Тендер на закупівлю дитячих наборів психосоціальної підтримки

Тендер на закупівлю дитячих наборів психосоціальної підтримки (PSS) № 1-11-ER-UKR-23.01

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. оголошує відкриту тендерну процедуру на постачання наборів ПСС для дітей у Закарпатській області

Про організацію

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) – це гуманітарна організація, що займається просуванням прав людини, наданням гуманітарної допомоги та співробітництвом у сфері розвитку в декількох країнах світу. Базуючись у Констанці, Німеччина, Sign of Hope присвячує свою діяльність допомозі тим, хто опинився в скруті, та експлуатованим людям по всьому світу. В Україні Sign of Hope підтримує людей, які потребують допомоги, надаючи їм притулок, грошову допомогу, психосоціальну підтримку (ПСП) та інші види діяльності в рамках проекту, що фінансується Міністерством закордонних справ Німеччини. Більше інформації про діяльність Sign of Hope можна знайти тут: https://www.hoffnungszeichen.de/english

Мета тендеру

• Метою цього тендеру є вибір кваліфікованого постачальника послуг для постачання 700 психосоціальних наборів для дітей відповідно до Додатку 1 до цього тендерного оголошення, який зможе виконати вимоги SoH щодо цих наборів. Набори PSS відіграють життєво важливу роль у наданні психосоціальної підтримки дітям у різних контекстах. Основні завдання наборів PSS полягають у наступному:
• Сприяння благополуччю: Дитячі набори PSS сприяють благополуччю та розвитку дітей, які опинилися у складних життєвих обставинах. Ці набори включають предмети, які надають емоційну та психологічну підтримку, сприяють навчанню та заохочують до розважальних заходів.
• Гуманітарна допомога: тендер спрямований на пошук постачальника, який готовий надати високоякісні дитячі набори PSS в гуманітарних цілях. Ці набори будуть розподілені серед вразливих дітей, які постраждали від війни.

Період надання послуг

Кінцевий термін поставки наборів: не пізніше 18 грудня 2023 року. Доставка буде здійснюватися до попередньо відібраних соціальних центрів у місті Ужгород, точне місце розташування в Ужгороді буде повідомлено після відбору.

Дедлайн подачі заявок: 29 листопада 22.00 EET (за київським часом)

Мова пропозиції

Пропозиція та вся кореспонденція і документи, що стосуються Пропозиції, якими обмінюються учасники тендеру та Sign of Hope, повинні бути написані українською або англійською мовами.

Валюта пропозиції

Усі ціни вказані в гривнях та євро.

Період дії пропозицій

Пропозиції залишаються дійсними протягом 30 днів після дати подання, зазначеної вище.

Критерії прийнятності

Зацікавлені постачальники послуг повинні відповідати наступним кваліфікаційним критеріям для участі в цьому тендері:

• Юридична реєстрація: До участі в тендері запрошуються суб’єкти підприємницької діяльності, зареєстровані у встановленому законодавством України порядку, які мають досвід роботи у відповідній сфері та відповідні КВЕДи для здійснення торговельної діяльності.
• Потужність: Постачальник повинен мати можливість доставити зазначені товари в межах Ужгорода, Закарпатська область, Україна, упаковані в 700 наборів не пізніше 18 грудня 2023 року. Набори повинні бути упаковані в бавовняні сумки-шоппери з двома логотипами (обидва логотипи будуть надані одразу після відбору).
• Відповідний досвід: Продемонструйте підтверджений досвід у постачанні аналогічних товарів (канцелярське приладдя).

Процес подання заявки

Це відкрита тендерна процедура. Усіх зацікавлених учасників тендеру просимо подавати свої пропозиції виключно в електронному вигляді на електронну адресу [email protected] з поміткою в темі листа “GFFO PROJECT PSS CHILDREN KITS” не пізніше 29 листопада 2023 року, 22.00 EET (за київським часом). Заявки, отримані пізніше зазначеного терміну, розглядатися не будуть. Якщо пропозиції є неповними, учасники тендеру можуть подати документи, яких не вистачає, протягом встановленого терміну за запитом СоН.

Пропозиція повинна включати наступні документи:

• Технічна пропозиція (Додаток 1)
• Фінансова пропозиція (Додаток 2)
• Форма самодекларації (Додаток 3)
• Документи, що підтверджують право здійснювати відповідну діяльність (наприклад, реєстрація компанії, офіційні сертифікати/ліцензії тощо).

• Інформація про досвід виконання аналогічних робіт (щонайменше два відповідні договори на поставку канцелярських товарів)
• Інформація про умови та терміни поставки (умови оплати, терміни поставки).

Додаткова інформація

• Надані скани документів повинні бути розбірливими та якісними.
• Учасник тендеру несе відповідальність за достовірність інформації, наданої у своїй пропозиції.
• Всі побічні витрати (податки, доставка тощо) повинні бути включені в остаточну ціну пропозиції. Будь-які витрати, що перевищують ціну пропозиції, не покриваються.
• Всі платежі за контрактом будуть здійснюватися безпосередньо Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. в євро на валютний рахунок контрагента.

Період відбору: протягом 5 робочих днів з моменту закінчення терміну подачі заявок, з можливістю продовження цього терміну в разі необхідності письмового уточнення інформації, що міститься в пропозиціях.

Результати тендеру: будуть повідомлені всім учасникам не пізніше 3 робочих днів з дати прийняття рішення про переможця шляхом надсилання електронного листа на електронну адресу учасників тендеру. Переможцю тендеру буде надіслано відповідний електронний лист протягом 3 робочих днів з моменту визначення такого переможця. У разі, якщо два або більше учасників тендеру наберуть однакову кількість балів, буде проведено жеребкування.

SoH залишає за собою право вимагати від учасників тендеру додаткові матеріали або інформацію, що підтверджують відповідність певним положенням пропозиції. Учасники тендеру погоджуються з тим, що SoH не повертає матеріали, подані на будь-якому етапі тендеру.

Договір про надання послуг буде наданий Hoffnungszeichen I Sign of Hope e.V. Договір, пропонований учасниками тендеру, не буде прийнятий.

У разі виникнення будь-яких питань звертатися на [email protected]

Критерії та вагові коефіцієнти для оцінки поданих пропозицій:

1. Фінансова пропозиція (гонорар з урахуванням всіх податків): 50%
2. Оцінка пропонованих товарів стандартної якості: 30%.
3. Оцінка умов та термінів поставки: 10%
4. Оцінка досвіду остачання канцтоварів: 10%

Tender for the procurement of psycho-social support (PSS) children kits No.1-11-ER-UKR-23.01

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. is announcing an open tender procedure for supplying PSS kits for children in Zakarpattia Oblast

About the organisation

Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V. (SoH) is a humanitarian and development organisation promoting Human Rights, providing Humanitarian Assistance and Development Cooperation in several countries around the world. Based in Constance, Germany, Sign of Hope is dedicated to helping those in distress and exploited people worldwide. In Ukraine, Sign of Hope supports people in need through shelter, cash assistance, psycho-social support (PSS) and other activities through a project financed by the German Federal Foreign Office. More information about SoH activities can be found here: https://www.hoffnungszeichen.de/english

Purpose of the tender

• The purpose of this tender is to select a qualified service provider for supplying 700 psychosocial kits for children according to Annex 1 of this tender notice, and who can fulfill SoH’s requirements for these kits. The PSS kits play a vital role in providing psychosocial support to children in various contexts. The main objectives of the PSS kits are as follows:
• Promoting well-being: The PSS kits for children are instrumental in promoting the well-being and development of children in challenging circumstances. These kits include items that provide emotional and psychological support, enhance education and encourage recreational activities.
• Humanitarian aid: the tender seeks a supplier committed to providing high-quality PSS kits for children for humanitarian purposes. These kits will be distributed to vulnerable children affected by war.

Period of service delivery

Kits supply deadline: no later than 18 December 2023. Delivery will be to pre-selected social centres within Uzhhorod city, exact location within Uzhhorod will be provided upon selection.

Application deadline: 29 November 22.00 EET (Kyiv time)

Language of the proposal

The Proposal and all correspondence and documents relating to the Proposal exchanged by the bidders and Sign of Hope shall be written in Ukrainian or English.

Proposal currency

All prices shall be quoted in both UAH and EUR.

Period of Validity of Proposals

Proposals shall remain valid for 30 days after the date of proposal submission indicated above.

Eligibility Criteria

Interested service providers must meet the following eligibility criteria to participate in this tender:

• Legal registration: Entities engaged in entrepreneurial activities, duly registered according to the legislation of Ukraine, with experience in the relevant field and appropriate KVED (Ukrainian Classification of Types of Economic Activity) for conducting trade, are invited to participate in the tender.
• Capacity: The supplier must be able to deliver the specified items within Uzhhorod, Zakarpattia, Ukraine, packed in the 700 kits until 18 December 2023 at the latest. The kits can be packed in cotton shopper bags with two logos placed on them (both logos will be provided immediately upon selection).
• Relevant experience: Demonstrate a proven track record in supplying similar goods (stationary).

Application process

This is an open tender procedure. All interested bidders are requested to submit their proposal in electronic form only to the email address [email protected] with the subject line ‘GFFO PROJECT PSS CHILDREN KITS’ on or before 29 November 2023, 22.00 EET (Kyiv time). Bids received after deadline will not be considered. If offers are incomplete, bidders may be able to hand in missing documents within a deadline upon request by SoH.

The Proposal should include the following documents:

• Technical Proposal (Annex 1)
• Financial proposal (Annex 2)
• Self – declaration form (Annex 3)
• Documents confirming the right to carry out the relevant activity (e.g. company registration, official certificates / license etc.)

• Information on experience in implementing similar activities (at least two respective contracts for stationary supply)
• Information regarding terms and provisions of supply (payment terms, delivery time).

Additional information

• The provided document scans must be legible and of high quality.
• The bidder is responsible for the accuracy of the information provided in their proposal.
• All of the side expenses (taxes, deliveries etc.) should be included into ultimate bid price. Any expenses exceeding bid price shall not be covered.
• All payments of the contract will be made directly by Hoffnungszeichen | Sign of Hope e.V.

Selection period: within 5 business days from the application deadline, with the possibility of extending this period if necessary to clarify the information contained in the proposals in writing.

Tender results: will be communicated to all participants no later than 3 business days from the date of the decision on the winner by sending an email to the bidders. The winner of the tender will be sent a corresponding email within 3 business days from the moment when such a winner is selected. In case two or more bidders achieve the same number of points, lots will be drawn.

SoH reserves the right to request additional materials or information from bidders confirming compliance with certain provisions of the proposal. Bidders agree that SoH does not return materials submitted at any stage of the tender.

The services provision agreement will be set up by Hoffnungszeichen I Sign of Hope e.V. The agreement set by bidders won’t be accepted.

In case of any clarifications write to [email protected]

Criteria and weighting for the evaluation of the submitted proposals:

1. Financial proposal (fee including all taxes): 50%
2. Evaluation of offered goods in standard quality: 30%
3. Evaluation of delivery terms and conditions: 10%
4. Evaluation of experience of stationary supply: 10%

Copy of Annex 1 2 ToR No.1-11-ER.UKR-23.01final Annex 3 Supplier Declaration SoH uk-UA