Тендер на проведення заходів у регіонах у січні-лютому 2024 року

Громадська організація «Вокс Україна» в рамках проєкту «Молодіжний марафон доброчесності» за підтримки Антикорупційної ініціативи ЄС планує провести турнір з настільної гри для школярів та круглий стіл зі стейкхолдерами у трьох містах України (Чернівці, Житомир, Червоноград (Львівська область)).

Ми запрошуємо компанії з організації заходів до участі в тендері з організації цих подій, а саме – забезпечення логістики для організаторів, підбору приміщень, організації харчування та технічного супроводу заходів.

Наші побажання щодо складових заходів нижче.

Дати проведення подій: кінець січня – початок лютого 2024 року. Попередні дати (можуть бути змінені):

• Чернівці: 30 січня – турнір з настільної гри, 31 січня – круглий стіл (детальна програма заходів – нижче);
• Червоноград: 6 лютого – турнір з настільної гри, 7 лютого – круглий стіл;
• Житомир: 12 лютого – турнір з настільної, 13 лютого – круглий стіл.

Логістика

Організатори та доповідачі

Приїзд організаторів та доповідачів (орієнтовна кількість 6 людей) може бути як напередодні, так і вранці першого дня. Від’їзд – ввечері другого дня або наступного дня (потреби буде уточнено).

Поселення: поселення організаторів та доповідачів у готелі у центрі міста (+5 км від центру) у одномісних номерах. Клас готелю: 3-4*

Транспорт: квитки для організаторів на потяг (бажано цей вид транспорту) – купе чи інтерсіті 2 клас; трансфер до готелю та з готелю для організаційної команди та доповідачів з багажем у день приїзду та від’їзду, трансфери для організаційної команди до місця проведення заходів.

Учасники подій

Місце проведення заходу

1. Турнір з настільної гри: будинок культури з укриттям, готель з укриттям, коворкінг з залом (з укриттям). Приміщення має вмістити близько 25 столів на 4 людини для розміщення 100 дітей під час гри. Також у залі має розміщуватися 20 стільців для супроводжуючих для дітей. Також в цій чи іншій залі потрібно розмістити зону кейтерингу для частування учасників події.
2. Круглий стіл: будинок культури з укриттям, готель з укриттям, коворкінг з залом (з укриттям). Зал розсадкою «круглий стіл» на 30 учасників. Також в цій чи іншій залі потрібно розмістити зону кейтерингу для частування учасників події.

Транспорт: Турнір з настільної гри: необхідно організувати для дітей та їх супроводжуючих автобус (чи два, буде відомо після завершення реєстрації на захід), який відвезе дітей від місця загального збору (чи кількох точок, якщо це велике місто) до місця проведення турніру. А також поверне на точки збору після його закінчення.

Харчування

Організатори та доповідачі. 2-разове харчування для організаторів у готелі проживання (сніданок та вечеря).

Турнір з настільної гри. Солоні канапе 3-х видів (1 з них вегетаріанський), печиво чи тістечка (2 види), чай, соки 2х видів (яблуко, апельсин), вода негазована. Їжа у вільному доступі весь час під час турніру.

Круглий стіл: Солоні канапе 3-х видів (1 з них вегетаріанський) та тістечка (3 види), чай, кава, молоко чи вершки, вода негазована. Їжа у вільному доступі весь час під час події.

Технічний супровід 

Турнір з настільної гри.

• проєктор чи великий екран для презентацій доповідачів, онлайн-виступів спікерів та демонстрації відліку часу гри;
• до 25 столів (залежно від кількості учасників) на 4 людини кожен. 100 стільців біля столів. 20 стільців для супроводжуючих;
• Zoom без обмеження часу для онлайн-включень спікерів та збереження відеозапису після події;
• два мікрофони (для доповідача та питань із залу);
• колонка.

Круглий стіл

• проєктор чи великий екран для презентацій та онлайн-виступів доповідачів;
• столи для розсадки 30 учасників (можна круглий стіл, можна літерою П чи паралельно два ряди на 15 осіб кожен), 30 стільців;
• Zoom без обмеження часу для онлайн-включень спікерів та запису події;
• мікрофон для організаторів та настільна мікрофонна конференц-система для учасників обговорення; або 3 мікрофони для організаторів та учасників круглого столу (без конференц-системи);
• колонка.

Розклад проведення заходів (можливі зміни):

Кінцевий термін приймання тендерних пропозицій від учасників: 18 грудня 2023 року, до 23:59 за київським часом.

Пропозиції надсилайте на емейли: [email protected] (Ксенія Алеканкіна, керівниця проєкту «Індекс реформ», ГО «Вокс Україна») та [email protected] (Круп’яник Аліна, асистентка проєкту «Індекс реформ», ГО «Вокс Україна»).

Тема листа: Тендерна пропозиція з організації поїздки у регіони. 

Чекаємо на вашу комерційну пропозицію.

Турнір з настільної гри «Кришталевий Маяк» та круглий стіл «Залучення молоді до антикорупційних ініціатив на місцевому рівні» відбувається  в рамках проєкту «Молодіжний марафон доброчесності». Проєкт реалізується за підтримки Антикорупційної ініціативи ЄС (EUACI) – провідної антикорупційної програми в Україні, що фінансується ЄС, співфінансується і впроваджується Міністерством закордонних справ Данії.