Тендер на обрання постачальників послуг з організації ділових подорожей

Український Жіночий Фонд (УЖФ) оголошує відкритий тендер на постачання послуг з організації ділових подорожей для забезпечення заходів програм і проєктів УЖФ у 2024 році.

Учасники тендеру: організації або фізичні особи-підприємці, які мають позитивний досвід організації і забезпечення ділових подорожей в межах України і за кордон, зокрема, для громадських організацій та благодійних фондів.

Під час війни у зв’язку із ускладненою логістику подороже і відсутність авіаперельотів з території України, постачальник, який надаватиме Українському Жіночому Фонду послуги із забезпечення ділових подорожей (навчальних турів), бере на себе відповідальність за якість надання послуг у безпечних приміщеннях, а також гарантує забезпечення дотримання правил та норм безпеки.

Звертаємо увагу на те, що УЖФ шукає кількох постачальників, які забезпечуватимуть послуги з організації ділових подорожей в різних областях України та за кордоном.

Обсяг роботи та терміни:

Передбачається, що після оголошення результатів тендеру, з кожним обраним постачальником буде укладено договір на 1 рік, за яким постачальник періодично організовуватиме проведення різноманітних ділових подорожей та навчальних візитів, які включають надання наступних послуг:

• розробка маршруту ділової подорожі та логістичного забезпечення;
• забезпечення проїзду учасниць/ків по Україні, та за кордоном (авіаквитки, потяг, автобус, тощо);
• організація трансферів (з аеропортів/вокзалів, між містами/місцями проведення зустрічей) в Україні та за кордоном;
• супровід у отриманні віз (за потреби)
• забезпечення учасниць/ків страховими полісами;
• бронювання готелів учасниць/ків;
• бронювання місць проведення заходів та необхідного обладнання;
• забезпечення харчуванням (кава-паузи, обіди, вечері) для учасниць/ків заходів;
• забезпечення компенсації проїзду учасниць/ків та інших витрат, пов’язаних із організацією ділової подорожі;
• забезпечення відповідних умов та засобів для дотримання правил безпеки учасників, обумовлених військовим станом;
• організація перекладу (за потреби);
• організація фото- та відеозйомки (за потреби)
• супровід менеджера компанії для виконання логістичного циклу подорожі;
• підготовка звітності згідно умов замовника (первинні документи).

Вимоги до потенційних постачальників послуг:

• позитивний досвід забезпечення проведення ділових подорожей і навчальних поїздок за кордон тощо;
• високий організаційний рівень надання послуг, дотримання термінів, чітке врахування вимог замовника;
• налагоджена мережа партнерів за кордоном для забезпечення повного логістичного циклу подорожі;
• наявність відповідних дозволів, сертифікатів, КВЕДів, інших документів для надання послуг з організації подорожей з діловими цілями;
• позитивний досвід співпраці з громадськими організаціями та благодійними фондами;
• наявність власної бази необхідного обладнання та засобів;
• Позитивний досвід співпраці з Українським Жіночим Фондом або з партнерами Фонду буде перевагою (наявність відповідних рекомендацій).

Для участі у тендері зацікавлені постачальники мають надати наступне:

1. Заповнену форму тендерної пропозиції (Додаток 1), яка містить інформацію щодо досвіду постачальника, дає інформацію по кожному пункту вимог до постачальника та розрахунок вартості послуг, включно з прикладом розрахунку ділової подорожі;
2. Попередній досвід постачальника у виконанні подібних завдань – список 5 організацій, яким було надано послуги з проведення групових ділових подорожей протягом останніх 2-х років, і до яких можна звернутися за рекомендаціями;
3. Для фізичних осіб-підприємців – документи, що підтверджують державну реєстрацію ФОП та номер і назву КВЕДу/ів, за якими надаватимуться послуги.

Просимо надсилати Ваші пропозиції за адресою [email protected] до 19 лютого 2024 року включно із позначкою до теми листа «Тендер: ділові подорожі».

Додаток 1