Тендер на проведення зовнішнього аудиту проєкту

Лист-запрошення до подання тендерних заявок

Організація Diakonie ACT Austria gem. GmbH (1170 Відень, Штайнергассе 3/12, телефон: 0043 1 402 67 54, факс 0043 1 402 67 54 20, email: [email protected],) і організація “Турбота про літніх в Україні” (02100, Україна, Київ, вул. Бажова, 2, 23, тел. +380 67 26 333 23; email: [email protected]) цим документом запрошують аудиторські компанії подати тендерні пропозиції на проведення зовнішнього аудиту проєкту “Соціальна інтеграція вразливих людей похилого віку завдяки підвищенню обізнаності щодо деменції в Україні”.

В Україні проєкт реалізовує організація “Турбота про літніх в Україні” (далі по тексту “ТЛУ” (адреса вказана вище)). Проєкт проводиться у період з 01.11.2019 по 31.03.2022.  В рамках цього тендеру мають відбутися два аудити: перший – аудит витрат станом на 12.2020, другий – аудит витрат станом на 03.2022. Проєкт фінансує Федеральне міністерство соціальних справ, охорони здоров’я, охорони та захисту споживачів Австрії та організація Brot für die Welt.

Проєкт спрямований на сприяння соціальній інтеграції та підвищення якості життя вразливих людей похилого віку в Україні. Зокрема, він спрямований на

• підтримку людей похилого віку та їх доглядачів в 9 містах України стосовно деменції шляхом надання доступу до інформації;
• забезпечення обізнаності відповідних постачальників послуг та їх корректного реагування / підтримки;
• сприяння довгостроковому ознайомленню відповідних фахівців щодо деменції; і
• сприяння розширенню впливу організації ТЛУ та продовження її роботи в майбутньому.

Діяльність за проєктом здійснюється наступним чином (короткий перелік):

Результат 1: Люди з деменцією та їхні сім’ї в 9 містах України отримали кращий доступ до інформації

• 135 волонтерів пройшли навчання щодо деменції
• Групи самодопомоги та щотижневі консультаційні послуги для сімей людей, які живуть з деменцією, у 9 містах України
• Створення веб-сайту та постійного консультаційного форуму
• Отримання зворотнього зв’язку стосовно послуг ТЛУ

Результат 2: Представники певних професій та відповідні члени спільноти отримують знання щодо прав людей похилого віку та людей з деменцією

• 50 керівників супермаркетів проходять навчання щодо прав людей похилого віку та та людей з деменцією
• 50 керівників сфери громадського транспорту проходять навчання щодо деменції та залучають до цього нових працівників
• Розробка рекомендацій для поліції  щодо роботи з людьми похилого віку
• Розробка навчального модуля для дітей та обговорення з муніципальним відділом освіти з метою його поширення серед шкільних психологів та шкіл
• Створення 2 відеороликів для учнів та їх передача у школи

Результат 3: Відповідні державні органи поінформовані про права людей похилого віку та людей з деменцією і співпрацюють для пошуку рішень

• Розробка онлайн-тренінгу стосовно деменції для соціальних працівників територіальних центрів.
• Організація роботи круглих столів між Національною поліцією, Міністерством охорони здоров’я та Міністерством соціальної політики.

Результат 4: Розширення  можливостей ТЛУ та волонтерів щодо конкретних питань догляду за людьми похилого віку

• Проведення навчання та візит експерта з Австрії
• Викладачі з ТЛУ навчають волонтерів
• Редагування та публікування навчальних модулів, поширення їх серед різних аудиторій
• ТЛУ щороку проводить самооцінку можливостей та визначає подальші заходи

Компанія, що проводить  зовнішній аудит, надає аудиторські звіти за період з 01.11.2019 по 31.10.2020 та з 01.01.2021 по 31.03.2022. Загальний бюджет прямих витрат на проєктну діяльність становить 150 000,00 євро (прописом: сто п’ятдесят тисяч євро). Федеральне міністерство соціальних справ, охорони здоров’я, охорони та захисту споживачів Австрії фінансує проєкт на суму 90 000,00 євро, – (прописом: дев’яносто тисяч євро), а організація Brot für die Welt на суму 60 000,00 євро (шістдесят тисяч євро).

Аудиторський звіт повинен відображати загальну вартість проєкту та має дотримуватися наступних принципів:

Завданнями зовнішнього аудиту відповідно до § 7 проєктного контракту є:

1) Перевірка правильності бухгалтерського обліку на основі оригіналів документів (включаючи контракти, звіти про надані послуги, рахунки-фактури, допоміжні матеріали);
2) Девальвація оригіналів документів із позначкою “Фінансується Федеральним міністерством соціальних справ, охорони здоров’я, охорони та захисту споживачів Австрії” на всіх рахунках-фактурах та квитанціях про оплату;
3) Перевірка ефективності, обґрунтованості та доцільності витрат по проєкту;
4) Перевірка діяльності та графіків роботи експертів-учасників;
5) Перевірка класифікації витрат по бюджетним лініям запланованого бюджету: витрати на персонал, відрядження та інші витрати (наприклад, орендна плата, витратні матеріали, поточні витрати тощо);
6) Перевірка витрат та доходів, дублювання фінансування та загального фінансового управління проєктом;
7) Огляд фінансових потоків (пов’язаних з проєктом грошових потоків між компаніями Diakonie ACT Австрія і ТЛУ, оригіналів рахунків-фактур, квитанцій про оплату, банківських виписок тощо);
8) Підтвердження правильного бухгалтерського обліку витрат на банківських рахунках ТЛУ на підставі оригіналів документів;
9) Перевірка достовірності валютних курсів євро / українська гривна;
10) Підтвердження всіх доходів в іноземній валюті на банківських рахунках ТЛУ на основі інструкцій та звітів про бухгалтерський облік та підтвердження їх належного ведення в бухгалтерських реєстрах відповідно до законодавчих правил бухгалтерського обліку в Україні.

Аудиторський звіт подається німецькою та українською мовами. Процедури щодо аудиторського звіту проводяться в приміщенні організації ТЛУ та включають перевірку всіх оригіналів документів / квитанцій. Організація ТЛУ зобов’язана надати аудитору всю інформацію та всі документи, необхідні для проведення аудиту.

Максимальний термін виконання аудиту становить 30 календарних днів для подання остаточного звіту:

1) Перший аудит слід розпочати з 01.03.2021, а другий аудит – до 01.05.2022 і провести протягом не більше 15 календарних днів.

2) Проєкт остаточного аудиторського звіту повинен бути наданий клієнту протягом наступних 15 календарних днів в електронному вигляді на електронну пошту.

3) Будь-які відкриті питання можуть бути адресовані аудитору протягом 30 календарних днів після надсилання проєкту остаточного звіту. Протягом цих 30 календарних днів має бути заповнена остаточна версія аудиторського звіту та направлена клієнту у трьох примірниках (друкована копія німецькою та українською мовами).

Критерії визначення найкращої тендерної пропозиції (критерії прийняття тендерних пропозицій):

1) Ціна послуг, що надаються:
Загальна ціна (фіксована ціна) на всі послуги згідно з контрактом, включаючи всі податки та збори (можливий податок на додану вартість слід вказати окремо);

2) Чіткий період проведення аудиту: зазначення часу початку, тривалості та проведення перевірки, а також тривалості підготовки та надсилання проєкту звіту та проміжного / підсумкового звіту із зазначенням  відповідної кількості днів;

3) Досвід у проведенні аудиту:

(а) Короткий опис аудитора (включаючи підтвердження застосування міжнародно прийнятих стандартів аудиту в Молдові, а також національних стандартів аудиту – ISA, IAASB) та загальні посилання (короткий опис щонайменше п’яти наданих послуг протягом останніх трьох років – з урахуванням дати розміщення запрошення до подання тендерних заявок – із зазначенням імені клієнта та вартості контракту);

(б) Рекомендації від неурядових організацій (“НУО”) або некомерційних асоціацій, некомерційних організацій (“НКО”): короткий опис організації, що надає замовлення, конкретна тема контракту на проведення аудиту, а також вартість контракту.

(в) Інформація про кваліфікацію та досвід тих працівників, які будуть проводити аудит (з доданими резюме).

Відсутність інформації, неповна або неправдива інформація за одним із вищеописаних критеріїв призведе до відкликання відповідної тендерної заявки.

Вищевказані критерії щодо рішення про прийняття тендерної заявки класифікуються таким чином:

• Ціна послуг (50 %)
• Період проведення аудиту  (кількість днів) 10%                       
• Досвід у проведенні аудиту:

(a) Загальні інформація про надані послуги   10 %

(b) Рекомендації неурядових організацій (“НУО”) або некомерційних асоціацій, некомерційних організацій (“НКО”)  10 %

(c) Кваліфікація та досвід тих працівників, які будуть проводити аудит 20 %                                                                                                                         

Ціна (пункт 1)) буде визначена шляхом розрахунку. Пункти 2) та 3) будуть оцінені комісією.

Слід дотримуватися трудового та соціального законодавства України, тендерна пропозиція повинна містити відповідну примітку щодо цього питання; інакше ця заявка може не бути врахована при прийнятті тендерних пропозицій.

Всі суперечки знаходяться під юрисдикцією Відня.

Кінцевий термін подання тендерних заявок закінчується через 10 календарних днів після дати відправлення / публікації цього запрошення. Період прийняття, якого постачальники дотримуються у своїх заявках, закінчується через місяць після закінчення періоду пропозиції. 

Пропозиція повинна бути офіційно підписана без порушення правил і надіслана у запечатаному конверті із написом “Соціальна інтеграція вразливих людей похилого віку завдяки підвищенню обізнаності щодо деменції в Україні” або передана в офіс ТЛУ (02100, Україна, Київ, вул. Бажова, 2, 23). У будь-якому випадку пропозиція повинна надійти до офісу зазначеної організації протягом терміну подання пропозицій. 

Пропозиції, що надходять після зазначеного терміну розглядатися не будуть, і, таким чином, будуть скасовані.  

За подальшою інформацією звертайтесь до пані Галини Полякової (02100, Україна, Київ, вул. Бажова, 2, 23, тел. +380 67 26 333 23; [email protected]), відповідальна особа пані Катаріна Ауер (компанія Diakonie ACT Austria, 1170 Відень, Штайнергассе 3/12, тел: 0043 1 402 67 54 3003, [email protected]). 

З повагою,

Diakonie ACT Austria gem.GmbH, Відень.

Ніна Хехенбергер

“Турбота про літніх в Україні”, Київ.    

Галина Полякова