, під час яких обмежена частина учасників/учасниць беруть участь у зустрічах офлайн, а частина – онлайн.
4. надання послуг технічної підтримки під час онлайн-заходів на різних платформах (Zoom, Microsoft Teams, тощо) з можливістю трансляції наживо на сторінці соціальної мережі Facebook, відеохостінгу Youtube і т.д.;
5. співпраці з синхронними перекладач(к)ами під час проведення заходів (бажано).

Разом із вашою ціновою пропозицією (орієнтовна калькуляція) просимо надсилати:

1. копії Свідоцтва про державну реєстрацію та податковий статус (відповідні коди КВЕД) юридичної особи або фізичної особи-підприємця (ФОП);
2. супровідний лист із прикладами проведених заходів у м. Київ та/чи регіонах України, м. Варшава та регіонах Польщі, інших країнах, співпраці з українськими та міжнародними організаціями та місіями, а також надання послуг організації та логістичного супроводу заходів в онлайн форматі та офлайн, у тому числі – в умовах воєнного стану;
3. резюме ключових співробітників, що будуть задіяні під час співпраці по контракту;
4. письмові відгуки/рекомендаційні листи від компаній-замовників (за наявності);
5. письмові підтвердження спеціальних пропозицій від готелів, транспортних, кейтерингових, поліграфічних компаній тощо буде додатковою перевагою.

Строк надання послуг: до 31 грудня 2025 року з можливістю продовження контракту на наступний рік. Графік надання послуг погоджується із замовником заздалегідь.

Чекаємо на ваші пропозиції українською мовою на електронну адресу [email protected] до 10 травня 2024 включно.

До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення.

Тендерні пропозиції мають бути чинними впродовж тридцяти (30) календарних днів з кінцевого терміну подання пропозицій та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру до повного завершення тендерного відбору. Перевага буде надана компанії, пропозиція якої відповідатиме зазначеним в тендері критеріям та пропонуватиме найкраще співвідношення ціна-якість (інформація про всі можливі податки, комісії, які впливають на фінальну вартість послуг постачальника має бути включена до пропозиції) за умови потрібної кваліфікації  та досвіду постачальника. 

Результати будуть повідомлені організації-переможцю шляхом надсилання підтверджуючого e-mail протягом не більше ніж п’яти робочих днів з дати прийняття фінального рішення. Розгляд заявок та онлайн зустрічі з потенційними переможцями будуть проведені протягом 2 тижнів після фінальної дати подачі.