Тендер на комплексне забезпечення логістики заходів

Тендер на комплексне забезпечення логістики заходів в межах Ініціативи з розвитку екологічної політики й адвокації в Україні у 2021 році

«Ініціатива з розвитку екологічної політики й адвокації в Україні» (Environmental Policy and Advocacy Initiative for Ukraine (EPAIU)) здійснюється Міжнародним фондом «Відродження» за фінансової підтримки Швеції. Метою Ініціативи є сприяння сталому розвитку громадських організацій – інституційно спроможних, з доброчесним управлінням, підзвітних та визнаних в екологічній спільноті – які зможуть сприяти реформам в Україні через впровадження екологічних політик і здійснення адвокаційних заходів на захист довкілля.

Мета тендеру – комплексне забезпечення проведення заходів різних форматів у межах Ініціативи впродовж 2021 року в м. Києві (та інших містах України, за потреби).

Учасники тендеру: конференц-сервісні організації та ФОП із відповідними КВЕД, які мають щонайменше трирічний досвід логістичної діяльності в Україні, а також досвід забезпечення заходів у гібридних форматах (онлайн та офлайн) із використанням сучасних технологій.

Основні критерії оцінки тендерних пропозицій: (а) попередній досвід співпраці з учасником тендеру; (б) ціна тендерної пропозиції; (в) якість тендерної пропозиції; (г) фінансово-економічна, технічна та професійна спроможність учасника; (д) річний обсяг доходу учасника не менше 1 млн. гривень.

У межах тендеру буде підтримано одну пропозицію, що відповідає такому технічному завданню:

• Комплексне логістичне забезпечення проведення чотирьох одноденних навчальних заходів в м. Києві або передмісті для аудиторій по 30 учасників кожна. Формат проведення – гібридний або онлайн в залежності від епідеміологічної ситуації в країні.
• Комплексне логістичне забезпечення проведення одноденної конференції у гібридному форматі в м. Києві: забезпечення приміщення для участі офлайн до 50 учасників і підключення онлайн для решти учасників (орієнтовно 100 осіб); окреме приміщення для кейтерінгу (1 обід, 1 перерва на каву); проїзд орієнтовно 20 учасників, проживання орієнтовно 5 спікерів.
• Технічне забезпечення для проведення конференції в гібридному форматі:
  • Добре вентильоване приміщення з вікнами, яке дозволяє вільно розмістити 4-5 спікерів на подіумі і до 50 осіб “живої аудиторії” з відповідною соціальною дистанцією та забезпечене належними санітарними умовами;
  • Швидкісний, якісний інтернет-зв’язок для одночасної участі онлайн орієнтовно 150+ учасників (запропонуйте, будь ласка, відповідну онлайн платформу);
  • Якісна відеозйомка виступів спікерів протягом сесій;
  • Якісні онлайн відео- і аудіо-трансляції конференції з технічним супроводом (технічною модерацією): забезпечення можливості онлайн-учасникам дистанційно задавати питання, коментувати в чаті, виявляти реагування протягом сесій, а також забезпечення відповідного стислого технічного інструктажу учасників перед початком сесій;
  • Забезпечення якісного онлайн демонстрування презентацій і відео;
  • Запис (фіксування) онлайн запитань із чату;
  • Реєстрація дистанційних учасників заздалегідь і у дні заходу зі складанням списків учасників;
  • Забезпечення технічної можливості для синхронного онлайн перекладу на обраній платформі (робочі мови – українська й англійська, перекладачів забезпечить МФВ). Має бути зрозумілим для дистанційних учасників, як знайти на моніторі функцію перекладу і налаштувати переклад;
  • Пропозиція щодо технічного заповнення перерв для онлайн-учасників;
  • Монтаж відео і аудіо записів конференції для поширення матеріалів конференції.
• Надання рекомендацій щодо локацій для проведення заходів. Локації мають відповідати принципам дружнього ставлення до довкілля та санітарним вимогам у зв’язку із епідемією. Бажане близьке розташування біля станції метро. Перевага надаватиметься ревіталізованим локаціям (обов’язкова наявність вікон в приміщенні).
• Надання фінансового звіту за результатами організації логістики заходів в межах Ініціативи (до звіту обов‘язково потрібно буде додати копії первинної документації та зведеної фінансової інформації).

З переможцем тендеру буде укладено контракт на надання послуг терміном до 31 грудня 2021 року.

Тендерну пропозицію слід подати за формою, зазначеною в електронному Додатку 1 до цього оголошення (дивіться XLS файл з деталізованим технічним завданням).

Примітка:

1. Перелік послуг в межах технічного завдання є орієнтовним і може бути скоригований у робочому порядку згідно з поточними потребами щодо формату і кількості проведення заходів
2. Механізм перерахування коштів переможцю тендеру передбачає почергові транші згідно з графіком проведення заходів.

До тендерної пропозиції слід обов’язково долучити такі додатки:

1. Копія витягу з Державного реєстру із інформацією про учасника тендера
2. Фінансовий документ, що підтверджує суму річного обсягу доходу згідно з фінансовим звітом за 2020 рік
3. Опис технічних засобів, обладнання, акредитацій тощо, доступних учаснику тендеру для забезпечення якості його послуг, перелік технічних компаній-партнерів
4. Опис того, як учасник тендеру забезпечить екологічний менеджмент під час виконання контракту
5. Контакти учасника тендера, її керівника та контактної особи, що відповідатиме за організацію логістики заходів
6. Стислий опис попереднього досвіду учасника тендеру щодо організації гібридних заходів
7. Рекомендації інших організацій або програм, які користувалися послугами учасника тендеру
8. Лист про відповідність (дивіться Додаток 2).

Тендерна пропозиція має бути подана на офіційному бланку учасника тендеру з печаткою і підписом уповноваженої особи. Тендерні пропозиції, що не відповідають цим вимогам, розглянуто не буде.

Звертаємо вашу увагу, що найменування і реквізити особи, якій буде надано замовлення за результатами проведення тендеру та з якою МФВ буде оформляти юридичні відносини, мають збігатися з найменуванням і реквізитами учасника тендеру, заявка якого переможе.

Тендерні пропозиції надсилати в електронному вигляді з темою «Тендер забезпечення логістики заходів 2021»  на адресу:  [email protected]

Додатки до тендерної пропозиції потрібно надсилати у форматі .doc, .docs, .xls, .xlsx або .pdf. Максимальний розмір кожного файлу не може перевищувати 8 Mb.

Останній термін подання тендерних пропозицій – 04 травня 2021 року.

Оголошення результатів тендеру – 12 травня 2021 року.

Уся комунікація і надання інформації здійснюється в електронному вигляді до 20 квітня 2021 р.  Запити на конфіденційну інформацію задовольнятися не будуть.

Зверніть увагу:

• Подані на тендер матеріали не повертають і не рецензують
• Про результати тендеру буде повідомлено письмово
• Причини відмови в підтримці тендерної пропозицій не повідомляються.

Контактна особа:

Олена Луцишина, Координатор Програми «Демократична практика», [email protected]

Прохання пам‘ятати, що отримуючи фінансування Швеції, ви погоджуєтеся із важливістю поділяти всесвітньо визнані цінності, як то права людини. У співпраці ви поділяєте спільні цілі та вибудовуєте партнерство на засадах взаємної довіри, чесності та діалогу, а також розумієте важливість прозорої діяльності і підзвітності сторін. Ви приймаєте важливість таких наскрізних пріоритетів, як: подолання бідності,  довкілля та зміна клімату, гендерна рівність, відвернення конфліктів, сприяння сталому розвитку.

Швеція не фінансує таку діяльність, як: виробництво зброї, амуніції або частин, які використовуються для зброї  та військової стратегічної продукції; виробництво наркотиків; виробництво тютюну та виробів з нього; виробництво алкоголю й алкогольних напоїв; діяльність, пов‘язаної з азартними іграми і ставками; руйнування територій з високою екологічною цінністю; просування або виготовлення порнографії; просування або виготовлення медійної продукції расистського або антидемократичного змісту; просування або виготовлення хімічної продукції, не дозволеної в ЄС.

Джерело