Тендер на відбір постачальників конференц-послуг для забезпечення заходів протягом 2026 року

Український Жіночий Фонд (УЖФ) оголошує тендер на відбір постачальників конференц-послуг для забезпечення заходів протягом 2026 року

Запрошуємо до участі організації або фізичних осіб-підприємців, які мають позитивний досвід забезпечення комплексних послуг для організації заходів зокрема, для громадських організацій та благодійних фондів.

Вимоги до потенційних постачальників послуг:

• позитивний досвід надання комплексних послуг з організації заходів різного рівня (локальні, масові, представницькі);
• згода надати всю підтверджуючу документацію по витратам, що включено до виконавчого кошторису (по факту виконаних робіт);
• не є суб’єктом судових процесів та процедур банкрутства чи ліквідації;
• непричетність до терористичної та/або злочинної діяльності та відсутність відношення до осіб та/або організацій, пов’язаних з терористичною та/або злочинною діяльністю.

Буде вважатись перевагою:

• можливість ведення розрахунків без ПДВ;
• можливість забезпечити проведення заходів в різних областях України;
• позитивний досвід співпраці з громадськими організаціями та благодійними фондами.

Під час війни у зв’язку з повітряними тривогами і ракетними обстрілами, постачальник, який надаватиме Українському Жіночому Фонду послуги із логістичного забезпечення проведення заходів (публічних заходів / тренінгів / семінарів/ навчальних турів), бере на себе відповідальність за якість надання послуг у безпечних приміщеннях, а також гарантує забезпечення дотримання правил та норм безпеки.

Обсяг роботи та терміни:

Передбачається, що після оголошення результатів тендеру, з кожним обраним постачальником буде укладено договір на 1 рік, за яким постачальник періодично організовуватиме проведення різноманітних заходів (конференції, тренінги, зустрічі, навчальні візити), а саме може забезпечити виконання наступних робіт: 

• організація місця проведення заходу та необхідного обладнання (ноутбук, проєктор, відеозв`язок, екран, фліпчарт тощо – за потреби);
• забезпечення харчування (кава-паузи, обіди, вечері) для учасниць/ків заходів;
• забезпечення проїзду учасниць/ків по місту, області;
• забезпечення реєстрації учасниць/ків;
• забезпечення поселення учасниць/ків (за потреби);
• забезпечення компенсації проїзду учасниць/ків (за потреби);
• забезпечення необхідними канцтоварами (за потреби);
• друк роздаткових матеріалів (за потреби);
• організація фото- та відеозйомки (за потреби)
• організація перекладу (за потреби)
• супровід менеджера компанії на всіх етапах організації заходу
• підготовка звітності згідно умов замовника (первинні документи).

Для участі у відборі зацікавлені постачальники мають надати наступне:

• заповнену та підписану форму комерційної пропозиції, яка містить інформацію щодо досвіду постачальника, включаючи розрахунок вартості послуг, приклади стандартного меню, список організацій, яким було надано послуги, з контактами для отримання рекомендацій, номер і назву КВЕДу/ів, за якими надаватимуться послуги;
• документи, що підтверджують державну реєстрацію.

Результати будуть повідомлені учасникам шляхом надсилання відповідного повідомлення електронною поштою.
Просимо надсилати Ваші пропозиції за адресою [email protected] до 18 березня 2026 року включно. У темі повідомлення слід вказати «Конференц послуги 2026».

МБФ «Український Жіночий Фонд» залишає за собою право відхилити пропозиції, подані без усієї запитуваної інформації, як такі, що не відповідають вимогам.

 Форма тендерної пропозиції Конференц-сервіс