Продовження тендеру на надання послуг туристичної агенції для організаційних потреб

Громадська організація «РО3КВІТ Урбаністична коаліція для України»

оголошує продовження попереднього тендеру на надання послуг туристичної агенції для організаційних потреб

Кінцевий термін подачі заявок: 5 червня 2026 року до 17:00 за київським часом.

Пропозиції приймаються на e-mail: [email protected]

Тема листа: «Тендерна заявка на надання логістичних послуг ГО «РО3КВІТ Урбаністична коаліція для України»

Запитання щодо тендеру можна надсилати на електронну адресу [email protected] до 29 травня 2026 року.

Мета тендеру

ГО Ro3kvit прагне сформувати попередньо затверджений перелік кваліфікованих туристичних агенцій для забезпечення відряджень співробітників, місій експертів, логістики учасників та транспортування у межах подій організації. 

З відібраними агенціями буде укладено рамкові угоди строком на дванадцять (12) місяців.

Перелік очікуваних послуг

• Організація транспортних послуг: авіа-, залізничні, автобусні квитки, оренда авто, компенсація проїзду та інші транспортні перевезення 
• Бронювання та оплата проживання
• Послуги з організації заходів та логістична підтримка організації заходів 
• Інші організаційні послуги
• Документальний супровід: деталізовані рахунки та звіти, сумісні з вимогами донорської звітності

Вимоги до учасників тендеру

• Учасник має бути юридичною особою або фізичною особою-підприємцем, зареєстрованою відповідно до законодавства України, з необхідними ліцензіями
• Підтверджений досвід у наданні туристичних послуг, а саме щонайменше три (3) роки активної діяльності
• Відсутність процедур банкрутства, ліквідації або правових санкцій
• Можливість укладати договори та виставляти рахунки-фактури  неприбутковій організації
• Наявність відповідального менеджера та можливість швидкої та проактивної комунікації

Заявки, які не відповідають усім вимогам, до подальшої оцінки не допускаються.

Документи для подання

1. Заповнена форма заявки
2. Профіль компанії (максимум 4 сторінки), який містить перелік послуг, роки діяльності, ключові клієнти, структура команди.
3. Дві (2) рекомендації від клієнтів із числа НГО, міжнародних організацій або державних установ із контактними даними, за наявності (буде перевагою). Або документ з переліком контактних даних організацій/приватних осіб, які можуть засвідчити попередню успішну співпрацю.
4. Зразок рахунку-фактури з деталізацією витрат та зразок договору. 
5. Копії документів, що підтверджують державну реєстрацію та податковий статус.
6. Інші релевантні документи, які на думку компанії-учасника тендеру можуть посилити заявку 

Неповні заявки не оцінюватимуться.

Усі документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) і надіслані у форматі pdf.

Критерії оцінки пропозицій

Заявки оцінюються за семи (7) критеріями за принципом «так/ні». Переможцями стають агенції з найбільшою кількістю відповідей «так». У разі рівної кількості балів перевага надається агенції з кращою ціновою пропозицією.

• Цінова конкурентність прайс-лист надано; ціни прозорі та відповідають ринковим для НГО-клієнтів
• Досвід роботи з НГО або донорами, а саме підтверджений досвід роботи з громадськими організаціями, міжнародними проєктами або донорськими програмами
• Географічне покриття: охоплення внутрішніх та міжнародних напрямків; здатність працювати з регіонами підвищеного ризику
• Якість сервісу та оперативність: можливість призначити відповідального менеджера,  витримувати заявлені строки відповіді та наявність підтримки поза робочими годинами
• Рекомендації клієнтів: надано щонайменше дві верифіковані рекомендації від НГО або міжнародних організацій
• Гнучкість та умови скасування: зазначені чітких умови для термінових змін, перебронювання, скасувань та форс-мажорів
• Звітність та документація: можливість надавати деталізовані рахунки та звіти, сумісні з вимогами донорської звітності

Максимальна кількість балів — 7 балів. Переможцем стає учасник, який набирає найвищу кількість балів. Іншим учасникам буде надіслано відмову впродовж 7 робочих днів з дня обрання переможця.

* В процесі відбору ГО «РО3КВІТ Урбаністична коаліція для України» залишає за собою право надсилати уточнюючі питання та робити запит на надання додаткових документів.