Пошук підрядника з організації та забезпечення логістичного супроводу заходу в Києві

Громадська організація «ГО ГЛОБАЛ», в межах впровадження Багаторічної програми відновлення України (MYRP), яка реалізується Finn Church Aid Ukraine у консорціумі з українськими партнерами DOCCU, Освітня фундація MriyDiy та за фінансової підтримки фонду Education Cannot Wait (ECW), оголошує тендер з вибору підрядника на надання послуг з організації та забезпечення логістичного супроводу заходу (перебування, обслуговування, забезпечення приміщенням, технічний супровід, організація процесу переміщення, забезпечення брендованою та друкованою продукцією) в м. Києві  з 10 по 11 березня 2026 року.

Дати проведення: з 10 по 11 березня 2026 року.

Учасники: вчителі, запрошені гості, організатори.

Кількість учасників: 70 осіб.

Місце проведення заходу: м. Київ (Готель в центральній частині міста з наявністю конференц-сервісу та укриття відповідної місткості).

До участі у тендері запрошуються юридичні або фізичні особи-підприємці з підтвердженим досвідом роботи на аналогічних проєктах. 

У рамках проєкту переможець конкурсу повинен буде забезпечити своєчасне та якісне надання послуг згідно наданого Технічного завдання.

До послуг з організації заходу входить: 

• Визначення та погодження оптимального варіанту перебування та переміщення  учасників заходу;
• Визначення та погодження оптимального варіанту харчування учасників заходу;
• Організація переміщення учасників заходу до місця його проведення та назад;
• Організація та забезпечення виконання логістичного таймінгу (контроль посадки, відправлення та прибуття транспорту з метою своєчасної доставки учасників до місця проведення заходу та в зворотному напрямку);
• Організація приміщення для проведення публічної частини заходу;
• Забезпечення приміщення необхідним обладнанням, облаштування залу та сцени;
• Забезпечення технічного супроводу;
• Організації процесу забезпечення брендованою та друкованою продукцією відповідно до наданого переліку, який наведено в Технічному завданні;
• Комунікація  з організаторами заходу для забезпечення гармонійної роботи та досягнення спільних цілей;
• Оперативний кризовий менеджмент (у випадку непередбаченої ситуації  оперативне реагування та вирішення проблем для забезпечення безперебійного перебігу заходу).

Вимоги до учасників та пропозиції:

• Наявність мінімум 2-річного досвіду в наданні послуг з організації та забезпечення  заходів подібного формату.
• Місце перебування має бути обладнане укриттям на не менше ніж 100 осіб з достатньою кількістю місць та необхідним запасом води;
• Високий рівень комунікативних навичок.
• Бути зареєстрованим як ТОВ або ФОП (3 група єдиного податку), повинні бути відкриті відповідні КВЕДи для надання зазначених послуг (Організація не працює з ФОП на 1 та 2 групі єдиного податку).

Критеріями вибору переможця будуть:

• Досвід виконання аналогічних проєктів (мінімум 5), що підтверджений портфоліо/договорами;
• Відгуки та/або рекомендації клієнтів (мінімум 3);
• Команда залучена до реалізації;
• Вартість послуг.

Датальний опис критеріїв наведено в Технічному завданні.

Умови оплати:

Вартість послуг з організації та забезпечення виїзного освітнього інтенсиву регулюється шляхом підписання відповідних додатків.

Передоплата 70% від вартості сплачується протягом 10 робочих днів з дати підписання Сторонами Договору.

Післяплата 30% сплачується протягом 10 робочих днів після підписання сторонами Акту наданих послуг.

Будь ласка, надішліть Вашу пропозицію до 23 лютого 2026 р.

Перелік документів, які необхідно подати для участі:

1. Портфоліо з попередньо реалізованих проєктів;
2. Підтвердження компетенції у вигляді договорів та актів виконаних робіт на схожих проєктах (договори без акті не беруться до уваги);
3. Рекомендаційних листів/відгуків клієнтів (мають бути подані на фірмовому бланку з підписом);
4. Тендерну пропозицію заповнену згідно наданої форми та підписану відповідальною особою компанії. (Тендерна пропозиція);
5. Розрахунок вартості послуг (комерційну пропозицію) згідно наданої форми заповнену та підписану відповідальною особою компанії (Комерційна пропозиція);
6. Пакет реєстраційних документів. Для незалежних консультантів, що працюють як ФОП: Виписка з ЄДР та Витяг з реєстру платників єдиного податку. Важливо – у такого ФОПа повинні бути відповідні КВЕДи для надання зазначених послуг, крім того Організація не працює з ФОП на 1 та 2 групі єдиного податку.
7. Банківські реквізити українською мовою у форматі IBAN. 

Пропозицію можна подати такими способами: 

1. Електронною поштою на  [email protected] пакет перелічених документів з темою листа «Тендер на послуги з організації та забезпечення логістичного супроводу заходу в Києві  з 10 по 11 березня 2026 року»
2. Особисто принести в головний офіс організації та зареєструвати: Київ, Майдан Незалежності, 2.

До уваги учасників! 

• Витрати учасника, пов’язані з підготовкою та поданням конкурсної пропозиції не відшкодовуються (зокрема і у разі відміни конкурсу чи визнання його таким, що не відбувся). 
• До вартості тендерної пропозиції не включаються витрати, які учасник зазнав під час підготування пропозиції.
• Учасник самостійно несе відповідальність за формування тендерної пропозиції та формує ціни відповідно до вимог чинного законодавства.
• ГО «ГО ГЛОБАЛ» залишає за собою право контактувати лише з відібраними заявниками, уточнювати інформацію в учасників конкурсу в усній та письмовій формі.

У випадку запитань стосовно тендеру прохання адресувати їх на електронну пошту [email protected] та/або за телефоном +380 68 809 89 00