Тендер на обрання постачальників конференц-послуг

Український Жіночий Фонд (УЖФ) оголошує відкритий тендер на постачання послуг із забезпечення і проведення заходів поточних програм та проєктів Фонду у м. Київ та в областях України у 2024 році.

Учасники тендеру: організації або фізичні особи-підприємці, які мають позитивний досвід забезпечення проведення заходів різного рівня – локальні, масові, представницькі, зокрема, для громадських організацій та благодійних фондів.

Під час війни у зв’язку з повітряними тривогами і ракетними обстрілами, постачальник, який надаватиме Українському Жіночому Фонду послуги із логістичного забезпечення проведення заходів (публічних заходів / тренінгів / семінарів/ навчальних турів), бере на себе відповідальність за якість надання послуг у безпечних приміщеннях, а також гарантує забезпечення дотримання правил та норм безпеки.

Звертаємо увагу на те, що УЖФ шукає кількох постачальників, які забезпечуватимуть проведення заходів у різних областях України. Перевага буде надана постачальникам, які можуть забезпечити проведення заходів у більше, ніж одній області.

Обсяг роботи та терміни:

Передбачається, що після оголошення результатів тендеру, з кожним обраним постачальником буде укладено договір на 1 рік, за яким постачальник періодично організовуватиме проведення різноманітних заходів (конференції, тренінги, зустрічі, навчальні візити), а саме може забезпечити виконання наступних робіт:

• забезпечення відповідних умов та засобів для дотримання правил безпеки учасниць/ків, обумовлених військовим станом;
• організація місця проведення заходу та необхідного обладнання (ноутбук, проєктор, відеозв`язок, екран, фліпчарт тощо – за потреби);
• забезпечення харчування (кава-паузи, обіди, вечері) для учасниць/ків заходів;
• забезпечення проїзду учасниць/ків по місту, області;
• забезпечення реєстрації учасниць/ків;
• забезпечення поселення учасниць/ків (за потреби);
• забезпечення компенсації проїзду учасниць/ків (за потреби);
• забезпечення необхідними канцтоварами (за потреби);
• друк роздаткових матеріалів (за потреби);
• організація фото- та відеозйомки (за потреби)
• організація перекладу (за потреби)
• супровід менеджера компанії на всіх етапах організації заходу
• підготовка звітності згідно умов замовника (первинні документи).

Вимоги до потенційних постачальників послуг:

• Позитивний досвід забезпечення проведення конференцій, тренінгів, семінарів, презентацій, робочих зустрічей та круглих столів, конференцій, навчальних поїздок тощо;
• Позитивний досвід співпраці з громадськими організаціями та благодійними фондами;
• Наявність власної бази необхідного обладнання та засобів;
• Позитивний досвід співпраці з Українським Жіночим Фондом або з партнерами Фонду буде перевагою.

Для участі у тендері зацікавлені постачальники мають надати наступне:

1. Заповнену форму тендерної пропозиції (додаток 1), яка містить інформацію щодо досвіду постачальника, дає інформацію по кожному пункту вимог до постачальника та розрахунок вартості послуг;
2. Попередній досвід постачальника у виконанні подібних завдань – список 5 організацій, яким було надано послуги з проведення заходів протягом останніх 2-х років, і до яких можна звернутися за рекомендаціями;
3. Для фізичних осіб-підприємців – документи, що підтверджують державну реєстрацію ФОП та номер і назву КВЕДу/ів, за якими надаватимуться послуги.

Просимо надсилати Ваші пропозиції за адресою [email protected] до 19 лютого 2024 року включно із позначкою до теми листа «Тендер: конференц-послуги».

Додаток 1