Послуги з організації та проведення заходів

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

Національний Демократичний Інститут (НДІ або Інститут) активно підтримує зусилля України у зміцненні демократичних інститутів та просуванні демократичних реформ шляхом підтримки ефективного врядування та залучення громадян, зміцнення політичних партій та розвитку громадянського суспільства, моніторингу виборів та посилення політичної участі жінок.

З метою підтримки власної програмної діяльності в Україні, та щоб переконатися, що  організація офлайн заходів під час дії воєнного стану та пандемії COVID-19 відповідає внутрішнім правилам та процедурам, а також враховує місцеву безпекову ситуацію та ситуацію в сфері охорони здоров’я, НДІ шукає професійних та надійних вендорів, які, за необхідності, зможуть надати повний пакет послуг з організації заходів.

ЗАГАЛЬНИЙ ОГЛЯД 

Протягом дії воєнного стану в Україні, за умови, якщо безпекові вимоги дозволятимуть, та наявності програмного запиту на надання таких послуг, НДІ планує залучати  вендорів для організації офлайн заходів по всій території країни. Очікується, що потенційні вендори щомісяця організовуватимуть принаймні один дводенний або триденний захід для групи до 50 осіб, який включатиме готельні та конференц-послуги.

ОПИС РОБОТИ

НДІ має намір закуповувати послуги авторитетних та кваліфікованих вендорів для надання наступних послуг:

• комунікація з готелями щодо можливості організації заходу на запит;
• організація проживання для учасників заходу відповідно до внутрішніх політик НДІ щодо охорони здоров’я та безпеки;
• організація конференц послуг для заходу, включаючи групові обіди, відповідно до вимог та вказівок НДІ;
• співпраця з менеджером з безпеки НДІ для забезпечення безпеки учасників;
• координація та менеджмент заходу на місці;
• організація транспорту для учасників та/або відшкодування проїзду згідно з внутрішніми правилами та положеннями НДІ;
• технічне забезпечення заходу (світло, звук, онлайн-трансляція тощо);
• звітність НДІ.

ТЕРМІНИ

Дедлайн для подачі заявок – 27 березня 2023. Раннє подання заявок заохочується.

Очікується, що Договір вступить в дію у квітні 2023 і буде дійсним до 30 вересня 2023 року, або ж до закінчення дії воєнного стану – залежно від того, що настане раніше. У разі продовження дії воєнного стану після 30 вересня 2023 року в договір будуть внесені відповідні зміни. Фактичний запит на надання послуг з деталізованим описом робіт та очікуваним терміном їх надання буде формуватись у вигляді Додатку до Договору протягом терміну його дії у разі виникнення необхідності у наданні таких послуг. Оформлення таких Додатків до Договору буде відбуватись відповідно до програмних потреб НДІ та наявних фінансових ресурсів. 

НДІ має намір внести до шортлісту трьох (3) вендорів, які будуть визначені як бажані вендори для надання послуг з організації та менеджменту заходів. Щоразу, при виникненні потреби в організації заходу, ці 3 вендори, будуть ознайомлені з детальною інформацією про захід з метою надання приблизного бюджету заходу. На основі поданих пропозицій НДІ обиратиме одного (1) вендора для продовження організації конкретного заходу шляхом  підписання Додатку до договору щодо організації конкретного заходу. Фінансовий дохід за результатами підписання Договору не гарантується. 

НДІ залишає за собою право зв’язатись із тими, хто подав заявки, для отримання додаткової інформації та роз’яснень щодо заявок після дедлайну.

НЕОБХІДНІ КВАЛІФІКАЦІЇ ТА ВИМОГИ ДО ЗАЯВОК

Для того, щоб заява була розглянутою, потенційні вендори повинні подати пропозиції до НДІ у письмовому вигляді відповідно до делайну, зазначеного вище. У всіх заявках повинна бути вказана кваліфікація учасника, що підтверджує його/її здатність надати послуги, викладені у цьому запиті на пропозиції.

Вимоги до потенційних учасників:

• можливість надати повний пакет послуг з організації заходів;
• широкий спектр послуг (готельне та конференц-обслуговування, транспортні та/або компенсаційні витрати, технічне забезпечення заходу);
• не менше 5 років професійного досвіду у відповідній сфері; досвід організації заходів під час COVID-19 та воєнного стану буде перевагою; підтвердження досвіду роботи з міжнародними організаціями буде перевагою;
• наявність фінансової можливості для проведення заходу;
• можливість організації заходів у вихідні дні.

Як мінімум, пропозиція повинна містити:

• короткий профіль компанії та склад команди, щоб зрозуміти підхід компанії до надання послуг;
• реєстраційні документи;
• список до 10 (десяти) нещодавно організованих заходів із зазначенням формату заходу, дати проведення, кількості учасників, переліку наданих послуг, імені клієнта; підтвердження досвіду роботи з міжнародними організаціями буде перевагою; досвід організації заходів під час COVID-19 та воєнного стану буде перевагою;
• будь ласка, надайте не менше 3 (трьох) рекомендацій із повною контактною інформацією попередніх клієнтів (ім’я, посада, адреса електронної пошти та номер телефону);
• рекомендаційні листи не обов’язкові, але бажані;
• цінова пропозиція (будь ласка, заповніть Додаток до запиту – P-UA23020602 – Annex to RFP in Ukrainian);
• підтвердження фінансової спроможності надавати запитані послуги (наприклад, нещодавно поданий фінансовий звіт до податкових органів, перелік раніше організованих заходів із загальним бюджетом та умовами оплати із зазначенням того, яку частину покриває ваша організація тощо).

Якщо у Вас є будь-яка додаткова інформація, якою Ви хочете поділитись, будь ласка, включіть її у Вашу заявку.

НДІ буде проводити оцінку заявок на основі таких критеріїв, як відповідність опису послуг, вартість послуг та умови оплати, професійний досвід та репутація.  

Зверніть увагу, що очікується, що обрані кандидати/ки підпишуть шаблонний Договір НДІ, приклад якого доступний за запитом. Звертаємо Вашу увагу, що передоплата НДІ за кожен захід має становити не більше як 50% від загальної суми заходу.

Пропозиція повинна бути дійсною протягом 90 календарних днів з моменту завершення терміну подачі заявок. 

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ТА ЗАСТЕРЕЖЕННЯ

Будь ласка, надсилайте заявки українською мовою на електронну адресу [email protected] до дедлайну, який зазначений в секції “Терміни” цього тендерного оголошення.

НДІ залишає за собою право відхилити будь-які чи всі заявки та просити вносити зміни у заявки до підписання Договору. НДІ не несе відповідальності за будь-які витрати, пов’язані з підготовкою, передачею або презентацією матеріалів, надісланих у відповідь на це тендерне оголошення.  НДІ не надає гарантій щодо точності будь-якого елементу і не несе відповідальності за будь-яке використання, або опору на інформацію, надану у цьому оголошенні, а також за будь-які заявлені претензії. НДІ залишає за собою право вимагати від будь-якого потенційного підрядника укласти угоду про нерозголошення інформації. Вся інформація, надана НДІ у цьому оголошенні, може бути змінена в будь-який час. 

Кандидати/ки повинні надати інформацію про будь-які відомі минулі, теперішні або майбутні відносини з будь-якими сторонами, пов’язаними з НДІ. Наприклад, кандидат/ка повинні повідомити, якщо в їхній наглядовій раді є члени/кині, які одночасно є, або були у минулому, членами/кинями ради НДІ або якщо кандидат/ка афілійовані (працівник/працівниця, волонтер/ка, член/киня наглядової ради, член/киня сім’ї являється працівником/працівницею, волонтером/волонтеркою, членом/кинею наглядової ради) з громадськими організаціями, яким НДІ надавав, надає чи планує надавати гранти. Кандидат/ка також підтверджує, що запропоновані ціни були визначені самостійно та без цілі обмеження конкуренції з іншими кандидатами/ками, включаючи, але не обмежуючись дочірніми компаніями, і що ціни не були та не будуть свідомо розголошуватися будь-якому іншому кандидату/ці, якщо це не передбачено законодавством. Невиконання цих вимог може призвести до того, що НДІ доведеться переглянути своє рішення.

ІНФОРМАЦІЯ ПРО НДІ

Національний Демократичний Інститут є некомерційною, неурядовою організацією, яка працює задля посилення демократичних інститутів у всьому світі шляхом залучення громадянського суспільства, сприяючи відкритості та підзвітності влади. НДІ підтримує зусилля з місцевої демократизації в Україні з 1992 року.

Для отримання додаткової інформації про НДІ, будь ласка, відвідайте: www.ndi.org.