Послуги з матеріально-технічного супроводу заходів
Всеукраїнська благодійна організація «КОНВІКТУС УКРАЇНА» (далі – «Організатор») оголошує конкурсні торги (тендер) на надання послуг з матеріально-технічного супроводу заходів.
Всеукраїнська благодійна організація «КОНВІКТУС УКРАЇНА» — неурядова організація, що здійснює діяльність в Україні з 2006 року та є частиною міжнародної мережі Convictus, яка працює у Швеції, Естонії та Україні.
Організація має понад 18 років досвіду реалізації програм у сфері громадського здоров’я, гуманітарної допомоги та соціальної підтримки у співпраці з державними установами, національними та міжнародними партнерами.
Джерело фінансування закупівлі
Тендер проводиться в межах усіх проєктів Організації, що діють станом на дату оголошення, а також майбутніх проєктів, які реалізовуватимуться протягом 2026 року, у тому числі:
- субгрантів, наданих відповідно до програм Глобального фонду для боротьби зі СНІДом, туберкульозом та малярією;
- програм Федерального агентства США з контролю та профілактики захворювань (Centers for Disease Control and Prevention, CDC);
- проєктів, що реалізуються за підтримки Фонду ООН у галузі народонаселення (UNFPA) в Україні, International Medical Corps, GIZ, Norwegian People’s Aid, МБО «БФ «СОС Дитячі Містечка» Україна, ІСАР «Єднання», AFEW-Ukraine, Medicus Mundi Mediterrània, ING Bank, Європейського Союзу, а також інших донорів, які надають підтримку програмам Організації.
Порядок розрахунків
Закупівля послуг здійснюється від фактичної потреби проєктної діяльності в Організації (в середньому від 2 до 5 раз в місяць). Розрахунки проводяться у безготівковій формі. Базові умови оплати передбачають здійснення 50% передоплати від вартості кожної закупівлі послуг та 50% післяоплати після її надання на підставі належним чином оформлених первинних документів.
Разом з тим, з урахуванням вимог окремих донорів, умов фінансування відповідних проєктів або особливостей конкретного замовлення, умови оплати можуть бути змінені, зокрема передбачати повну післяоплату, за умови попереднього письмового погодження Сторін та відображення таких умов у договорі або відповідних додаткових угодах.
Термін постачання
З 01 січня 2026 року по 31 грудня 2026 року.
Формування ціни та ПДВ
У зв’язку з тим, що закупівля здійснюється в межах проєктів, які фінансуються різними донорами, застосування ПДВ може відрізнятися залежно від джерела фінансування конкретної закупівлі.
- Закупівлі за кошти міжнародної технічної допомоги (зокрема CDC/PEPFAR) здійснюються без ПДВ відповідно до ст. 197.11 Податкового кодексу України (за умови дотримання вимог законодавства).
- Закупівлі за кошти субгрантів Глобального фонду здійснюються без ПДВ відповідно до п. 26 підрозділу 2 розділу ХХ Податкового кодексу України та постанови КМУ № 284 від 17.04.2013 року.
- Закупівлі за кошти UNFPA та інших донорів здійснюються з ПДВ або без ПДВ залежно від умов фінансування та чинного законодавства України.
Учасник має подати цінову пропозицію із зазначенням, чи включає ціна ПДВ, та бути готовим до постачання як з ПДВ, так і без ПДВ залежно від джерела фінансування конкретного замовлення.
У разі перемоги в тендері та укладення договору підвищення цін на послуги допускається не більше ніж на 10% від ціни, зазначеної у тендерній пропозиції, протягом строку дії договору. У разі необхідності підвищення цін понад 10% Постачальник зобов’язаний не пізніше ніж за 1 місяць до планованої дати підвищення надати Організатору письмове обґрунтування з підтвердженням ринкових коливань (інформація щонайменше від трьох незалежних постачальників аналогічних товарів/послуг).
У разі ненадання або неприйнятності такого обґрунтування Організатор має право розірвати договір у встановленому порядку без застосування штрафних санкцій.
Кваліфікаційні вимоги до Учасника
Учасник повинен відповідати таким кваліфікаційним вимогам:
- Право на здійснення господарської діяльності. Наявність державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи–підприємця відповідно до законодавства України, що підтверджується витягом/випискою з Єдиного державного реєстру.
- Досвід надання аналогічних послуг. Наявність підтвердженого досвіду наданняаналогічних послуг протягом останніх 3 (трьох) календарних років.
Досвід підтверджується копіями договорів, рахунків, актів, видаткових накладних та/або рекомендаційними листами. - Спроможність виконання договору. Наявність матеріально-технічної бази та організаційної спроможності виконати зобов’язання за договором, що підтверджується довідкою у довільній формі.
- Ідентифікація постачальника. Наявність вебресурсу для ідентифікації діяльності Учасника (офіційний вебсайт та/або офіційна сторінка в соціальних мережах).
- Електронний документообіг. Готовність Учасника використовувати електронний документообіг, зокрема через сервісВЧАСНО або еквівалентний сервіс, що відповідає вимогам законодавства України.
Технічні вимоги до предмета закупівлі
- Предмет закупівлі. надання послуг матеріально-технічного супроводу заходів на території України.
Надання послуг включає наступні обов’язкові етапи:
- Підбір та підготовка місця проведення заходів відповідно до вказаного бюджету та потреб організації.
- Технічна підтримка офлайн, онлайн заходів та заходів комбінованого формату.
- Супровід заходу менеджером компанії (в залежності від потреб організатора): перевірка умов проживання в готелі: кондиціювання, опалення, санітарно-гігієнічні умови; перевірка придатності конференц-зали до проведення заходу, розстановка стільців/столів та іншого обладнання; поселення учасників відповідно до запланованого графіку заїзду; щоденна реєстрація учасників; коригування харчування учасникам у відповідності до змін на заході; логістика проїзду учасників; замовлення додаткових послуг для заходу (за необхідності).
- Транспортні послуги: організація трансферу для учасників заходу з вокзалу/аеропорту до місця проведення заходу (автобус, мікроавтобус, легкове авто); транспортне забезпечення груп під час заходів.
- Матеріальне забезпечення: друк матеріалів (можливість друку та доставки у неробочі дні та вихідні); закупівля канцелярської продукції для проведення заходів, інше, виготовлення презентаційних матеріалів; оперативна поліграфія; оперативна сувенірна продукція; вироблення роздаткові матеріалів; послуги фотографа; кейтерінг.
- Забезпечення обладнання для проведення заходів: мультимедійні проєктори; аудіовізуальне обладнання; комп’ютери/ноутбуки; принтери; фліп-чарти; проекційні дошки; технічна підтримка тощо.
- Замовлення інших додаткових послуг для заходу.
Під заходами розуміються: моніторингові візити, тренінги, семінари, конференції, робочі зустрічі, збори та зустрічі керівних органів організації, прес-конференції та інші заходи, проведення яких направлено на реалізацію статутних завдань Організатора тендеру.
Порядок надання послуг.
- Для замовлення кожного заходу ВБО «КОНВІКТУС УКРАЇНА» подає виконавцю заявку у визначеній формі із зазначенням обсягу, переліку послуг та строків виконання (орієнтовно за 10 календарних днів до початку заходу).
- Виконавець протягом 2 робочих днів надає деталізований кошторис, підготовлений відповідно до заявки. Узгоджений сторонами кошторис підписується не пізніше ніж за 7 календарних днів до початку заходу та є невід’ємною частиною Договору.
- У разі зміни фактичної вартості наданих послуг виконавець подає уточнений кошторис, який додається до Акта приймання-передачі.
- Замовник має право запитувати первинні документи щодо окремих заходів для підтвердження калькуляції витрат.
- Акт приймання-передачі наданих послуг розглядається замовником протягом 5 банківських днів. За результатом розгляду замовник повертає підписаний акт або надає обґрунтовану відмову.
- Зобов’язання виконавця вважаються виконаними після підписання Акта приймання-передачі уповноваженими представниками обох сторін.
Склад тендерної пропозиції
Тендерна пропозиція Учасника подається в електронному вигляді та повинна містити наступні обов’язкові документи:
- Тендерна (цінова/комерційна) пропозиція. Заповнені та підписані Додатки 1-4 до цього Оголошення.
- Документи, що підтверджують відповідність кваліфікаційним вимогам.
Зокрема: документи про державну реєстрацію Учасника; підтвердження досвіду надання аналогічних послуг за останні 3 календарні роки; довідка про матеріально-технічну базу та організаційну спроможність виконати договір (перелік діючих угод з конференц-залами, кейтеринговими та транспортними компаніями). - Підтвердження повноважень підписанта. Документи, що підтверджують право особи підписувати тендерну пропозицію (наказ про призначення керівника або довіреність — для юридичних осіб).
- Інші документи (за бажанням Учасника). Рекомендаційні листи, презентаційні матеріали або інші документи, які Учасник вважає за доцільне надати для кращого розуміння своєї пропозиції (необов’язково).
Критерії оцінки
Оцінці підлягають тендерні пропозиції, що відповідають усім вимогам цього Оголошення. Переможець визначається за результатами порівняння цінових пропозицій та відповідності технічним і кваліфікаційним вимогам. Організатор має право запитувати уточнення (clarifications), які не змінюють суті поданої пропозиції.
Антикорупційні та загальні умови
Участь пов’язаних осіб або змова учасників забороняється.
Організатор залишає за собою право прийняти або відхилити будь-яку пропозицію відповідно до умов цього Оголошення, принципів добросовісної конкуренції, прозорості та ефективного використання коштів (value for money), а також внутрішніх політик і процедур Організації.
Запитання та звернення.
Усі запитання, звернення та запити щодо умов цього тендеру приймаються виключно в письмовій формі шляхом надсилання електронного листа на адресу: [email protected]. З метою забезпечення рівного доступу всіх потенційних учасників до інформації Організатор не надає роз’яснень усно або іншими каналами комунікації. Відповіді на запитання надаються у письмовій формі.
Дотримання політик Організатора
Поданням тендерної пропозиції Учасник підтверджує свою згоду з тим, що у разі визначення його переможцем закупівлі він буде зобов’язаний дотримуватися внутрішніх політик і процедур Організатора, зокрема політик у сфері етики та доброчесності, запобігання корупції, конфлікту інтересів, а також політики запобігання сексуальній експлуатації та насильству (PSEA/СЄН).
Детальні положення відповідних політик та конкретні зобов’язання Постачальника визначаються у договорі, який укладається з переможцем тендеру.
Право на скасування тендеру
Організатор залишає за собою право скасувати або анулювати тендер повністю або частково на будь-якому етапі його проведення у разі зміни потреб, умов фінансування, обставин непереборної сили або з інших обґрунтованих причин.
У такому випадку Організатор не несе відповідальності за будь-які витрати, понесені Учасниками у зв’язку з підготовкою та поданням тендерних пропозицій, за умови дотримання принципів прозорості та добросовісності.
Кінцевий термін подання пропозицій
05 січня 2026 року, до 18:00 за київським часом.
Тендерні пропозиції подаються в електронному вигляді (PDF/скан) на адресу:
[email protected]
Тема листа: (тендер) на закупівлю послуг з матеріально-технічного супроводу заходів.
ОГОЛОШЕННЯ_тендер на закупівлю логістичних послуг
