Тендер на надання послуг з організації і проведення Форуму

Запит на надання пропозицій (RFQ) на надання послуг з організації і проведення Форуму “Integrity & Unity” програми «Долучайся!», 28-29 жовтня 2017 р.

Дата:                  8 серпня 2017
Увага до:            Компанії, що надають послуги з конференц-сервісу/Івент-агенції
Від:                     Фінансово-адміністративний відділ проекту ENGAGE

Тема:                 Запит на надання пропозицій (RFQ) на надання послуг з організації і проведення Форуму “Integrity & Unity” програми «Долучайся!», 28-29 жовтня 2017 р.

Програма сприяння громадській активності «Долучайся!», що фінансується Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) та здійснюється Pact в Україні, запрошує взяти участь у тендері і надіслати цінову пропозицію на надання послуг з організації і проведення Форуму «Цілісність та єдність» (“Integrity & Unity”), що відбудеться 28 – 29 жовтня 2017 р., для 200 учасників – партнерів програми «Долучайся!».

Вимоги до подання пропозицій

Закупівля цих послуг здійснюється за рахунок програми міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (виду) товарів, робіт та послуг, зазначених у затвердженому Міністерством фінансів України Плані закупівель, як  звільнених  від ПДВ. Учасники тендеру мають подати пропозиції, що містять таку інформацію:

1. Супровідний лист, підписаний уповноваженим представником компанії, що підтверджує зобов’язання учасника тендеру відповідати умовам і вимогам, зазначеним у цьому запиті на подання пропозицій (RFQ). У листі має бути зазначена особа з відповідними контактними даними, уповноважена підтримувати будь-яку комунікацію з компанією Pact  під час  розгляду і оцінки пропозицій.
2. Цінова пропозиція відповідно до наданого шаблону (див. Додаток 1).

Ціна пропозиції має бути зафіксована в гривнях. Зверніть увагу, що оплата здійснюватиметься в українських гривнях відповідно до виставленого рахунку-фактури. В рахунку-фактурі необхідно виділити окремо сумму ПДВ, яка, однак, не сплачується відповідно до Політики щодо залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. та Листа Державної податкової служби України від 1 березня 2012 р. №6125/7/12-1017.

Термін подання пропозицій та інші вимоги

Зацікавлені сторони мають подати свої пропозиції разом із супровідним листом до 12:00, 31 серпня 2017, на електронну адресу: [email protected]. В темі листа вкажіть, будь ласка, “RFQ на організацію Форуму.”

Всі запити та уточнення щодо цього RFQ надсилайте, будь ласка, на електронну адресу: [email protected] не пізніше 17:00, 16 серпня 2017 р., в темі листа вкажіть, будь ласка: “Питання щодо RFQ на організацію Форуму.” Pact не зобов’язаний надавати відповіді на питання, отримані після цієї дати. Відповіді будуть надані до 18:00, 18 серпня 2017 р. Для забезпечення справедливості та прозорості тендерного процесу  Pact не може надавати попередню оцінку отриманих пропозицій. Всі питання та відповіді, а також інші важливі повідомлення під час проведення тендеру будуть надіслані всім заявникам, які надали відповідні запитання, та будуть оголошені на сторінці програми «Долучайся!» у фейсбуці www.facebook.com/usaidengage. Пропозиції, отримані після 12:00, 31 серпня 2017 р., не розглядатимуться.

Випуск цього RFQ не є зобов’язанням з боку Pact щодо підписання  контракту. Pact залишає за собою право відхиляти будь-які або всі пропозиції, але в разі отримання прийнятних пропозицій,  Pact має намір випустити контракт. Pact може зупинити цей RFQ в будь-який час на власний  розсуд.

Pact не несе жодної відповідальності за будь-які витрати, пов’язані з підготовкою або поданням  пропозицій.

Це відкритий тендер, інформацію про тендер можна знайти в засобах масової інформації.

Мова подання пропозицій

Пропозиції, всі документи та кореспонденція, пов’язана з цим RFQ, повинні бути написані та подані українською або англійською мовами.

Переговори

Надсилайте, будь ласка, Вашу найкращу цінову пропозицію. Очікується, що контракт буде надано  виключно на основі оригінальних цінових пропозицій. Проте Pact залишає за собою право проводити переговори та/або просити уточнень та пояснень в процесі проведення тендеру, до ухвали договору.

Вся інформація, надана сторонами один одному протягом переговорного періоду, не розглядається як угода, перш ніж така інформація буде письмово зафіксована в договорі та підписана обома сторонами.

Приклади умов договору

Договір на цю закупівлю повинен містити, як мінімум, наступне:

1. Сторони Договору

“Виконавець” позначає компанію, яка надає послуги за договором; “Замовник” позначає “Pact, Inc.”, що впроваджує програму сприяння громадській активності «Долучайся!». Договір має бути укладений між  ЗАМОВНИКОМ і ВИКОНАВЦЕМ.

2. Умови оплати

Умови та графік оплати будуть узгоджені з обраним підрядником.

3. Звільнення від сплати податку на додану вартість (ПДВ)

Оскільки Рact є виконавцем проекту (програми) міжнародної технічної допомоги, Pact сплачує товари та послуги згідно з рахунком-фактурою Виконавця та контрактом без податку на додану вартість (ПДВ) відповідно до Політики щодо залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 р. та Міжурядовою угодою між Україною та США щодо гуманітарного, технічного та економічного співробітництва від 7 травня 1992 року.

4. Прийнятність постачальників

Будь-які закупівлі, що є результатом цього тендеру, будуть фінансуватися за рахунок програми «Долучайся!», і будуть підпадати під дію Зводу правил  державних закупівель (FAR) та регламенту USAID. Ніяке обладнання, матеріали чи послуги не мають право на фінансування USAID, якщо їх пропонує постачальник або субпідрядник, включений до будь-якого з списків  призупинених, заборонених або неприйнятних заявників, що використовуються USAID.

5. Антитерористичні виконавчі накази та закони США

Виконавцю нагадується, що виконавчі розпорядження США та закони США забороняють транзакції та надання ресурсів та підтримки окремих осіб та організацій, пов’язаних з тероризмом. Відповідальність за виконання цих розпоряджень та законів лежить на підряднику. Це положення повинно бути включено до всіх субпідрядних контрактів / рішень щодо надання субпідрядних договорів, виконаних відповідно до умов цього договору / угоди.

Загальна інформація про Форум

• Захід проводитиметься 1.5 дні, в місті Києві або області.
• Приблизно 200 учасників: 90% – з регіонів, 10% – з Києва.
• Перший день заходу  включає гру типу «квест», в якій учасники будуть розділені на групи та виконуватимуть завдання в трьох різних зонах. Ця діяльність буде зосереджена на конкретних темах та повинна мати конкретні навчальні результати, що будуть визначені Замовником.
• Другий день заходу складатиметься з панельних дискусій, майстер-класів та пленарного засідання.

ДОДАТОК 1