Тендер на закупівлю готельних, транспортних та супутніх послуг

Громадська організація «Херсонський обласний центр “Успішна жінка”» запрошує постачальників до участі у тендері на закупівлю готельних, транспортних та супутніх послуг для проведення п’яти 3-денних тренінгів у місті Одеса у грудні 2025 року. Загалом у тренінгах братимуть участь 80 осіб, при цьому кожен тренінг передбачає участь 16 осіб (15 учасників та 1 тренер).

Укладання договору з постачальником послуг, здійснюватиметься в рамках реалізації проєкту «Розширення доступу до критично важливих послуг у сфері захисту шляхом посилення гуманітарного реагування українських та молдавських місцевих організацій очолюваних жінками (WLO)», що фінансується HIAS Europe. Субгрантова угода AZ18241893.

ДАТА ТА ЧАС ЗАКРИТТЯ: 01 грудня 2025 року – 00:00 год.

ПОСЛУГИ ВКЛЮЧАЮТЬ:

- готельне обслуговування (розміщення учасників у номерах класу стандарт, оренду конференц-залу для проведення тренінгу не менш ніж 80 кв.м.,  оренда технічного обладнання повинна бути включена в оренду приміщення (проектор, екран, фліпчарт)

- забезпечення харчування 80 осіб ( з яких 75 учасників та 5 тренерів)

- транспортне забезпечення (відшкодування транспортних витрат учасникам заходів в обидві сторони);

- забезпечення учасників заходів канцелярськими наборами для заходу (стандартно: ручка, блокнот, папка, флешка)

Важливо: тендерні пропозиції приймаються за лотом  в цілому, без поділу лоту на частини.

Організація очікує отримати повний пакет послуг, що забезпечує проведення заходів згідно з вказаними вимогами у м. Одесі протягом грудня 2025 року.

Заходи включають проведення 5-ти треденних тренігів в м. Одеса  протягом грудня 2025 року

Вимоги до Учасників:

• Готовність організувати надання вказаних замовником послуг в м. Одеса;
• Надання пропозицій готелів  згідно Тендерної форми, що складається з загальної інформації, технічної пропозиції та фінансової пропозиції ;
• На період дії контракту фактична ціна всіх послуг не повинна бути вищою, ніж у поданих пропозиціях;
• Постачальники, що мають досвід надання послуг у відповідній сфері (підтвердження – перелік та кількість проведених заходів у 2022-2025 роках та мінімум 2 попередні договори з іншими контрагентами та/або видаткові накладні, закріплені підписами сторін, а також рекомендаційні листи, листи – відгуки тощо);
• Надавач послуг є суб’єктом підприємницької діяльності, зареєстрований згідно чинного законодавства України, що має основний вид діяльності згідно з КВЕД;
• Позитивний досвід роботи з неприбутковими організаціями  буде перевагою;
• Можливість надання оригіналів супроводжуючих документів через електронний сервіс “ВЧАСНО” (договір надання послуг, рахунок-фактура, акт виконаних робіт).

    Строк надання послуг:  протягом грудня 2025 року.

До участі в тендері запрошуються:

- фізичні особи-підприємці;

- юридичні особи, організації.

Склад тендерної пропозиції:

1. Тендерна пропозиція має надаватись у формі цінової пропозиції.
2. Перелік документів, які Заявники повинні надати до тендерної пропозиції:

• Належним чином підписана Тендерна форма, до складу якої входить загальна інформація, технічна пропозиція та фінансова пропозиція у форматі pdf з підписами та печаткою (за наявності);
• Копія Свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи чи ФОП або Виписки з єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців; 
• Копія Свідоцтва платника податку;
• Належним чином підписаний Кодекс поведінки постачальника, надісланий у форматі pdf.
• Довідка про відсутність заборгованості по сплаті податків і зборів;
• Довідка про відсутність судимості;
• Копія паспорту та коду,
• Коротке резюме постачальника
• Підтвердження досвіду роботи у сфері постачання аналогічних товарів/послуг – перелік та кількість проведених заходів у 2022-2025 роках та мінімум 2 попередні договори з іншими контрагентами та/або видаткові накладні, закріплені підписами сторін;
• Будь-які інші документи, що можуть бути корисними для оцінки пропозиції (рекомендаційні листи тощо);
• Фінансова звітність за 2024 рік діяльності компанії або декларація для ФОП.

Правила оформлення тендерної пропозиції учасниками:

1. Учасники мають подавати пропозиції українською мовою у вигляді сканованих копій документів, а також в електронному форматі на електронну адресу [email protected],  ставлячи у копію                                               [email protected], із маркуванням: Тендер на закупівлю комплексних логістичних послуг.
2. До тендерної пропозиції повинні додаватись документи (скановані копії), які посвідчують право такої уповноваженої особи підписувати тендерну пропозицію (наказ/протокол про призначення керівника або довіреність, крім ФОП).
3. Надані копії документів мають бути розбірливими та якісними.
4. Відповідальність за достовірність наданої інформації в своїй тендерній пропозиції несе учасник.
5. До участі у оцінці тендерних пропозицій тендерною комісією допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам Оголошення. Заявки, надіслані на іншу адресу або в іншій формі, ніж це передбачено цим Оголошенням до участі у тендері, або у випадку, яких не дотримано належного рівня конфіденційності, або отримані після вказаної дати та часу, буде відхилено.
6. Усі ціни вказуються в гривнях з урахуванням всіх податків.

ГО ХОЦ «Успішна жінка» зберігає за собою право на те, щоб:

• зв’язатися з будь-якою компанією чи особою, вказаною постачальником у якості тих, хто надали рекомендації;
• запросити будь-які додаткові або підтверджувальні дані.

• вносити зміни у кількість замовлених послуг відповідно до потреб заходу, з урахуванням фінансових та організаційних можливостей, з обов’язковим повідомленням Постачальників до укладення договору.

Чинність заявок

Заявки повинні зберігати свою чинність не менше 30 днів після їх відкриття, якщо інше не передбачено Спеціальними умовами та положеннями. Постачальники повинні вказати період чинності своїх заявок, оскільки Замовник може доручити виконання контрактів за заявкою, яка найкраще відповідає вимогам Тендеру, якщо на момент надходження запитів про надання товарів/послуг заявка є чинною. Замовник може звернутися до Постачальників з проханням про подовження періоду чинності заявок.

 Комерційні пропозиції просимо надати:

до 23.59 год. 01 грудня  2025 року.

Відкриття пропозицій та визначення переможців тендеру відбудеться:

- о 10.00 год. 05 грудня 2025 року.

Методика обрання переможця тендеру.

Реалізацію Договору буде доручено Постачальнику, який подав технічно прийнятну пропозицію з найнижчою ціною. Пропозиція вважається технічно прийнятною, якщо вона відповідає наступним мінімальним технічним критеріям: усі вищезгадані документи, що повинні супроводжувати тендерну форму було надано, запропоновані послуги  відповідають складу лоту.

Як взяти участь у тендері:

Для того, щоб взяти участь у тендері необхідно надати свої пропозиції на електронну адресу: [email protected],   ставлячи у копію  [email protected], із маркуванням: Тендер на закупівлю готельних послуг для проведення тренінгів в м. Одеса.

Для більш детального ознайомлення з запрошенням та додатками просимо ознайомитися за посиланням: https://drive.google.com/drive/folders/14W32KwuLK0477xCrStO8SbApMWO54Ge8?usp=drive_link