Тендер на закупівлю послуг з організації і логістичного супроводу заходів ОПОРИ

Неприбуткова неурядова організація ВГО «Громадянська мережа «ОПОРА» оголошує відкритий тендер на закупівлю послуг з організації і логістичного супроводу заходів ОПОРИ у 2026 році.

Організація очікує отримати повний пакет послуг, що забезпечують проведення заходів згідно вказаних вимог у вибраному регіоні та у вказані дати стосовно кожного заходу згідно поданих заявок.  

Заходи можуть включати конференції, форуми, дискусії, прес-івенти, тренінги, семінари, стратегічні сесії та планувальні зустрічі, дипломатичні сніданки тощо як в Києві так і в інших містах України.

Заходи повинні бути організовані/послуги надані з дотриманням безпекових правил, визначених ОПОРОЮ. Для цього безпековик ОПОРИ надасть усю необхідну інформацію обраному підряднику.

До участі у тендері запрошуються юридичні особи та фізичні особи – підприємці які мають відповідні КВЕДи та досвід надання зазначених послуг.

Учасникам – платникам ПДВ слід врахувати, що передбачається робота, в тому числі з проєктами міжнародної технічної допомоги (МТД).

Термін надання послуг: до 31 грудня 2026 року.

Послуги з організації заходів  можуть передбачати, проте не обмежуватися наступним: 

• підбір локації для проведення заходу; 
• оренда приміщення та необхідного обладнання для проведення заходу; 
• організація проживання та харчування спікерів та учасників; 
• організація трансферів та компенсація вартості проїзду спікерів та  учасників заходу; 
• пошук та комунікація з підрядниками щодо організації заходів;
• подання заключного фінансового звіту про проведення заходу, що включає копії підтверджуючих документів тощо. 

Формулювання «фінансовий звіт”, “підтверджувальні документи”, тощо, має загальний характер та не деталізує конкретний перелік документів. Можливе  обговорення та уточнення вимог до документів після визначення Переможця тендеру.

Умовою є готовність погоджувати з Замовником вибір постачальників.

Графік надання послуг погоджується із постачальником заздалегідь.

Учасник, який має намір взяти участь у тендері, повинен надати такий перелік документів:

• копії документів (копію Витягу з Єдиного державного  реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, актуального на дату проведення тендеру; свідоцтва платника ПДВ/витягу з реєстру платників ПДВ та/або витягу з реєстру платників єдиного податку; документ, що підтверджує повноваження підписанта);
• тендерну пропозицію (без ПДВ) згідно Додатку 1 із вказанням вартості послуг з урахуванням всіх зборів, комісій та податків,  умов оплати. Тендерна пропозиція має міститися на бланку із актуальними реквізитами, контактними телефонами, електронними адресами; 
• письмове зобов’язання  організувати надання вказаних заявником у заявці послуг у вибраному замовником регіоні у вказані замовником дати. 
• заповнений та підписаний Супровідний лист;
• інформацію про досвід роботи;
• письмові рекомендації від попередніх клієнтів з зазначенням їх контактів;
• інформацію про досвід роботи з неприбутковими організаціями (за наявності);
• письмові підтвердження спеціальних пропозицій від готелів, транспортних, кейтерингових, поліграфічних компаній (за наявності).

Тендерні пропозиції повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника, засвідчені печаткою (за наявності).

Строк дії тендерної пропозиції повинен становити не менше 60 календарних днів з дати розкриття тендерних пропозицій.

До участі в оцінці тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього Оголошення.

Критерії визначення переможця:

• Вартість
• Досвід роботи
• Умови оплати
• Готовність організувати надання вказаних замовником послуг у вибраному замовником регіоні у вказані замовником дати 

Позитивний досвід роботи з неприбутковими організаціями та попередньої співпраці з ОПОРОЮ буде перевагою.

Кінцевий термін подання пропозицій — 23 січня 2026 року (включно). 

Результати розгляду тендерних пропозицій будуть повідомлені учасникам не пізніше п’яти днів з дати прийняття рішення тендерною комісією.

Пропозиції можуть бути доставлені в офіс ОПОРИ кур’єром, поштою або надіслані на e-mail [email protected] (із зазначенням теми листа «Тендер _ організація заходів»).

ОПОРА залишає за собою право вчиняти будь-яку з наступних дій:

• до укладення договору ОПОРА може вести переговори та/або задавати уточнювальні питання будь-якому учаснику тендеру;
• у будь-який момент ОПОРА може скасувати цей тендер без пояснення причин;
• ОПОРА може відхилити будь-яку та всі пропозиції, якщо вважатиме, що це відповідає інтересам ОПОРИ;
• ОПОРА залишає за собою право одержати інформацію про діяльність учасника з інших джерел, ніж ті, які були зазначені учасниками.

Учасники тендеру отримають e-mail із результатами тендеру протягом трьох днів з моменту прийняття рішення тендерною комісією.

Вся комунікація щодо тендеру відбувається винятково шляхом листування за адресою [email protected]. 

Адреса: м. Київ, вул. Грушевського 34а, офіс 93.