Оголошення про проведення відкритого тендеру із закупівлі послуг організації ретритів

Благодійна організація «Благодійний фонд «Стабілізейшен суппорт сервісез» оголошує відкритий тендер на закупівлю послуг  організації двох ретритів вихідного дня на команди до 70 учасників кожен.

Дата оголошення про тендер: 26 травня 2023 року

Термін подання тендерних пропозицій:  31 травня 2023 року

Всі тендерні пропозиції, отримані організатором після кінцевого терміну їх подання, а саме після 00:00 01 червня 2023 року, розгляду не підлягатимуть. 

Деталізація послуг, які надає підрядник:

1. Організація двох заходів до 70 учасників кожен; 
2. Узгодження організаційних питань з готелем для проведення заходу;
3. Узгодження побажань щодо меню та кількості харчування на заході на весь період заходу;
4. Організація квитків для учасників заходу і трансферу до готелю;
5. Організація активностей під час заходу;
6. Адміністрування, проведення та координація заходу в день події.

Вимоги до кваліфікації підрядника:

1. Підтвердження фаховості та експертності у сфері виконання робіт;
2. Резюме з релевантним досвідом від 2х років;
3. Не менше ніж 3 успішні кейси.

Термін надання послуг: червень 2023 року

Інший релевантний досвід та навички:

1. Здатність гнучко реагувати в динамічному середовищі з обмеженими часовими рамками.
2. Здатність до командної роботи з представниками організації.
3. Вміння дотримуватись дедлайнів. 

Умови: 

Між БО «БФ «ССС» та підрядником буде підписано угоду про надання послуг, в якій буде детально викладено умови співпраці. 

Вимоги до підрядника – учасника тендеру: 

1. Обов’язкова реєстрація юридичної особи або фізичною особою-підприємцем 3 групи, без ПДВ.
2. Наявність відповідних КВЕДів.

Учасник тендеру надає організатору наступні документи: 

1. Копія документу, що підтверджує державну реєстрацію. 
2. Копія документу, що підтверджує податковий статус.
3. Тендерна пропозиція, заповнена за зразком (Додаток А).
4. Цінова пропозиція у формі деталізованого кошторису згідно чітко визначених пунктів вказаних в переліку послуг івент агенції.
5. Резюме координаторів заходу.
6. Підтверджений досвід в організації аналогічних заходів.

Істотні критерії (умови) відбору тендерних пропозицій: 

1. Відповідність учасника кваліфікаційним вимогам тендерного оголошення.
2. Відповідність поданих документів умовам тендерного оголошення.
3. Прийнятна вартість послуг.

Відбір підрядника буде здійснюватися на основі професійного досвіду кандидатів та їхньої компетенції, що відповідають вимогам, наведеним вище. 

       Тендерні документи повинні бути складені українською мовою, підписані уповноваженою особою учасника та засвідчені печаткою (за наявності) та надіслані до 23:59 31 травня 2023 року у письмовому (електронному, відсканованому) форматі з поміткою “Відкриті торги: Послуги організації ретритів”, на адресу: [email protected]. 

Тендерна процедура: 

• Тендерні пропозиції повинні залишатися чинними впродовж шістдесяти (60) календарних днів з граничного терміну подання Тендерних пропозицій. 
• До участі у відборі тендерних пропозицій допускаються тендерні пропозиції, які повністю відповідають умовам цього тендерного оголошення. 
• Тендерні пропозиції, мають бути чинними та не підлягатимуть внесенню змін з боку учасників тендеру, що їх подали, до повного завершення надання послуг. 
• Визначення переможця тендеру, відбудеться шляхом розгляду та перевірки наданих пропозицій на відповідність умовам конкурсу, викладеним у тендерній документації. Перевага буде надана постачальнику, пропозиція якого відповідатиме зазначеним в тендерному оголошенні критеріям та пропонуватиме найнижчу ціну за умови потрібної кваліфікації постачальника.
• Очікується, що співбесіди з підрядниками, які увійдуть до списку після первісного відбору, будуть проводитися особисто або за допомогою Teams/Zoom. Відповідь електронною поштою після остаточного туру співбесід отримають тільки ті підрядники, які пройшли відбір. Також відібрані підрядники, будуть сповіщені через електронну пошту, протягом 3 днів після кінцевого терміну подання тендерних пропозицій. 
• Результати тендеру будуть повідомлені організатором учаснику тендеру, який переміг, шляхом надсилання відповідного повідомлення електронною поштою протягом не більше ніж трьох робочих днів з дати прийняття рішення про визначення переможця.  

Додаткові застереження: 

• Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) приймає до уваги та погоджується з тим, що організатор тендеру залишає за собою право вимагати від учасника тендеру додаткові документи та/або інформацію, що підтверджують відповідність окремих положень документів вимогам та умовам цього тендерного оголошення. 
• Учасник цієї загальної процедури (відкритого тендеру) надсилаючи документи для участі у загальній процедурі (відкритому тендері) за цим тендерним оголошенням підтверджує своє розуміння та згоду з тим, що організатор тендеру може відхилити його тендерну пропозицію у випадку, якщо пропозиції інших учасників міститимуть більш вигідні умови, та що організатор тендеру не обмежений у прийнятті будь-якої іншої пропозиції з більш вигідними для нього умовами. 

Індивідуальний підхід та рівні можливості 

БО «БФ «ССС» застосовує індивідуальний підхід та поважає права людини у всіх сферах її діяльності. БО «БФ «ССС» прагне створювати умови праці, що відповідають принципам гендерної рівності та культурно-особистісного різноманіття персоналу. Підрядники повинні поважати рівні права осіб та прагнути створити атмосферу, в якій відмінності людей підтримують та цінують. 

Запитання щодо тендеру можна надсилати в електронному вигляді за ел. адресою: [email protected] до 31 травня 2023 року.